Документоведение_Лекции_1 семестр

Раздел 7. Структура документа.

Лекция 11.

1.Формуляр документа.

Структура документа — это набор информационных элементов, содержащихся в документе.

Структура документа — это его внутренняя форма, форма организации зафиксированной в документе информации.

Документ состоит из отдельных информационных элементов — реквизитов.

В документоведении структура документа определяется термином «формуляр».

Согласно ГОСТ Р 51141-98 формуляр документа — набор реквизитов (элементов) официального

(?) письменного (?) документа, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр современного письменного документа – результат его исторического развития.

Формуляр документа может быть произвольным и регламентированным, типовым или индивидуальным.

Произвольный формуляр документа (индивидуальный) имеет разовый характер и строится автором документа по его усмотрению, исходя из собственных соображений целесообразности.

Регламентированный формуляр документа — это формуляр, установленный стандартом или другим нормативно-правовым актом.

Типовой формуляр документа — модель конкретного вида документа, предназначенная для использования в качестве примера.

Регламентированный формуляр документа называется формуляр— образец.

Формуляр-образец — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы бумаги, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документа. Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа.

Формуляр-образец регламентируется стандартом и предназначается для определенной системы документации.

Конструкционная сетка — графическая модель построения документа, устанавливающая место расположения реквизитов на стандартном листе бумаги.

Реквизит документа — устойчивый обязательный информационный элемент оформления документа. Реквизит документа может содержать постоянную или переменную информацию (наименование организации,

эмблема организации). Постоянная неизменяемая часть реквизитов документа воспроизводится на бланках документов организации.

Наиболее традиционными, используемыми еще в средневековых документах, являются такие реквизиты как наименование организации — автора документа, дата, адресат, текст, подпись.

С усложнением структуры государственного аппарата и управленческих функций состав реквизитов документа усложняется. Например, сегодня для наиболее распространенных в управлении организационно—распорядительных документов установлено 30 реквизитов.

2. Развитие формуляра документа

Формуляр официального документа стал складываться еще в Междуречье во 2 тыс. до н.э. Исследователи отмечают, что клинописные документы отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением информации. Согласно принятому закону все деловые операции должны были фиксироваться на глиняных табличках и удостоверяться сторонами сделки и свидетелями.

Формуляр официального документа подвергся значительным изменениям в процессе исторического развития общества. Реквизит документа, а следовательно и сложившийся формуляр документа — результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий.

Документальные памятники средневековой Руси (то есть самые ранние сохранившиеся официальные документы) представляют собой сплошной не структурированный рукописный текст, написанный, как правило, на склеенных листах бумаги шириной 15см, свернутых в свиток. Однако при прочтении текста в нем можно различить отдельные реквизиты: адресат, дату, подпись, сам текст.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста. Такие элементы документа как обращение, адресат, дата, обозначение автора, содержание составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого—кому):

«От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому… »

Или:

«…князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами …», а затем излагалось существо вопроса.

Челобитные и отписки начинались с обращения:

«Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…»

Или:

«Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов…».

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами («бьет челом холоп твой»); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети —сиротами; духовные лица — богомольцами.

В тексте каждой разновидности документа использовались устойчивые словосочетания и формулировки. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: «…вели государь мне дать…», а заканчивалось: «…царь—государь смилуйся, пожалуй…».

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм и образцов, по которым осуществлялось документирование. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;

постановления о финансовом управлении; отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям; постановления о полицейской деятельности воеводы;

определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры»-образцы, по которым следовало составлять документы. Указом от 22 февраля 1714 г. губернаторам предлагалась форма ведомости для пересылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов. В указе 1723 г. «О форме суда» содержались требования к составлению челобитной, которую следовало излагать по пунктам. Таким образом, была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения, восприятия

иработы с ним.

Вколлежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа. Во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа:

«Октября 17 дня 1723 года».

Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование вида документа. В некоторых случаях указывается обозначение краткого содержания документа: «Рапорт о получении указа». Окончательно требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в.

Кроме реквизитов выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования в XIX в привели к изменениям

формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения — автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). В состав реквизитов бланка включаются дата документа и регистрационный индекс (номер) документа. Реквизит «заголовок к тексту документа» располагается непосредственно под реквизитами бланка практически как в современных документах. Появляется и ссылка на номер поступившего документа. Сегодня этому реквизиту соответствует реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа».

