- •6.4. Поиск решения 101
- •6.4.1. Поиск решения 102
- •7. Приложения на основе Power Point 111
- •8. Приложения, созданные средствами языка программирования vba 124
- •Сведения из теории
- •1. Структура системы управления
- •2. Компьютерная информационная система в структуре организации
- •2.1 Схема внедрения компьютерной ис в организацию
- •2.2. Проектирование ис
- •3. Разработка баз данных для информационных систем
- •3.1. Получение внутреннего нормализованного представления данных с использованием реляционной модели
- •3.2. Задание для контрольной работы
- •Практические задания
- •4.1. Построение информационной системы по шаблону
- •4.2. Создание новой ис
- •4.2.1. Создание новых таблиц базы данных
- •4.2.2. Установка связей между таблицами и ввод данных в таблицы Установка связей между таблицами
- •4.2.3. Ввод данных в таблицы бд
- •4.3. Создание форм
- •4.4. Создание сложных форм для работы с базой данных
- •4.4.1. Работа с данными с помощью формы
- •4.4.2. Создание сложных форм
- •4.5. Работа с запросами и отчетами
- •4.5.1. Создание и фильтрация запросов
- •4.5.2. Создание и просмотр отчетов
- •Справка №
- •6. Приложения на основе табличного процессора Excel
- •6.2. Создание запроса к базе данных из рабочей книги ms Excel
- •6.3. Анализ и обработка данных с помощью сводных таблиц
- •6.3.1. Создание сводных таблиц
- •Самостоятельная работа
- •6.3.2. Изменение структуры таблицы
- •Вычисляемое поле
- •Самостоятельная работа
- •Обновление данных
- •Группирование элементов сводной таблицы.
- •6.4. Поиск решения
- •6.4.1. Поиск решения
- •7. Приложения на основе Power Point
- •7.1. Работа с простыми презентациями
- •7.1.1. Структура презентации Power Point
- •7.2. Просмотр ранее созданной презентации
- •7.3. Создание презентации на основе шаблонов
- •7.4. Создание презентации с «чистого листа»
- •7.5. Включение в презентацию элементов управления
- •7.6. Размещение элементов управления для перемещения между слайдами
- •7.7. Размещение гиперссылок в слайде
- •8. Приложения, созданные средствами языка программирования vba
- •8.1. Автоматизация выполнения задач с помощью макросов
- •8.2. Советы по записи макросов
- •8.3. Запись макроса
- •8.4. Написание макроса на языке Visual Basic
- •8.5. Создание макросов в текстовом процессоре Word
- •8.6. Инструментальная среда Visual Basic for Application
- •8.7. Создание пользовательских панелей и кнопок запуска программ
- •8.8. Решение задач при помощи стандартных средств vba
- •8.9. Программа поиска наибольшего элемента массива
- •8.10. Линейные алгоритмы
- •8.11. Циклические алгоритмы
- •8.12. Создание пользовательских форм с элементами управления
4.5. Работа с запросами и отчетами
4.5.1. Создание и фильтрация запросов
Для отбора информации из БД можно использовать запросы, при работе с которыми можно устанавливать фильтры для отбора данных. Создадим запрос, позволяющий отбирать информацию о заказах на основании различных критериев, определяемых с помощью фильтра.
Задание 1. Создайте запрос, выполнив следующие операции:
-
В окне БД переключиться на вкладку «Запросы».
-
Щелкнуть кнопку Создать.
-
В диалоговом окне «Новый запрос» выбрать тип запроса (выберем наиболее простой вариант – «Простой запрос») и щелкнуть кнопку ОК.
-
В списке «Таблицы/Запросы» выберите строку «Таблица: Заказы». С помощью кнопки > выберите из списка доступных в таблице полей поля «НомерЗаказа», «ДатаПриема», «ДатаИсполнения» и «Оплачен» для включения их в запрос.
-
В списке «Таблицы/Запросы» выберите строку «Таблица: Клиенты». С помощью кнопки > выберите из списка доступных в таблице полей поле «ФИО» для включения их в запрос.
