Лабораторна робота №1 Створення проекту і планування робіт

1.1 Мета роботи

Отримання практичних навичок зі створення проекту і планування робі з використанням програмного забезпечення управління проектами.

1.2 Основні теоретичні відомості

Ознайомлення з середовищем MS Project. MS Project дозволяє швидко спланувати проект, наочно представити його структуру, виявити “вузькі місця”, випробувати різні сценарії та варіанти, одержати набір проектної документації, що відповідає загальноприйнятим світовим стандартам. При цьому MS Project охоплює як управлінські функції («хто, коли та що має робити»), так і вартісні характеристики проекту.

Першим етапом лабораторної роботи є вивчення інтерфейсу системи MS Project. На рис. 1.1, 1.2 наведені екрані форми, які ілюструють основні елементи інтерфейсу системи.

Рисунок 1.1 – Панель консультанта

Рисунок 1.2 – Панель представлень

Одним з основних етапів створення плану проекту є задання початкових обмежень, наприклад: формат дати, формат представлення грошових одиниць, параметри відображення одиниць часу, установка початкових параметрів за замовчуванням та ін. Для цього необхідно скористатися командою меню Сервис -> Параметры. В діалоговому вікні представлені 10 вкладок: Вид, Общие, Правка, Календарь, Планирование, Расчет, Правописание, Совместная Работа, Сохранение, Интерфейс. Частина з них є стандартними настройками офісних систем. На рис. 1.3 наведена екранна форма настроювання параметрів для вкладки Вид.

Рисунок 1.3 – Установка формату дати

Рисунок 1.4 – Настроювання параметрів валюти

Рисунок 1.5 – Настроювання параметрів для відображення одиниць часу

Наступним етапом на шляху створення плану проекту є настроювання не тільки всієї системи MS Project, але й даного проекту. Для задання параметрів проекту необхідно задати наступну команду меню Проект - > Сведения о проекте. У діалоговому вікні ви зможете задати напрямок планування (від початкової дати проекту або від кінцевої дати проекту) – див. рис. 1.6

Рисунок 1.6 – Задання параметрів проекту

В цьому ж вікні після натискання на кнопку Статистика ви можете переглянути поточну статистику по відкритому проекту: вартість проекту, тривалість проекту, поточний процент виконання тощо.

Створення плану проекту. Планування у тому чи іншому вигляді відбувається в період всього терміну реалізації проекту. На самому початку життєвого циклу проекту зазвичай розробляється неофіційний попередній план – грубе уявлення про те, що потребується виконати у випадку реалізації проекту. Рішення щодо вибору проекту значною мірою базується на оцінках попереднього плану. Формальне та детальне планування проекту починається після прийняття рішення про його реалізацію. Визначаються ключові точки проекту, формулюються задачі (роботи) та їх взаємозалежність. Середовище MS Project включає набір засобів для розробки формального плану: засоби будування ієрархічної структури робіт, мережні графіки та діаграми Ганта, засоби призначення та гістограми завантаження ресурсів.

Робота у плані проекту передбачає яку-небудь діяльність, що необхідна для досягнення конкретних результатів (кінцевих продуктів нижнього рівня). Отже, Робота є основним елементом (дискретною компонентою) діяльності найнижчого рівня деталізації, на виконання якої потрібен час, та яка може затримати початок виконання інших Робіт. Момент завершення Роботи означає факт отримання кінцевого продукту (результату роботи).

Для організації та впровадження робіт проекту в середовищі MS Project необхідно перейти до діаграми Ганта (рис. 1.7):

Рисунок 1.7 – Діаграма Ганта

В таблицю необхідно ввести назву роботи та її тривалість у відповідних клітинках таблиці, як показано на рис. 1.8.

Рисунок 1.8 – Задання назви та тривалості роботи

За допомогою спеціальних інструментів можна створювати вкладені задачі, як показано на рис. 1.9.

Рисунок 1.9 – Структурна декомпозиція робіт

Коли основні задачі вже впроваджені, необхідно провести структурну декомпозицію робіт. Задачі необхідно відокремити. Послідовно розташовані задачі виділяються мишкою при натиснутій клавіші SHIFT; задачі, розташовані нарізно – при натиснутій клавіші CTRL. Для того щоб знизити рівень виділених задач, зробивши їх підзадачами задачі, розташованої вище, необхідно натиснути на панелі інструментів або на панелі задач піктограму зі стрілкою вправо. Для того щоб підвищити рівень виділених задач в структурі, необхідно натиснути на панелі інструментів або на панелі задач піктограму зі стрілкою вліво.

