Документоведение_Лекции_1 семестр

Внешняя форма носителя информации определяет внешнюю форму документа. С точки зрения внешней формы документ может представлять собой:

1)лист;

2)карточку

3)тетрадь;

4)кодекс (книга);

5)ленту;

6)диск.

Лист – прямоугольная форма носителя информации определенного формата.

Карточка – прямоугольная форма носителя информации из плотного материала небольшого формата, предназначенная для вертикального хранения и перемещения.

Тетрадь – сброшюрованные листы.

Кодекс (книга) – несколько сшитых тетрадей.

Лента – протяженная форма носителя информации стандартной ширины.

Диск – круглая форма носителя информации.

Итак, документ – это единство двух составляющих его природу компонентов: 1) материальный носитель и 2) зафиксированная на нем информация.

Можно ли считать документом любую информацию, зафиксированную на материальном носителе?

Документом может считаться материальный объект, на котором зафиксирована семантическая (имеющая смысл) информация.

Документная информация может быть оперативной или актуальной, перспективной или ретроспективной.

Оперативная или актуальная, текущая информация – это информация о настоящем, о текущем моменте, о состоянии управленческих объектов и систем и их взаимодействии, в данный текущий момент, о событиях, явлениях, фактах, не утративших своей актуальности. Она побуждает к действию, способствует действию, фиксирует действие. Такую информацию содержат документы оперативного характера, функционирующие в активной среде социальных и управленческих процессов. Для текущего момента она представляет большую ценность, так как является основой для принятия управленческих решений и воплощенная в этих решениях служит регулированию управленческих и социальных процессов.

Перспективная или опережающая информация – это информация о будущем, о прогнозируемых явлениях, процессах, событиях, результатах. Она содержится в плановых документах, научнотехнической документации. Значимость ее очень высока, так она так же влияет на управленческие, политические и технические решения, конкурентоспособность субъектов рынка, приоритет научных открытий и т.д.

Ретроспективная информация - это информация о прошлом, информация, утратившая актуальность. Такую информацию содержат документы, находящиеся на архивном хранении или архивные документы. Ценность этих документов определяется потенциальной возможностью актуализации, содержащейся в них информации.

Главным признаком, отличающим документ от других материальных объектов с зафиксированной информацией, является форма организации информации на материальном носителе или внутренняя форма (структура) документа. Структура документа определяется составом его элементов (реквизитов) и последовательностью их расположения на носителе информации.

Документ – это та форма представления зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации, которая позволяет ему выполнять его функции и его социальную роль – служить доказательством явлений, событий, фактов реальной действительности.

2.Свойства документа

Документ обладает рядом свойств, присущих только ему, отличающих его от других информационных объектов. Так как в документоведении понятия документ и документированная информация отождествляются, свойства документа раскрываются через свойства, присущие документированной информации.

Первое свойство документированной информации – это ее фиксированность. Это свойство позволяет сохранять информацию в ее первичном неизменном виде, накапливать, передавать во времени и пространстве и многократно использовать.

Вторым свойством документированной информации является ее первичность. Именно документ и только документ содержит первичную информацию, информацию «из первых уст» и из «первых рук» о фактах, событиях, явлениях реальной действительности.

Первичность документированной информации обеспечивает наличие других ее свойств объективности и достоверности.

Третьим свойством документированной информации является ее субъективность. Несмотря не то, что документированная информация является первичной, самым первым свидетельством о произошедших событиях, свершившихся фактах, наблюдавшихся явлениях, она отражает их субъективную интерпретацию человеком, являющимся создателем документа.

Главным свойством документа является юридическая сила. Это отличительное свойство документа, выделяющее его наряду с первичность зафиксированной информации от других информационных объектов.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Это

свойство позволяет использовать документ в тех целях, для которых он создавался.

Юридическая сила документа связана с другими его свойствами такими как

подлинность, копийность, дублетность.

Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник официального документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Выписка – копия части документа, оформленная в установленном порядке.

Одним из свойств документированной информации является ее ценность. Это свойство выражает степень соответствия информации своему целевому назначению. В некоторых случаях документированная информация оказывается более ценной, чем предполагали авторы документа. Ценность информации непосредственно связана с такими свойствами как объективность и достоверность.

Важным свойством документированной информации является ее полнота, то есть то необходимое количество информации, которое позволяет принять эффективное решение по тому или иному вопросу, сделать ожидаемые выводы. Полнота информации определяется как оптимальное соотношение необходимой и полученной информации. Полнота информации исключает ее избыточность, которая приводит к увеличению объема информации за счет бесполезных или дублетных данных.

