Документоведение_Лекции_1 семестр

Раздел 8. Унификация и стандартизация документов.

Лекция 13

3. Унификация текстов документов

При унификации текстов документов необходимо, прежде всего, установить точное соответствие между управленческой функцией (задачей) и содержанием документа, который ее реализует.

Унификация текстов управленческих документов позволяет решить следующие задачи:

-упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

-унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;

-сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

-использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;

-ускорить процессы принятия управленческих решений.

При унификации текстов управленческих документов применяются методы содержательной и формальной унификации.

К методам содержательной унификации относятся:

-установление состава форм,

-создание типовых форм,

-построение единой модели документов для групп однородных задач

сиспользованием формуляра-образца,

-унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методами формальной унификации являются:

-унификация структур документов,

-создание общих синтаксических правил построения документа,

-унификация методов контроля информации документа.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста.

Унификация текстов управленческих документовобъективный процесс, вытекающий из условий функционирования документов в системе управления и зависящий от следующих факторов:

-типовых взаимосвязей, возникающих при функционировании юридических лиц;

-тематики решаемых учреждением вопросов;

-повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости в однотипных управленческих документах.

Эти особенности текстов документов создают предпосылки для их унификации.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Унификация текстов управленческих документов производится поэтапно:

-унификация структуры текстов - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа;

-унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа;

-разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.

Работа по унификации текстов управленческих документов включает

всебя следующие этапы:

-определение объекта унификации;

-анализ текстов документов и обобщение его результатов;

-подготовка унифицированных форм документов;

-формирование альбомов форм или банков текстовых заготовок;

-утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.

Объектом унификации могут быть отдельные виды документов или группы документов, отражающие направление деятельности, функцию или задачу управления.

Текст унифицированных документов оформляют в виде:

-связного текста;

-трафарета;

-анкеты;

-таблицы;

-соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации.

Трафарет - форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.

Соединение форм представления унифицированных текстов - интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или с таблицей.

4.Стандартизация документов

Стандартизация – это форма юридического закрепления результатов унификации: унифицированных форм документов, образующих унифицированные системы документации.

В соответствии с Федеральным законом "О техническом регулировании" от 27.12.2002 N 184-ФЗ одними из целей стандартизации являются:

-создание систем классификации и кодирования техникоэкономической и социальной информации, систем каталогизации продукции (работ, услуг), систем обеспечения качества продукции (работ, услуг), систем поиска и передачи данных,

-содействие проведению работ по унификации.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Примером такого классификатора является ОКУД. ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в деятельности юридических лиц.

Стандартизация - деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг;

Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами:

-добровольного применения стандартов;

-применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта.

-обеспечения условий для единообразного применения стандартов и

др.

К документам в области стандартизации, используемым на территории Российской Федерации, относятся:

-национальные стандарты;

-правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

-применяемые в установленном порядке классификации,

-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

-стандарты организаций;

-своды правил.

Международный стандарт - стандарт, принятый международной организацией.

Национальный стандарт - стандарт, утвержденный национальным органом Российской Федерации по стандартизации.

Национальный орган Российской Федерации по стандартизации:

-утверждает национальные стандарты;

-принимает программу разработки национальных стандартов;

-организует экспертизу проектов национальных стандартов;

-обеспечивает соответствие национальной системы стандартизации интересам национальной экономики, состоянию материально-технической базы и научно-техническому прогрессу;

-осуществляет учет национальных стандартов, правил стандартизации, норм и рекомендаций в этой области и обеспечивает их доступность заинтересованным лицам;

-создает технические комитеты по стандартизации, утверждает положение о них и координирует их деятельность.

Самостоятельный комплекс национальных стандартов России составляют стандарты в области ДОУ:

-ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

-ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

-ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе, машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.;

-ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

-ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения и др.

Принцип добровольности применения стандартов нашел отражение в ГОСТ Р.6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Однако вышедшие до принятия закона «О техническом регулировании» стандарты при их издании были наделены статусом нормативных актов, требующих обязательного исполнения. В этом есть некоторые противоречия.

Разработкой международных стандартов в области информации и документации занимается Технический комитет № 48 Международной организации по стандартизации (ИСО) и его подкомитет № 11 «Управление архивами (документами)». В работе подкомитета принимают участие национальные органы стандартизации Франции, США, Великобритании, Чехии, Германии, Дании, Украины, Португалии, Японии, Нидерландов, Ирландии, Австралии, Канады, Швеции. Кроме того, пять национальных органов стандартизации (России, Кубы, Польши, Финляндии, Тайланда) являются наблюдателями.

Международные стандарты регламентируют в частности:

-терминологию в области документации (ИСО 5127-2001 «Документация и информация. Словарь терминов»);

-форматы бумаги для документов (ИСО 216-1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А.В»);

-написание дат и адресов (ИСО 2014-1976 «Написание календарных дат в цифровой форме, правила адресования почтовых отправлений»);

-основные требования к бланкам документов (ИСО 8439-1990 «Разработка бланков документации. Основные положения») и др.

Подкомитетом № 11 разработан стандарт ИСО «Информация и документация – Управление документами», который взят за основу при разработке аналогичного российского национального стандарта.

Раздел 9. Системы документации.

Лекция 14

1. Понятие «система документации».

Любой документ, создаваемый в обществе, функционально взаимосвязан с другими документами. В совокупности они образуют систему документации.

Определение системы документации стандартизировано.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам, происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Существует множество систем документации. Они образуются в процессе обслуживания:

-определенной сферы человеческой деятельности;

-определенной функции управления;

-определенного уровня управления.

Классификация систем документации начинается с общегосударственной или общенациональной системы документации, которая представляет собой сложную многоуровневую систему. Она включает множество подсистем, которые являются, в свою очередь, самостоятельными системами документации, образующимися в различных сферах деятельности и на разных уровнях управления.

В документоведении все многообразие систем документации принято делить на две группы: отраслевые и функциональные.

Отраслевые системы документации образуются в деятельности органов отраслевого управления (система документации органов государственной власти, здравоохранения, высшего образования, энергетики и др.). Отраслевые системы документации представляют собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере деятельности, отрасли или корпорации. Такие системы еще называют системами специальной документации.

Функциональные системы документации образуются в процессе организационной, административно-управленческой, финансовой и др. деятельности учреждений, организаций, предприятий. Отнесение документов к функциональным системам основано на основных функциях организаций, которые остаются неизменными в течение длительного времени.

К функциональным или управленческим, административным системам документации относятся:

-система ОРД

-система плановой документации

-система отчетной документации

-система кадровой документации (по личному составу)

-система бухгалтерской документации;

-система документации по труду и др.

Функциональные и отраслевые системы документации подразделяются на подсистемы по направлениям деятельности или функциям управления.

В зависимости от уровня управления можно выделить системы документации федеральных органов государственной власти, системы документации органов власти субъектов РФ, системы документации органов местного самоуправления. Между системами трудно провести четкие границы, так как они очень тесно взаимосвязаны между собой. Рассматривать их отдельно можно только с целью изучения и анализа.

2.Развитие систем документации.

Организация документов в системы начинается с появлением официального государственного делопроизводства. На первых порах все официальные документы составляли одну систему документации, так как в ранних государствах не было еще четкого разделения функций управления

исоответствующих им управленческих структур. По мере усложнения системы государственного управления от общего делопроизводства отделялись системы документации, которые обслуживали отдельные государственные функции и соответствующие им отрасли.

Появление систем документации в России было связано с развитием централизованного государства и государственного аппарата. С появлением первых государственных учреждений – приказов (16 в.) – из общего делопроизводства выделяются системы специальной документации.

В16-17 вв. появляется система бухгалтерского учета в виде учетных книг для записи хозяйственных операций, расписок. Позднее ее дополнили такие виды документов как счета, приходно-расходные книги и др.

Вэто же время складывается система документации статистического учета, включавшая писцовые книги для описания городов и уездов и переписные книги, отражающие результаты первых переписей населения.

С появлением Посольского приказа складывается система дипломатической документации. В ее состав входили международные договоры, конвенции, протоколы, дипломатическая переписка и др.

Впроцессе образования централизованного государства формировалась

исистема военной документации, получившая дальнейшее развитие в период существования Российской империи.

Вдореволюционной России сложились также системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, капиталистических предприятий.

С приходом советской власти и реорганизацией государственного аппарата в составе систем документации произошли существенные изменения. Например, система общего делопроизводства (организационнораспорядительной документации) наполнилась новым содержанием: виды распорядительных документов Российской империи (указ) были заменены новыми распорядительными документами Советской власти (декрет). Некоторые системы документации исчезли вместе с ликвидацией учреждений, в деятельности которых они создавались (вотчинных хозяйств, монастырей, капиталистических предприятий). Одновременно появились

совершенно новые системы документации: система плановой

документации, система документации по материально-техническому снабжению и др. Особую значимость получила система документации правящей коммунистической партии.

Каждая из систем документации развивается и усложняется в процессе развития и усложнения социальных функций и отношений. С появлением новых функций государства и общества и организационных структур, выполняющих эти функции, появляются новые системы документации.

3.Унифицированные системы документации.

Внашей стране ряд систем документации являются унифицированными по составу и форме содержащихся в них документов.

УСД – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Работа по унификации систем документации была начата в 1971 г в соответствии с постановлением правительства об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации в связи с разработкой Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и Общегосударственной автоматизированной системы (ОГАС). Результатом этой работы явились первые 16 УСД.

УСД – результат работы по унификации документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Унификация систем документации проводится в целях:

- сокращения количества документов в управленческой, организационной и предпринимательской деятельности

- снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку

- достижения информационной совместимости автоматизации С помощью унификации не только устраняется дублирование форм

документов, но и сокращается на 40-60% количества их видов.

УСД представляет собой единый комплекс видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций. Они включают унифицированные формы документов, обслуживающие однотипные управленческие функции.

Врезультате унификации форм документов создаются УФД.

УФД – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

УСД и УФД являются обязательными для применения. Нормативный (обязательный для исполнения) характер УФД и УСД придается посредством стандартизации, т. е. закрепление УФД и требований к УСД в стандартах.

Ответственность за нормативное закрепление конкретных УФД и систем документации возложена на государственный орган по стандартизации.

В результате работы по унификации документов создаются:

-общероссийские стандарты унифицированных форм (ГОСТы)

-отраслевые стандарты (ОСТы)

-унифицированные формы документов предприятия (СТП) Непосредственными разработчиками УФД и УСД являются

министерства и ведомства. Они разрабатывают и утверждают УФД, при этом обязательно учитывают возможность их компьютерной обработки.

Унифицированные системы документации непосредственно связаны с классификаторами технико-экономической и социальной информации (ОКТЭСИ).

В настоящее время действует 9 УСД, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД):

1.УСОРД, в состав которой входит:

-документация по созданию организации, предприятия

-документация по реорганизации организации, предприятия

-документация по ликвидации организации, предприятия

-документация по приватизации государственных муниципальных организаций, предприятий

-документация по распорядительной деятельности организации, предприятия

-документация по организационно-нормативному регулированию документов организации, предприятия

-документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия

-документация по приему, увольнению, оформлению отпусков, поощрений, взысканий.

2.УС первичной учетной документации

3.УС банковской документации, в состав которой входит:

-платежная документация по безналичным расчетам через банки

-документация по кредитным операциям банков

-документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов

-документация по операциям банков, связанная с международными расчетами

-выходная документация банков

-документация по депозитарным операциям банков

-документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков

-документация по денежному обращению

-бухгалтерская документация

4.УС финансовой, учетной и отчетной, бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций, в состав которой входит:

-финансовая документация

-отчетная бухгалтерская документация

-учетная бухгалтерская документация

5.УС отчетно-статистической документации:

-документация по статистике национальных счетов и экономических балансов

-документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса

-документация по статистике труда

-документация по статистике финансов

-документация по статистике материальных ресурсов

-документация по социальной статистике

-документация по статистике промышленности

-документация по статистике с/х и заготовок с/х продукции

-документация по статистике внешнеэкономических связей

-документация по статистике потребительского рынка и инфраструктуры

-документация по статистике транспорта и связи

-документация по статистике наблюдения и регистрации цен и тарифов

6.УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия:

-отчетная бухгалтерская документация

-регистры бухгалтерского учета

-первичная учетная документация

7.УС документации по труду:

-документация по состоянию рынка труда

-документация по трудовым отношениям

-документация по повышению квалификации работников органов по труду

-документация по охране труда

-документация по минимальным потребительским бюджетам

-документация по обращениям в органы по труду

8.УС документации пенсионного фонда РФ

-документация по учету и распределению средств

-документация по планово-экономической деятельности

-документация по контрольно-проверочной деятельности

9.УС внешнеторговой документации:

-оперативно-коммерческая документация

-товаросопроводительная документация

-расчетная внешнеторговая документация

-документация, оформляемая при ввозе и вывозе товара

-транспортная внешнеторговая документация