Приобретает устойчивый вид и реквизит «адресат», появившийся еще в XVΙΙΙ в. Реквизит «адресат» содержит указание в дательном падеже должности лица или наименование присутственного места, которому направляется документ.

Получают определенную форму реквизиты, удостоверяющие документ: подписи и скрепы на документе. Они включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

3. Современные требования к формуляру управленческого документа.
Современные	требования	к	формуляру	организационно-
распорядительных	документов	устанавливает ГОСТ		Р 6.30-2003

«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ устанавливает 30 реквизитов для оформления документов данной системы.

Реквизиты документа В условиях появления электронных документов и внедрения систем

электронного документооборота в ряде стран мира (США, Австралия, Германия и др.) приняты специальные законы, в соответствии с которыми удостоверение подлинности документов может осуществляться с использованием электронно-цифровой подписи. В нашей стране также принят Федеральный закон «Об электронно-цифровой подписи» от

10.01.2002.

Электронно-цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронно-цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

В теории и практике работы с электронными документами все более широкое применение находит термин «метаданные». Согласно международному стандарту ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документацией» метаданные определяются как

«данные, описывающие контекст, контент (содержание) и структуру документов, а также управление документацией в течение времени». Иначе говоря под метаданными понимаются структурированные данные о данных, позволяющие идентифицировать документированную информацию, осуществлять ее обработку, хранение, поиск. Большинством компьютерных программ ряд метаданных создается автоматически вместе с файлами.

Раздел 8. Унификация и стандартизация документов.

Лекция 12 1. Качество документа

Качество создаваемого юридическим лицами документа имеет большое социальное значение. Низкое качество документа может привести к неправильной интерпретации содержания документа, дополнительной переписке, и, в конечном счете, к дополнительным затратам.

Качество документа – совокупность формальных и содержательных характеристик документа, обеспечивающих выполнение им своих функций.

К таким характеристикам документа относятся:

-функциональное назначение,

-логичность,

-надежность,

-долговечность,

-технологичность,

-экономичность,

-эстетичность,

-соответствие требованиям правовых норм, адекватность психологическому восприятию.

Соответствие документа своему функциональному назначению является первым показателем качества.

Логичность документа выражается в последовательном, связанном, непротиворечивом и убедительном представлении идеи, заложенной в содержании документа. Соответствие этому требованию достигается за счет композиционных и оформительских решений в процессе создания документа.

Надежность – это способность документа в течение определенного заданного времени нормально и безотказно выполнять свои функции.

К документу предъявляются требования функциональной надежности

в2-х отношениях:

1)в формально-техническом отношении документ должен быть технически совершенным и пригодным для использования. Этому требованию должно соответствовать качество носителя и записи документированной информации;

2)в содержательном отношении документ должен обеспечивать достоверность зафиксированной в нем информации.

Долговечность документа определяется оптимальным сроком службы документа до полного физического или морального его износа и запасом физико-химической прочности на число манипуляций с ним. Это требование качества документа обеспечивается износоустойчивостью материального носителя документированной информации и вещества записи информации.

Технологичность документа обеспечивается его соответствием современным технологиям документирования, передачи, хранения и использования. С точки зрения качества к документу предъявляются

требования простоты и удобства использования как в традиционных технологиях ДОУ, так и автоматизированных.

Экономичность – это требование качества документа связано со стоимостью изготовления, эксплуатации и хранения документа. Экономичность предполагает ограничение физического размера документа до оптимального, веса его носителя, оптимизацию используемых изобразительных средств, совершенствование и удешевление технологии его изготовления, что приводит к снижению его стоимости.

Под эстетичностью документа подразумеваются такие характеристики как информационная выразительность, рациональность формы, целостность композиции, стилевое единство формы и содержания, органическая связь со средой функционирования. Документ должен сочетать утилитарную функцию с эстетической при приоритете первой.

Соответствие документа действующим правовым нормам выражается

вдвух формах:

1)содержание документа не должно им противоречить;

2)некоторые виды документов сами являются правовыми

актами.

Ив том и в другом случае качество документа определяется наличием и соответствующим оформлением реквизитов, придающих документу юридическую силу.

Адекватность психологическому восприятию. Это требование связано с проблемой оптимального визуального восприятия текста – удобочитаемостью. Удобочитаемость зависит от начертания букв, межбуквенных пробелов, пробелов между словами, высоты букв, длины строки, типа и степени контраста и т.д. Эти факторы влияют на психофизиологические особенности чтения. Например, чрезмерно большая ширина столбцов утомляет глаз, так как глаз перемещается слишком далеко. Информация усваивается медленнее, возможны ошибки восприятия. Оптимальной должна быть и длина строки.