-
В списке «Таблицы/Запросы» выберите строку «Таблица: Услуги». С помощью кнопки > выберите из списка доступных в таблице полей поля «Наименование» и «Стоимость» для включения их в запрос.
-
Щелкните кнопку Далее.
-
В следующем диалоговом окне установите переключатель «Подробный…» и щелкните кнопку Далее.
-
Задайте имя запроса «Оплата заказов», установите переключатель «Открытие результатов…» и щелкните кнопку Готово.
Результаты созданного запроса будут представлены на экране в виде таблицы. К этой таблице можно применить фильтр для выделения части информации, нужной пользователю.
Задание 2. С помощью фильтра выведите информацию только об оплаченных заказах. Для этого необходимо:
-
Выполнить команду Записи Фильтр Изменить фильтр.
-
Установить с помощью мыши флажок в поле «Оплачен».
-
Выполнить команду Записи Применить фильтр.
В результате отбора информации с помощью фильтра в таблице остались только записи об оплаченных заказах.
Работать с такой информацией не очень удобно. Поэтому можно для работы с запросами создать формы, как и для работы с таблицами.
Вопросы для самоконтроля:
-
Как создать запрос к БД?
-
Создайте запрос, выводящий информацию и неоплаченных заказах.
4.5.2. Создание и просмотр отчетов
Для вывода результатов выполнения запроса можно использовать отчеты.
Задание 3. Для создания отчета выполните следующие действия:
-
Переключитесь на вкладку «Отчеты» диалогового окна базы данных заказов.
-
Щелкните кнопку «Создать».
-
В диалоговом окне «Новый отчет» выберите строку «Автоотчет: ленточный», а в качестве источника – запрос «Оплата заказов».
-
Щелкните кнопку ОК и сохраните созданный отчет под именем «Оплата заказов».
Обычно отчет создается с помощью Мастера отчетов или Автоотчета. Если отчет, предоставленный компьютером, пользователя не устраивает, то такой отчет можно доработать с помощью Конструктора.
Задание 4. Внесите в отчет итоговые данные по оплаченным и неоплаченным заказам. Для модификации отчета выполните следующие шаги:
-
Выделите значок отчета и щелкните кнопку Конструктор.
-
В окне конструктора щелкните правой кнопкой мыши по вертикальной линейке (слева) и в контекстном меню выберите команду «Сортировка и группировка».
-
В диалоговом окне команды выберите в столбце (списке) «Поле/выражение» поле «ФИО» и выберите порядок группировки «По возрастанию».
-
В свойствах группы «включите» заголовок и примечание, установив в соответствующих строках значение «Да».
(Данные в отчете будут сгруппированы по именам клиентов, причем для каждого клиента можно посчитать итоги).
-
Закройте диалоговое окно.
-
Сместите нижний колонтитул так, чтобы после примечания группы можно было вставить два вычисляемых поля.
-
На панели элементов выберите элемент «Поле» и разместите его ниже полосы «Примечание группы ФИО».
-
Измените текст надписи (подписи) к полю, введя строку «Всего заказов».
-
Правой кнопкой мыши щелкните по самому полю и выберите в контекстном меню строку «Свойства».
-
В диалоговом окне свойств поля выберите вкладку «Данные» и в строке «Данные» щелкните кнопку … для вызова построителя выражений.
-
Двойным щелчком по значку + раскройте папку «Функции» и вложенную в нее папку «Встроенные функции».
-
Выберите в расположенном справа окне категорию функций «Статистические» и в данной категории выберите функцию Count, вставьте ее в выражение двойным щелчком или щелчком по кнопке «Вставить» после выбора (в окне построителя выражений должно появиться выражение = Count («expr»)).
-
Выражение в скобках нужно заменить на название поля, количество которых будет подсчитываться. Для этого дважды щелкните мышью по строке «expr» (она будет выделена) и раскройте в расположенном ниже окне папку «Оплата заказов». Для отчета с таким именем в окне справа будут выведены все включенные в него элементы. Найдите элемент «Стоимость» и дважды щелкните по нему. Построитель выражений сформирует строку «=Count([Стоимость])».
-
Закройте окно построителя выражений.
-
Закройте диалоговое окно свойств поля.