Еще одно важное свойство документированной информации - это ее доступность. С одной стороны, свойство доступности документированной информации соответствует принципам общества демократического типа, в котором каждый гражданин имеет право на получение информации. С другой стороны, часть документов в обществе, содержит информацию, разглашение которой может нанести ущерб государству, организации, частному лицу, создавать угрозу их благополучию и безопасности. Такие документы обладают другим противоположным свойством – конфиденциальностью.

Конфиденциальность предполагает ограничение доступа к информации документа узким кругом имеющих на это право лиц. К таким документам относятся документы, содержащие государственную тайну,

совершенно секретные и секретные данные, информацию для служебного пользования, персональные данные и др.

Раздел 4. Классификация документов.

Лекция 4.

1.Научная классификация документов.

Классификация документов—одно из важнейших, но недостаточно разработанных направлений документоведения.

Слово «классификация» происходит от латинского Classis—разряд, класс и tacio—делаю, раскладываю. Классификация — система соподчиненных понятий (классов, объектов) в какой либо области знания или деятельности человека, часто представляемая в виде различных по форме схем (таблиц) и используемая как средство для установления связей между этими понятиями (классами объектами), а также для точной ориентировки в многообразии понятий или соответствующих объектов.

Классификация проводится для получения более точного знания об объектах изучения в любой отрасли научных знаний . Однако, любая классификация условна и субъективна как субъективен и условен выбор ее критериев.

Любой документ как объект материального мира является частью определенной системы. В свою очередь эта система является частью, подсистемой по отношению к системе более высокого уровня. Таким образом, вся совокупность документов в обществе представляет собой систему, состоящую из множества подсистем.

Существует два вида документных классификаций:

1)научная (общая)

2)классификация документов в учреждении (прикладная) Научная классификация служит инструментом научного познания.

Она проводится в целях изучения объектов, установления связей между ними и места каждого из них в системе более высокого уровня.

Классификация как процесс – это разделение множества объектов на подмножества по их признакам сходства и различия в соответствии с принятыми методами или основанием деления, критерием классификации.

Результаты классификации оформляются в виде схем и таблиц.

В настоящее время существует два метода научной классификации: 1)Иерархический—классификационные схемы строятся на основе

соподчиненности понятий.

2)Фасетный (блочный)—метод классификации на основе независимых признаков.

Иерархический метод классификации—более традиционный, старый. При использовании иерархического метода происходит разделение

множества объектов	подчиненные зависимые классификационные
группировки.

Построенная на основе этого метода классификационная схема имеет иерархическую структуру. Классификационные схемы, построенные на основе иерархического метода имеют неограниченную емкость, величина которой зависит от глубины классификации и количества объектов классификации, которое можно расположить на каждой ступени.

Недостатком иерархического метода классификации является жесткость классификационной схемы.

Иерархический метод классификации более предпочтителен для объектов с относительно стабильными соподчиненными признаками и для решения стабильного комплекса задач.

Фасетный метод классификации состоит в параллельном разделении множества объектов на независимые классификационные группировки. При этом методе заранее жесткой и классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц (списков, признаков объектов классификации), называемых фасетами.

При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности.Такой принцип построения классификационных группировок делает классификатор на основе фасетного метода очень гибким.

При изменении характера задач или характеристик объектов классификации разрабатываются новые фасеты или дополняются новыми признаками уже существующие без коренной перестройки структуры всего классификатора.

Всовременных классификационных схемах часто используются одновременно оба метода классификации. Это создает возможность расширения классификатора за счет введения в структуру классификатора целой системы таблиц дополнительных признаков, которые всесторонне характеризуют классифицируемые документы. Примером такой схемы является десятичная классификация, разработанная в 1874 г. библиотекарем одного из американских колледжей М. Дьюи. Суть десятичной классификации Дьюи состояла в делении всей совокупности человеческих знаний на 10 классов (отделов). Каждый из 10 отделов делился на 10 подразделов. Каждый подраздел также делился на 10 подразделов и т.д. В последствии десятичная классификация Дьюи была усовершенствована и получила название универсальной десятичной классификации (УДК).

Вкачестве признаков классификации используются функции, для реализации которых создаются документы. Использование функций в качестве признаков классификации обеспечивает долговечность классификатора и универсальность его использования.

Функциональное разделение всей совокупности документов ведет к созданию классификационных группировок (классов, подклассов, групп, подгрупп и т. д.), включающих совокупность документов, используемых для реализации определенной функции в жизни общества.

Чем более развито общество, тем больше таких классификационных группировок может быть выделено. Каждая такая классификационная группировка представляет собой функциональную систему документации, включающую различные документы, используемые для реализации одной и той же функции.

Классификация документов по происхождению.

Самая простая классификация—это классификация их по происхождению, т.е. деление документов на документы официального и личного происхождения.

Документ официального происхождения—документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Документ личного происхождения—это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.