2.Унификация как метод совершенствования документа.

Спонятием «качество документа», с его качественным усовершенствованием, связано понятие «унификация документов».

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового назначения.

Унификация – это деятельность по приведению объектов, процессов, процедур к единообразию. Потребность в унификации возникает тогда, когда одна и та же управленческая ситуация, функция, процедура организуется и документируется по-разному.

Унификация основана на общем свойстве управленческих функций, процедур, операций – их повторяемости. Это свойство характерно и для документов, с помощью которых реализуются управленческие функции, процедуры, операции. Поэтому документы также могут быть объектом унификации.

Объектами унификации в документоведении являются:

-терминология;

-организационные структуры (службы ДОУ);

-их задачи и функции;

-технологии ДОУ;

-управленческие документы.

Унификация управленческих документов – это установление единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых

впроцессе осуществления однотипных управленческих задач и функций.

Вотличие от художественной литературы, информационных ресурсов СМИ, частных писем, главная ценность которых заключается в оригинальности текста, отсутствии штампов, официальный документ тем совершеннее и качественнее, чем больше он соответствует образцу, норме, стандарту. То есть, чем более он является унифицированным.

Унификация как метод усовершенствования документа возникает одновременно и развивается параллельно с развитием процесса документирования информации. Уже в русском документе 14-15 вв. встречаются элементы унификации текста: использование устойчивых речевых конструкций. Использование метода унификации просматривается и в складывании формуляра русского письменного документа. В 16 в. появляются так называемые «образцовые книги», содержащие образцовые тексты документов. В 18-19 вв. унификация как деятельности приобретает опору в законодательстве, ложится на регламентированную основу. В 1920- е гг. унификация проводилась в рамках НОТ и стандартизации документов. Однако, целенаправленную форму унификация как деятельность и метод документоведения приобретает только в 1970-е гг.

Цель унификации – создание стабильных комплексов документов, содержащих оптимальную информацию для оперативного решения поставленных управленческих задач при минимальных затратах средств и времени на сбор, обработку, передачу и хранение документированной информации.

Унификация как деятельность решает задачи:

- экономии времени при обработке больших массивов документации и информации,

- облегчения труда управленческого персонала, - компьютерной обработки документов,

- соответствия требованиям международных и национальных стандартов на документацию,

- эффективности и быстроты принятия управленческих решений, - скорости и качества документирования, - скорости исполнения документов; - скорости поиска документов.

Метод унификации подразделяется на два уровня: - качественный; - количественный.

Под качественным основным уровнем применительно к документу подразумевается выбор наиболее оптимального варианта состава информации документа и его формуляра.

Для достижения этой задачи применяются следующие методики:

-межведомственная унификация;

-однократная запись;

-исключение дублетности;

-исключение избыточности информации;

-трафаретизация.

Количественный уровень – это установление границ распространения выбранного оптимального варианта формы документа, системы документации, технологии ДОУ и т.д.

Унификация как метод включает следующие стадии:

-проектирование;

-моделирование;

-экспертиза.

Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава, форм и текстов документов, создаваемых в процессе управленческой деятельности.

Унификация состава управленческих документов заключается в отборе и закреплении комплекса видов документов, необходимых и достаточных для решения конкретных управленческих задач. В результате унификации состава документов из употребления исключаются виды документов, не вызванные действительными потребностями управления, составленные в силу традиций, сложившегося в организации этикета, некомпетентного подхода руководства и т.д.

В результате унификации состав документов может быть значительно сокращен. Результатом унификации состава документов организации является составление такого документа как Табель унифицированных форм документов.

Унификация форм управленческих документов заключается в отборе и закреплении в формах документов определенных реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлению единых требований к их оформлению.

В результате унификации форм документов создаются УФД.

УФД – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Таким образом, в результате унификации форм документов устанавливается состав реквизитов для документов определенного вида и разновидности и закрепляется место каждого реквизита на стандартном носителе информации. Завершается работа по унификации форм документов организации составлением Альбома унифицированных форм документов, применяемых в деятельности организации.

Врезультате унификации текстов управленческих документов

достигается сокращение временных и интеллектуальных затрат на

составление документов, оптимизируется их восприятие, обеспечиваются применение типовых семантических конструкций и максимальная формализация информации при составлении текстов управленческих документов.

Унификация текстов управленческих документов является также одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения.

Унификация документов в пределах отрасли может завершиться разработкой УСД, содержащих УФД.