12.Автоматизация работы в ms Word xp.

Для автоматизации работы в Word может быть применено следующие: − автоматические Названия, включающие нумерацию, рисунков, таблиц, формул и т.п.; − Перекрестные ссылки на Названия; − автоматическое составление Оглавления и Указателей, а также Списков иллюстраций и Таблицы ссылок; − формирование нумерованных списков литературы и ссылок на нее, ссылок на названия глав документа и многое другое. Название — это нумерованная надпись, например, «Рисунок 1», которую добавляют к рисунку, таблице, формуле и любому другому элементу (Вставка/Ссылка/Название). Номер определяется MS Word по месту вхождения Названия в документ. MS Word может автоматически добавлять названия при вставке в документ рисунков, таблиц и прочих элементов. Если элементы уже добавлены в документ, то названия можно добавить вручную. Можно выбрать формат номера и включить в его состав номер главы и т.п. Перекрестные ссылки на вставленные в документ названия можно создавать только между элементами одного документа (Вставка/Ссылка/Перекрестная ссылка). Чтобы создать перекрестную ссылку на элемент в другом документе, необходимо сначала объединить соответствующие документы в главный документ. Списки иллюстраций это списки Названий рисунков, диаграмм, графиков, слайдов или других иллюстраций, использованных в документе, с указанием номеров страниц, на которых они находятся (Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели, вкладка Список иллюстраций). Обычно располагаются в конце документа. Необходимо выбрать параметры Списков. Оглавления. Наиболее простым способом создания оглавления является использование встроенных форматов уровней структуры или стилей заголовков. Если встроенные форматы уровней структуры или стили заголовков уже используются, выполните следующие действия (Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели, вкладка Оглавление). Также необходимо выбрать параметры Оглавления. Для формирования нумерованных списков литературы необходимо применить выполнить обычную команду для создания нумерованного списка (Формат/Список/Нумерованный). Затем для оформления ссылок на нее в тексте документа используется также обычный ссылочный аппарат (Вставка/Ссыл­ка/Пере­крестная ссылка Тип ссылки: Абзац, Вставить ссылку на: Номер абзаца). Этот способ прост, но имеет недостаток в виде большого списка ВСЕХ НУМЕРОВАННЫХ АБЗАЦЕВ документа в поле Для какого абзаца, что затрудняет выбор ссылочной литературы. Более сложный, но лишенный этого недостатка способ базируется на применении аппарата Закладок (самостоятельно). Ссылки на названия глав документа также возможны с помощью ссылочного аппарата (Вставка/Ссыл­ка/Пере­крестная ссылка Тип ссылки: Заголовок, Вставить ссылку на: выбрать то, что необходимо). Надо помнить, что включение ссылок на главы в Колонтитулы документа возможно только в РАЗНЫХ РАЗДЕЛАХ документа. Для хранения и быстрой вставки текста, рисунков и прочих часто используемых элементов используется автотекст, например, стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Вместе с MS Word поставляется обширный список встроенных элементов автотекста, таких как приветствие и прощ-е для писем и т.п. Еще можно созд-ть собственные элем-ты автотекста (Вставка/Автотекст/Автотекст). Для автоматического обнаружения и исправления опечаток, орфографических ошибок и неправильного использования прописных и строчных букв можно использовать Автозамену. Кроме того, автозамену можно использовать для быстрой вставки знаков, которые включены во встроенный список автозамен. Например, для вставки знака © введите (c). Если встроенный список исправлений не содержит необход-й записи, то ее можно добавить вручную (Вставка/Автотекст/Автотекст/вкладка/Автозамена) Макросы —набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда. Макросы часто используются для следующих целей: ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования; объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов; упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах; автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах. Для создания макроса в MS Word существует два метода: использование средства для записи макросов и прямое программирование в редакторе Visual Basic. Для быстрого запуска макроса можно назначить ему кнопку панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш. Запись макроса (Сервис/Макрос/Начать запись). Макрос будет записан в виде серии команд Word выполняемых пользователем на языке Visual Basic для приложений. Запись макроса можно временно приостановить, а затем продолжить. Для выбора команд и параметров допускается применение мыши. Однако действия, проделанные в окне документа с помощью мыши, не записываются. Для записи таких действий, как перемещение курсора, а также выделение, копирование и перемещение текста, необходимо использовать клавиатуру. Написание макроса на языке Visual Basic. В редакторе Visual Basic можно также написать очень мощные и сложные макросы, которые не могут быть записаны первым способом. Выполнение макроса осуществляется в соответствии с тем, как это было установлено при его записи (Сервис/Макрос/Макросы или соответствующая пиктограмма на панели инструментов или сочетание клавиш). Макросы хранятся в шаблонах и документах. По умолчанию в шаблоне Normal, чтобы они были доступны всем документам Word. Важно то, что все перечисленные вещи могут быть изменены и обновлены, например, можно вставить дополнительный рисунок в начале документа, а затем автоматически (при открытии документа либо принудительно) обновится не только нумерация всех рисунков, но и ссылки на них.