4. Основные принципы организации бухгалтерского учета в

сельскохозяйственных организациях

Достижение целей и решение задач бухгалтерского учета обеспечивается его организацией. Организация бухгалтерского учета на сельскохозяйственных предприятиях слагается из ряда элементов: системы документирования хозяйственных операций при помощи соответствующих форм первичных документов; документооборота в сочетании с графиком выполнения учетных работ; плана счетов; применяемой формы бухгалтерского учета; организационной структуры учетного процесса и распределения служебных обязанностей между работниками бухгалтерии; организации хранения бухгалтерских документов и регистров.

Бухгалтерский учет субъектов хозяйствования в зависимости от их организационной структуры, подчиненности , объема учетной работы и других факторов может быть организован в виде:

• самостоятельного структурного подразделения бухгалтерского учета под руководством главного бухгалтера;

• передачи на договорных условиях ведения бухгалтерского учета специализированной организации или централизованной бухгалтерии;

• использования услуг внештатного специалиста-бухгалтера, который является индивидуальным предпринимателем .

На сельскохозяйственных предприятиях бухгалтерский учет организован , как правило, в виде самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером.

Субъект хозяйствования самостоятельно

• выбирает форму бухгалтерского учета;

• разрабатывает систему внутрихозяйственного учета, контроля и экономического анализа;

• устанавливает систему и правила документирования операций, документооборота, ведения регистров бухгалтерского учета, проведения инвентаризации;

• составляет свой внутренний план счетов с разбивкой по субсчетам и аналитическим счетам.

Предприятие, руководствуясь законодательством Республики Беларусь, формирует свою учетную политику учитывая структуру управления, специфику производства и реализации продукции и другие особенности производственной деятельности.

Учетная политика предприятия - установленная совокупность методов, приемов и способов ведения и организации бухгалтерского учета, не противоречащих законодательству.

Выбор тех или иных способов учета осуществляется исходя из утвержденных общепризнанных международных и национальных стандартов, рекомендаций, законодательных и нормативных актов.

Выбранные предприятием способы ведения бухгалтерского учета применяются всеми его структурными подразделениями, независимо от места их расположения.

Разработанная главным бухгалтером учетная политика утверждается приказом по предприятию: она не должна изменяться в течение отчетного периода .

Система документирования хозяйственных операций является важнейшей составной частью организации бухгалтерского учета на предприятии. От своевременности и качества составления документов зависят своевременность получения и достоверность учетной и отчетной информации, эффективность ее применения в управлении производством, обеспечении сохранности хозяйственных ресурсов, рациональность и экономность использования производственного потенциала, соблюдение режима экономии.

На сельскохозяйственных предприятиях для оформления всех происходящих хозяйственных операций применяются единые, унифицированные, специализированные формы документов первичного учета, утвержденные министерством сельского хозяйства и продовольствия РБ в декабре 1997г.

Наличие единой первичной документации на сельскохозяйственных предприятиях имеет важной организующее значение. Это позволяет предприятиям все однотипные хозяйственные операции оформлять едиными формами первичных документов, что дает возможность устранить разнобой в этом исходном звене организации бухгалтерского учета.

Первичные документы являются основой для проведения ревизий и аудиторских проверок, последующего контроля за законным и целевым использованием хозяйственных средств. Документы служат и средством оперативного управления производством. С их помощью осуществляется предварительный и последующий контроль за хозяйственной деятельностью предприятия.

Первичные документы должны составляться в момент совершения хозяйственных операций, содержать достоверные данные и иметь следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа (формы), код формы; б) дату составления; в) содержание хозяйственной операции; г) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении); д) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, подписи этих лиц и их расшифровка. Кроме того, в необходимых случаях первичные документы могут иметь дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия (учреждения), основание для совершения хозяйственной операции и др. Все дополнительные реквизиты определяются характером документируемых хозяйственных операций.

Ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, а также доброкачественное их составление несут должностные лица, подписавшие документ. Право подписи тех или иных документов должностными лицами должно быть оформлено приказом по совхозу (решением правления в колхозах), а списки должностных лиц с образцами их подписей передаются в бухгалтерию и материально ответственным лицам, производящим выдачу материальных ценностей по документам. Наряду с руководителем и его заместителем правом подписи документов могут быть наделены главные специалисты. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, следует ограничивать. Подписи в документах должны быть разборчивы.

Исправление ошибок в бухгалтерских документах производится корректурным способом - зачеркиванием одной чертой исправляемого текста или суммы и надписанием над зачеркнутым правильного текста или суммы. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и, кроме того, следует поставить дату исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

На сельскохозяйственных предприятиях используются документы строгой отчетности (доверенность, товарно-транспортная накладная, накладная-приходный ордер и др.). Для учета хранения и выдачи бланков документов строгой отчетности приказом директора совхоза (решением правления колхоза) назначается ответственное лицо, а также утверждается перечень должностных лиц, использующих эти бланки документов.

Поступление на предприятие бланков документов строгой отчетности оформляется приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности (типовая форма 1). При обнаружении недостачи бланков составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности (типовая форма 4).