-
Аналогичным образом разместите рядом вычисляемое поле «Общая стоимость», задав для вычисления данных выражение «=Sum([Стоимость])» (его можно ввести с клавиатуры или построить с помощью построителя выражений).
-
Закройте окно конструктора отчетов.
Итоговые данные по группе (по каждому клиенту) внесены в отчет. Просмотрите его с помощью соответствующей кнопки.
Задание 5. Внесте в отчет итоговые данные по всем заказам. Для этого снова откройте конструктор отчетов и выполните следующие шаги:
-
Расширьте в окне конструктора область примечания отчета.
-
Выделите в области примечания группы «ФИО» размещенные в этой области вычисляемые поля и скопируйте их с помощью команды копировать.
-
Выделите область примечания отчета в выполните вставку из буфера полей.
-
Переименуйте первое поле, введя в надпись строку «Итого заказов» вместо «Всего заказов».
-
Разместите новое поле, присвоив ему имя «Оплачено» и задав для вычисления данных выражение
=DSum("[Стоимость]";"[Оплата заказов]";"[Оплата заказов]![Оплачен]")
(суммируется стоимость оплаченных заказов, данные для суммирования выбираются из поля «Стоимость» отчета «Оплата заказов» по полю «Оплачен»).
-
Скопируйте это поле и вставьте его ниже, изменив надпись на «Не оплачено» и выражение для вычисления значения соответственно на
=DSum("[Стоимость]";"[Оплата заказов]";" not [Оплата заказов]![Оплачен]")
Отчет готов. Его можно дополнительно отформатировать, просмотреть и выполнить для обработки в Word или Excel с помощью команды Связь с Office из меню Сервис. Файл отчета в Word прилагается.
Вопросы для самоконтроля:
-
Как создать и оформить отчет с помощью Мастера отчетов?
-
Зачем используется команда Сортировка и группировка?
-
Как и зачем используются в отчетах встроенные функции?
-
Составьте запрос и отчет по заказам, выполненным конкретным исполнителем.
Задание для самостоятельной работы:
-
Ответить на все вопросы для самоконтроля.
-
Изучить структуру электронного справочника Access 2000, ознакомиться с разделом справочника Запросы и Отчеты
5. Создание серии документов с помощью операции слияния в Word
Операция слияния позволяет связать место в документе Word с полем таблицы базы данных Access.
Если нужная таблица отсутствует, ее можно создать непосредственно и документа Word.
Рассмотрим процесс слияния на примере создания серии справок. Для подготовки к печати большого тиража документов можно использовать специальное средство - Мастер слияния.
Чтобы запустить средство Мастер слияния, выберите команду: Сервис, Письма и рассылки, Мастер слияния.
Мастер появится в области задач, расположенной справа от окна документа и предложит вам решить задачу слияния в шесть этапов (рис. 62).
Рис. 62. Окно программы Word после запуска Мастера слияния
Прежде всего, Мастер задач предложит вам выбрать тип создаваемого документа: Письма, Электронное сообщение, Конверты, Наклейка, Каталог.
В разделе Выбор типа документов выберите переключатель Письма и щелкните ссылку Далее.
Следующим (вторым) шагом будет выбор основного документа, используемого в качестве базы слияния. Основным называется тот документ, текст которого не меняется – он будет присутствовать во всех создаваемых справках. В качестве основного документа можно выбрать один из следующих вариантов:
-
использовать текущий документ;
-
создать на основе шаблона;
-
создать на основе существующего документа.
Если в качестве основного используется текущий документ, то просто введите в него нужный текст. Кроме текста основной документ может содержать картинки, границы, цвета, заливки, таблицы и т.д. Если текущий документ вас не устраивает, можно воспользоваться шаблоном. В Word встроено 10 шаблонов слияния (Изысканное составное письмо, Изысканный составной факс, Изысканный список адресов, Простое составное письмо, Современное составное письмо и т.д.), которые можно отредактировать, чтобы
они лучше подходили для решения конкретной задачи. Если предполагается использовать для слияния существующий документ, то его нужно найти и открыть.
В разделе Выбор документов выберите Текущий документ и введите в качестве основного документа текст справки: