Классификация распорядительной документации

В литературе существуют классификации распорядительных документов по различным основаниям:

1. По сфере действия распорядительные документы подразделяются на:

-общефедеральные (законы, указы, постановления, решения);

-действующие в рамках субъекта РФ (местные законы, решения депутатов, указ главы Администрации и т.п.);

-отраслевые, то есть регулирующие отдельную отрасль деятельности, деятельность учреждений, предприятий, организаций других сфер он регулировать не будет (Распоряжение Министра образования и науки);

-локальные. К локальным относятся распорядительные документы конкретной организации, юридическая сила таких документов распространяется только внутри этой организации.

2. По авторству распорядительные документы подразделяются на единоличные и коллективные (можно встретить и другие названия – издаваемые единолично и коллегиально). Коллективно (коллегиально) издаются распорядительные документы, затрагивающие общие и важные для всей организации вопросы: о расширении деятельности; по вопросам материального и финансового характера; по вопросам, регулирующим оборот акций и т.д. К распорядительным документам, издаваемым коллективно, относятся решения и постановления. В случае, если в организационной структуре отсутствует высший коллегиальный орган, а право приятия важнейших решений принадлежит руководителю организации, все распорядительные документы издаются единолично.

3. По видовому составу выделяются постановления, решения, указания, распоряжения, приказы.

4. По вопросам регулирования выделяются распорядительные документы, регулирующие общие вопросы (по основной деятельности) и кадровые вопросы (по личному составу).

Подготовка основных видов распорядительных документов осуществляется в основном аналогичным образом.

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа:

*изучение существа вопроса; подготовка проекта документа;

*согласование проекта документа;

* подписание документа.

Для постановлений и решений к перечисленным выше стадиям добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким должностным лицам или структурным подразделениям. При разработке сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. При этом должно соблюдаться главное условие, обеспечивающее качество документа, — достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования к его со­ставителям.

Подготовка проекта документа требует изучения различных законодательных актов, нормативных документов, справок, отчетов, т.е. требует сбора всей необходимой информации по сущест­ву поставленного вопроса.

Реквизиты распорядительных документов:

• Герб РФ или субъекта РФ;

• наименование организации, издающей документ; '*наименование вида документа;

• дата документа;

'*регистрационный номер документа;

*место составления или издания документа;

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• подпись;

* визы согласования документа.

Оформление реквизитов распорядительных документов и их Месторасположение на листе бумаги формата А4 или на общем блан­ке производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Текст распорядительных документов состоит из двух час­тей — констатирующей и распорядительной (директивной).

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, какими причинами вызвано издание данного распорядительного документа, например, дается ссылка на какой-либо нормативный документ или событие, послужившие основанием для издания этого документа. В этой же части отражаются цели и задачи предписываемых действий.

Констатирующая часть распорядительных документов может начинаться устойчивыми формулировками: «В целях...», «В связи..,», «В соответствии...», «Во исполнение...»

Текст констатирующей части завершается словами: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ», «РЕШАЕТ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ» - в зависимости от вида документа.

Эти слова обычно оформляют прописными буквами, посре­дине следующей строки, от левого поля или в конце предыдущей строки, после этого ставится двоеточие и далее следуют пункты распорядительной части документа.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, текст которой излагается в повелительной форме. К формулировкам этой части документа предъявляются жесткие требования: они должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за выполнение этих действий и сроки исполнения.

Распорядительная часть, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо, структурное подразделение или конкретное учреждение) и срок исполне­ния, который должен быть реальным и соответствовать объему предполагаемых работ.

Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения уста­навливается для каждого задания в отдельности.

Последний пункт распорядительного документа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение всех распоряжений данного документа в целом.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания и регистрации или с момента доведения их содержания до сведения исполнителя, В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия распорядительного документа указывается в самом документе.

Оформляются распорядительные документы на бланке организации. Руководителем организации или структурного подразделения, издающего данный документ, подписывается первый экземпляр документа.

В определенных случаях проект распорядительного документа может требовать визы согласования должностных лиц и специалистов, включая юрисконсульта, главного бухгалтера организации и самого исполнителя.