Учет бланков документов строгой отчетности в бухгалтерии хозяйства ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (типовая форма 2). Выдача их материально ответственным и другим лицам производится на основании приходно-расходной накладной (типовая форма 1), а списание использованных бланков - по акту на списание использованных бланков строгой отчетности (типовая форма 3).

Списание использованных бланков документов может производиться и на основании отчетов, составляемых материально ответственными лицами (отчет кассира, отчет о движении продуктов и материалов). Неиспользованные бланки документов сдают в бухгалтерию по приходно-расходной накладной. На недостающее их количество требуется получить письменное объяснение от материально ответственного лица. Решение об их списании с подотчета принимает руководитель предприятия после тщательного изучения факта недостачи (служебного расследования).

На каждое материально ответственное лицо, работающее с бланками документов строгой отчетности, в бухгалтерии открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (типовая форма 5). Записи по карточке следует производить линейно-позиционным способом, что обеспечивает контроль за использованием соответствующих номеров бланков документов строгой отчетности. Бланки форм первичных документов строгой отчетности должны быть пронумерованы (типографским способом или нумератором).

Поступающие в бухгалтерию документы подвергаются формально-правовой проверке и проверке реальности отражения в них хозяйственных операций.

Формально-правовая проверка документов предполагает: проверку соблюдения установленных правил оформления документов: подлинности документов и содержащихся в них реквизитов и записей; арифметическую проверку; нормативную.

Соблюдение установленных правил составления и оформления документов обеспечивает формирование реальной учетной информации о хозяйственных процессах, наличии и использовании хозяйственных средств и источников их образования, а также препятствует совершению хищений денежных средств и материальных ценностей и других злоупотреблений.

Нарушения правил составления и оформления документов носят различный характер и совершаются по разным причинам, в том числен нередко в преступных целях. Поэтому следует выявлять все случаи нарушения установленных правил составления и оформления документов.

Проверка подлинности документов и содержащихся в них реквизитов и записей производится с целью выявления подложных документов. К ним относятся такие документы, в которых имеются подчистки, замена текстов и цифр и т.д. Особое внимание обращается на подписи должностных работников и материально ответственных лиц, принимавших и отпускавших товарно-материальные ценности или денежные средства. При установлении подлинности документов, подписи на которых кажутся подозрительными, нужно сличить их с подписями тех же лиц на других документах, а также проверить реальность отражения хозяйственных операций путем встречной проверки документов, взаимного их контроля, сопоставления документов, отражающих операции с документами, обосновывающими их.

Встречная проверка документов - это сопоставление нескольких экземпляров одного и того же документа. Такой прием позволяет вскрыть случаи исправления данных в отдельных документах, составления новых, подложных и замены ими настоящих, подлинных, неполного оприходования продукции и материалов, приписки объемов работ с целью завышения оплаты труда.

Арифметическая проверка документов заключается в установлении правильности арифметических подсчетов (итоговых сумм, вычисления процентов, умножения количественных показателей на ценностные и т.д.). Она позволяет выявить ошибки и преднамеренно неправильные подсчеты, совершенные в целях скрытия злоупотреблений.

Нормативная проверка позволяет установить правильность применения в документах нормативных данных (цен, расценок, норма трудовых затрат, естественной убыли, расхода материальных ценностей).

Необходимым условием рациональной организации первичного учета на предприятии является наличие рабочего альбома первичных документов.

Рабочий альбом первичных документов формируется по разделам бухгалтерского учета (учет основных средств, учет труда и его оплаты, учет продукции и материалов, учет кассовых и расчетных операций). Каждый раздел альбома состоит из четырех частей: титульного листа, перечня документов, кратких указаний о заполнении и использовании каждого экземпляра документа, образцов заполненных документов.

Рабочий альбом является не только наглядным пособием, но и практическим руководством для всех работников предприятия, связанных с составлением и обработкой первичных документов. Его наличие способствует улучшению организации учетного процесса.

Рабочий альбом форм первичных документов утверждается приказом директора совхоза (решением правления колхоза) и хранится в бухгалтерии наравне с другими нормативными материалами.

Одной из необходимых предпосылок правильного построения бухгалтерского учета является надлежащая организация документооборота.

Документооборот является одним из необходимых предпосылок правильного построения бухгалтерского учета на предприятии. Под документооборотом понимается движение документов через все этапы учетного процесса, начиная с момента их оформления (выписки) и кончая передачей в архив предприятия. Документооборот разрабатывается в каждом хозяйстве с учетом конкретных особенностей: специализации, структуры управления, размещения производств, расположения и удаленности складов и других мест хранения материальных ценностей , состояния транспортных средств и т.п. Для четкой регламентации движения документов документооборот оформляется в виде графика, где указывается наименование и номер каждой формы документа, его назначение, в какие сроки, в каком количестве и кем составляется, кто подписывает документ, когда и кому документ представляется, кто его принимает, проверяет и обрабатывает, куда переносят его данные. График документооборота разрабатывается главным бухгалтером и после утверждения руководителем предприятия становится обязательным для исполнения. График документооборота способствует улучшению всей учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению ответственности каждого работника, вносит четкость и слаженность в работу должностных лиц, оформляющих и обрабатывающих документы, обеспечивает равномерность поступления документов в бухгалтерию и ритмичность работы учетного аппарата.