Официальные документы или документы юридического лица могут

классифицироваться по признаку авторства:
а) документы государственных	учреждений, организаций,
предприятий

б) документы негосударственных учреждений, организаций, предприятий.

По месту происхождения:

а) входящие—поступившие извне, из других организаций и от частных лиц (письма, отчеты, справки)

б) внутренние—созданные внутри данной организации (приказы, служебные записки, протоколы и др.)

3) исходящие документы—отправляемые из организации.

Классификация документов по содержанию,

С точки зрения документоведения подразумевает деление документов

на:

а) простые—в тексте документа содержится информация по одному вопросу или текст документа состоит из одной части;

б) сложные—в тексте документа содержится несколько вопросов или он состоит из двух или нескольких частей.

Классификация документов по способам фиксации информации:

(документирования)

-рукописные—письменные документы, при создании которых знаки письма наносятся от руки (рукопись);

-машинописные—письменные документы, при создании которых знаки письма наносятся техническими средствами.

-графические—изобразительные документы, в которых изображение объекта воспроизведено посредством линий, штрихов, светотени;

-звуковые—документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

-фотографические—документы, содержащие информацию, выраженную посредством фотоизображения какого-либо объекта.

Классификация документов по стадиям документирования:

1)Черновик—черновой документ, отображающий работу автора или редактора над его текстом;

2)Беловик (подлинник)— рукописный или машинописный

документ, текст которого переписан чернового документа или написан без помарок и исправлений.

3)Копия—документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника, но не имеющие силы подлинника.

4)Выписка—копии, воспроизводящая часть текста подлинника.

5)Отпуск—копия исходящего (отправляемого) документа.

Классификация документов по форме использования информации:

1)Типовые документы — образцы документов, на основе которых разрабатываются индивидуальные документы.

2)Трафаретные документы — документы, содержащие тексты одного вида , образцы текстов которых многократно тиражируются.

3)Индивидуальные документы - документы, действие которых распространяется только в пределах организации, являющейся их автором.

Классификация документов по функциям документа:

1)Политические

2)идеологические

3)правовые

4)управленческие

5)учетные

6)научные

7)технические.

Классификация документов по видам:

Вид документа—общее наименование группы документов, выполняющих одну и ту же функцию и имеют единый формуляр.

По признаку вида документы подразделяются на:

-организационные (устав, положение, инструкция)

-распорядительные (постановления, распорядительные, указывающие)

-справочно—информационные (справки, акты, заявления)

-по личному составу ( листок по учету кадров, карточки и т.д. )

-плановые и т.д.

Классификация документов по срочности (срокам исполнения):

- срочные (срок исполнения устанавливается законодательством, правовыми актами, резолюцией руководителя): к ним относятся документы, срок исполнения которых – 1 месяц, 15 дней, незамедлительно;

- несрочные (документы, срок исполнения которых не регламентируется ).

Классификация документов по степени доступа к информации:

-содержащие информацию, относящуюся к государственной тайне;

-содержащие секретную информацию;

-содержащие конфиденциальную информацию, к которой относятся:

-персональные данные (почтово-телеграфные отправления, религиозная тайна; партийная тайна);

-тайна следствия и судопроизводства (свидетельская тайна, тайна безопасности участников правосудия, адвокатская тайна);

-служебная тайна (налоговая тайна, аудиторская тайна, тайна ЗАГС)

-профессиональная тайна (врачебная тайна, нотариальная тайна, журналистская тайна);

-тайна, связанная с коммерческой деятельностью (коммерческая тайна, банковская тайна);

-тайна производства ноу-хау ( о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца);

-содержащие информацию для служебного пользования;

-содержащие информацию без ограничения доступа.

Классификация документов по срокам хранения:

-документы постоянного срока хранения, имеющие научную, практическую и историческую ценность;

-документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

-документы со сроком хранения до 10 лет.

Научно-техническую документацию

Обычно делят на 4 группы:

1)документы, фиксирующие информацию о средствах производства (проектно0конструкторские документ);

2)результаты записи процесса труда (технологические документы(;

3)документы, фиксирующие информацию о природе как объекте человеческой деятельности (документы геологоразведки , геодезии, картографии, метеорологии и др.);

4)документы, связанный со сферой обслуживания и потребления, с использованием технических средств.

Научно-техническая документация в практических целях может быть разделена также по отраслям в зависимости от информационных потоков и потребностей специалистов. Именно на такой основе построен действующий в нашей стране Государственный рубрикатор научнотехнической информации (ГРНТИ). Первый его уровень включает перечень

рубрик, представляющих отрасли народного хозяйства, научные дисциплины, комплексные межотраслевые проблемы.

По функционально-отраслевому принципу построена достаточно сложная и многоаспектная Международная патентная классификация (МПК), сипользуемая для классификации изобретений и систематизации отечественных фондов описания изобретений.