Работники предприятия выписывают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика с указанием документов, относящихся к сфере его деятельности, и сроков их представления.

График документооборота примерно имеет следующие показатели.

Утверждаю

Руководитель предприятия

................... .......................

(подпись) Ф.И.О.

«......» .................... 199...г.

ГРАФИК

документооборота по предприятию

на 200 год.

Наименование документа	Ответственный за составление и представление документа	Кол-во экземпляров	Время составления	Время представления	Порядок представления	Кто принимает и проверяет документ
Акт на оприходование пастбищных кормов	Руководители структурных подразделений	2	В конце месяца	На начало следующего месяца в установленные документооборотом сроки	Нарочным, вместе с отчетом за отчетный месяц	Бухгалтер центральной бухгалтерии по учету затрат на производство

Кроме того, предприятия составляют еще график выполнения учетных работ, который является как бы продолжением и логическим завершением графика, документооборота. В графике учетных работ указывается перечень учетных работ, выполняемых работниками бухгалтерами на основании поступивших и обработанных первичных документов.

В графике выполнения учетных работ указываются: наименование и номер соответствующих учетных регистров, документы на основании которых они заполняются, сроки исполнения и кто составляет. График выполнения учетных работ составляется таким образом, чтобы обеспечить равномерную нагрузку учетного аппарата в течение месяца.

Организационная структура учетного процесса может строиться на принципах полной централизации, децентрализации, частичной децентрализации.

При полной централизации весь учетный процесс сосредоточен в центральной бухгалтерии. В подразделениях предприятия (бригадах, фермах, цехах) осуществляется лишь первичный учет. Заполненные первичные документы поступают в центральную бухгалтерию, где осуществляется их проверка, обработка, сверка и записи в учетных регистрах.

Полная децентрализация учетного процесса на сельскохозяйственных предприятиях применяется очень редко. При такой организации учета в каждом подразделении предприятия ведется полный цикл учетных работ от заполнения первичных документов до заполнения учетных регистров и составления баланса. В центральной бухгалтерии в этом случае ведется лишь сводный учет по предприятию в целом.

Наиболее распространенной является частичная децентрализация учетного процесса. При такой форме организация учета в подразделениях предприятия осуществляется документальное оформление хозяйственных операций, группировка и свод документов вплоть до составления производственных отчетов. В центральной бухгалтерии предприятия производятся записи в регистрах бухгалтерского учета на основании представленных производственных отчетов, материальных отчетов, сводных и накопительных документов.

Распределение обязанностей между работниками бухгалтерии тесно связано с планом выполнения учетных работ. Распределение обязанностей осуществляется таким образом, чтобы предусмотреть равномерную нагрузку учетного аппарата в течение месяца.

При распределении обязанностей учитывают сложность выполняемых работ, стаж и квалификацию исполнителей, а также необходимость обеспечения взаимозаменяемости работников.

Перечень служебных обязанностей разрабатывается главным бухгалтером для всех работников учета центральной бухгалтерии и подразделений, которые утверждаются руководителем предприятия.

Важным элементом организации бухгалтерского учета на предприятии является обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов и учетных регистров. Для обеспечения сохранности бухгалтерских документов и регистров на предприятии создается архив. Для архива выделяется специальное помещение, которое должно быть изолированным и сухим, оборудованным стеллажами и другими необходимыми устройствами для хранения документов.

Оправдательные первичные документы хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета (журналов-ордеров, ведомостей и т.п.).

Документы брошюруются в дела, толщина которых не должна превышать 30-40 мм.

Документы бухгалтерского учета и отчетности по срокам хранения подразделяются на :

• документы, используемые в практических целях со сроком хранения 3-5 лет и подлежащие после этого уничтожению без разрешения архивного учреждения;

• документы, подлежащие хранению длительный срок.

Не разрешается уничтожать документы, срок хранения которых превышает 5 лет. Такие документы могут быть уничтожены только с разрешения архивных учреждений. На уничтожение документов составляется акт, который утверждается руководителем.

При ликвидации или банкротстве государственных предприятий их документы переходят к правопреемникам и заключительный отчет ликвидационной комиссии передается в государственный архив. При отсутствии документы сдаются в государственный архив. В этом случае составляется акт о приеме-передаче документов в архив.

При ликвидации предприятия негосударственной собственности, вопросы сохранности документов решают органы, зарегистрировавшие устав данного предприятия. Эти вопросы находятся в компетенции ликвидационной комиссии.

План счетов и форма бухгалтерского учета хотя и относятся к элементам организации учета на предприятии, но они имеют и самостоятельное значение. Поэтому они выделены в отдельный параграф и графу.