Для додавання нової задачі, яка має знаходитися між задачами, що вже впроваджені, необхідно встановити курсор у рядку, перед яким потрібно додати задачу, виконати команду меню Вставка -> Новая задача.

Віха – подія або дата у ході здійснення проекту. Віха використовується для відображення стану закінченості тих або інших робіт. У контексті проекту менеджери використовують віхи для того, щоб позначити важливі проміжні результати, які мають бути досягнуті в процесі реалізації проекту. Послідовність віх, визначених менеджером, часто називається планом за віхами. Дати досягнення відповідних віх утворять календарний план за віхами. Важливою відзнакою віх від робіт є те, що вони не мають тривалості. Через цю властивість їх часто називають подіями. На рис. 1.10 показаний процес установки віх у середовищі MS Project.

Рисунок 1.10 – Призначення завершальних задач

Зв'язки попередження (логічні залежності) відображають природу залежностей між роботами. Більшість зв'язків у проектах відносяться до типу "кінець-початок", коли наступна робота може розпочатися тільки по завершенні попередньої роботи. Зв’язки попередження утворять структуру мережі. Комплекс взаємозв’язків між роботами часто також називають логічною структурою проекту, оскільки він визначає послідовність виконання робіт.

Для переходу до календарного планування необхідно визначити зв’язки попередження між роботами проекту. Дати початку або завершення кожної з задач у середовищі MS Project не встановлюються вручну, ці дати автоматично визначаються шляхом запровадження зв’язків між задачами. Задача, що впливає на іншу задачу, називається Попередник, а задача, що залежить від іншої задачі, називається Послідовник. Для визначення зв’язків між задачами у середовищі MS Project необхідно на панелі Консультанта натиснути кнопку Задачі, а потім на панелі задач, що з'явилася, вибрати гіперпосилання Планирование задач.

Існує декілька засобів установки та редагування зв’язків у MS Project. Задачі необхідно відокремити. Потім для установки зв’язку натиснути на піктограму Создать связь Окончание-Начало на панелі задач. Інший спосіб – установка та редагування зв’язків за допомогою мишки – здійснюється шляхом перетаскування однієї задачі на іншу в діаграмі Ганта.

За замовчуванням MS Project установлює зв'язок типу Окончание-Начало. Для коректування типу зв’язку необхідно виконати подвійне клацання мишки по стрілці зв’язку, потім у вікні Зависимость задач у списку Тип вибрати необхідний тип зв’язку, як показано на рис. 1.11.

Рисунок 1.11 – Установка типу залежності задач

Редагування зв’язку між задачами також можна здійснювати за допомогою піктограми Связать задачи на панелі інструментів.

Щоб у процесі впровадження швидко вказати попередника задачі, використовується кнопка Предшественники таблиці Ввод. Зв’язок за замовчуванням є Окончание-Начало, тому, якщо у полі Предшественники просто вказати номер задачі, це означатиме, що дана задача є попередницею поточної. В тих випадках, коли зв’язок відрізняється від стандартного, в полі потрібно вказати номер попередньої задачі та абревіатуру типу зв’язку.

Редагувати зв’язки також можна в діалоговому вікні Предшественники, як показано на рис. 1.12.

Щоб швидко розірвати зв’язок між задачами, можна скористатися піктограмою Разорвать связь задач на панелі задач або на панелі інструментів.

Часто залежності між задачами бувають набагато більш складними, ніж Окончание-Начало. Наприклад, між задачами „Фарбування підлоги” та „Розміщення меблів” має минути один день, щоб фарба встигла підсохнути. Для того, щоб описати подібну залежність між задачами, в MS Project використовується параметр Запаздывание у вікні Свойства связи (подвійне клацання мишки по стрілці зв’язку). Запізнювання можна вводити як тривалість (наприклад, 1 день), або як процент від попередньої задачі. Наприклад, якщо попередня задача триває 4 дні, то запізнювання на 25% дорівнюватиме 1 добі. Приклад задання запізнювання наведений на рис. 1.13.

Іноді для початку виконання наступної задачі не потрібно чекати повного завершення попередньої. В такому випадку слід використовувати параметр Опережение. Опережение вводиться так само, як і Запаздывание, але з негативним знаком.

Рисунок 1.12 – Установка попередників для задач

Рисунок 1.13 – Задання параметра запізнювання

Розглянемо використання прив'язування задач до визначених дат при складанні плану. Прив'язування задач до відповідної дати у MS Project здійснюється за допомогою параметра Ограничение, використовуючи який, можна, наприклад, вказати, що задача має розпочатися у визначений день або закінчитися не пізніше визначеної дати. Установка обмежень здійснюється в діалоговому вікні Сведения о задаче на вкладці Дополнительно. Варіант прив’язування задачі до визначеної дати розглянутий на рис. 1.14.

Рисунок 1.14 – Прив’язування задачі до визначеної дати

Для задачі, до якої установлено Ограничение, у стовпчику Индикатор буде установлений прапорець, що символізує про відповідне обмеження.

Крайний срок – це дата, що позначає граничний термін виконання задачі. Відмінність використання граничного терміну від обмежень полягає в тому, що наявність цієї дати не впливає на розрахунок графіка проекту. Якщо для задачі установлений граничний термін, то на діаграмі Ганта відображається відповідна позначка та, якщо виконання задачі не укладається у термін, в стовпчику Индикаторы з’являється особлива позначка.

Часто у проекті деякі задачі відбуваються регулярно, наприклад підготовка звітів або зустріч проектної команди. Такі задачі вводяться в проект за допомогою команди меню Вставка -> Повторяющаяся задача. На рис. 1.15 зображено діалогове вікно Повторяющаяся задача.

Після визначення всього складу робіт проекту необхідно ввести Суммарную задачу проекта – особливу задачу, спеціально призначену для об'єднання всіх проектних активностей. Щоб відобразити Суммарную задачу проекта, необхідно в загальних настройках проекту (команда меню Сервис -> Параметры) на вкладці Вид установити прапорець Показать суммарную задачу проекта.

Рисунок 1.15 – Відомості про повторювану задачу

Розподіл ресурсів проекту. Ресурсы – компоненти, що забезпечують діяльність та включають виконавців, енергію, матеріали, устаткування тощо. Відповідно з кожною роботою можна зв'язати функцію потреби в ресурсах. Для визначення складу ресурсів, тобто складання списку людей та устаткування, необхідного для виконання проектних робіт, потрібно перейти до таблиці Ввод у представленні Лист ресурсов (необхідно натиснути на піктограму Лист ресурсов панелі представлень). Список ресурсів міститиме як трудові, так і матеріальні ресурси.

У полі Название ресурса вводиться найменування, в полі Тип визначається тип ресурсу Материальный (устаткування, видаткові матеріали) або трудові (виконавці). Поле Единицы измерения материалов можна редагувати тільки для матеріальних ресурсів (наприклад, коробка, тонна тощо).

У полі Группа можна вказати професійну приналежність трудового або вид матеріального ресурсу (наприклад, назву відділу або назву групи матеріалів). На рис. 1.16 зображено приклад заповнення таблиці ресурсів проекту.

Рисунок 1.16 – Таблиця ресурсів

Час роботи ресурсу можна визначити у вікні Сведения о ресурсе. На рис.1.17 показаний приклад заповнення графіка робіт для окремого ресурсу.

За замовчуванням у MS Project вважається, що всі співробітники працюють за основним календарем. Для визначення робочого часу, за яким працює ресурс, а також його особистих робочих та вихідних днів призначена вкладка Рабочее время у вікні Сведения о ресурсе (подвійне клацання на назві ресурсу). Вибір календаря здійснюється за допомогою поля Базовый календарь, де можна вибрати змінений вами на початку Стандартный календарь для даної проектної команди. Також спочатку можна створити декілька базових календарів з різноманітним робочим часом, з огляду на роботу кількох груп у даному проекті.

Рисунок 1.17 – Відомості про ресурс

Наступним етапом після визначення ресурсів – призначення ресурсів для задач. Призначення – це зв’язок певної задачі та ресурсів, необхідних для її виконання. Призначення поєднують у плані ресурси та задачі, роблячи план цілісним. Для вибору ресурсів, що забезпечують виконання задач, зручніше скористатися представленням Использование задач.

Рисунок 1.18 – Вікно використання задач

Після того, як створено призначення, програма визначає трудовитрати кожного з ресурсів для виконання задачі та планує розподіл цих затрат в кожен із днів протягом всієї тривалості задачі. Тривалість задачі може не відповідати трудовитратам виконавця, що займається задачею. У MS Project тривалість відповідає часу, через який буде отриманий результат задачі, а трудовитрати – часу, витраченому відповідальним виконавцем для отримання результату.

Одиниці призначених матеріальних ресурсів змінюються як у відсотках, так і в десяткових числах, відповідних кількості одиниць виміру матеріалу. Можна вказувати кількість використовуваних одиниць матеріалу на одиницю часу.

Задачі у плані проекту можуть бути трьох типів:

• фіксована тривалість;

• фіксовані трудовитрати;

• фіксований обсяг ресурсів.

Тип задачі визначає, як редагування однієї з властивостей задачі – тривалості, трудовитрат або призначень – впливатиме на дві інших властивості. Від того, який тип задачі обраний, залежить значення, яка з трьох властивостей фіксується. Тип задачі вибирається на вкладці Дополнительно у вікні Сведения о задаче.

Фиксированная продолжительность – зміна трудовитрат або кількості призначених виконавців – не змінить тривалості задач. Фиксированные трудозатраты використовуються в плані проекту для позначення задач, для виконання яких потрібні певні трудовитрати. Тривалість задачі безпосередньо залежить від кількості виконавців. Чим їх більше, тим менший обсяг роботи доводиться на кожного, і тим швидше задача буде виконана. Фиксированный объем ресурсов використовується в плані проекту для позначення задач, тривалість та обсяг яких цілком залежать від виділених ресурсів. На додаток до позначення типу задачі можна використовувати ознаку Фиксированного объема работ, установивши відповідний прапорець поруч зі списком задач, якщо задача не відноситься до типу Фиксированные трудозатраты. Якщо ця ознака активована, то призначення ресурсів або вилучення призначень призводить до зміни тривалості або відсотку завантаження ресурсів, але не трудовитрат, необхідних для виконання задачі.

У задачі, як у ресурсів та проекту в цілому, може бути свій календар, за яким вона виконується. Календар визначається в списку Календарь на вкладці Дополнительно у вікні Сведения о задаче. На рис. 1.19 зображено вікно визначення календаря виконання задачі.

Основні властивості призначень ресурсів для задач визначаються у вікні Сведения о назначении (подвійне клацання на призначенні в таблиці представлення Использование задач). У вікні Сведения о назначении на вкладці Общая можна змінити задіяний спочатку ресурс, указавши нову назву в полі Ресурс, процент участі (у полі Единицы) або трудовитрати. Тут також можна визначати точні дати участі ресурсу в задачі та профіль завантаження.

Рисунок 1.19 – Визначення календаря виконання задачі

За замовчуванням при створенні призначення трудовитрати розподіляються за усією його тривалістю, використовуючи максимум робочого часу ресурсу. Такий розподіл відповідає Плоскому профилю завантаження, що використовується за замовчуванням для нових призначень. Профіль Загрузка в конце розподіляє трудовитрати так, що основне навантаження доводиться на останні дні, що відведені для виконання задачі. Профіль Загрузка в начале відводить основні трудовитрати на перші дні виконання задачі. Профіль Двойной пик містить у собі два піка завантаження ресурсів у середині задачі. Ранний пик планує завантаження ближче до початку задачі, Поздний пик – ближче до її закінчення. Профіль Колокол розподіляє трудовитрати так, що пік робіт припадатиме на середину виконання задачі. Профіль Черепаха планує основне завантаження ресурсу на середину виконання задачі, а на початку та наприкінці задачі трудовитрати зменшуються. Використання профілів завантаження дозволяє в автоматичному режимі перерозподілити завантаження ресурсів у процесі виконання задачі. Принцип розподілу завантаження ресурсу відображається на панелі Индикаторы, як показано на рис. 1.20.

Наступний етап – це формування витрат проекту. У MS Project витрати проекту складаються із вартості використання ресурсів (як матеріальних, так і трудових) та фіксованих витрат на задачі (витрат, що не пов'язані з використанням проектних ресурсів). Перейдемо до представлення Лист ресурсов, для чого необхідно вибрати відповідну піктограму.

У MS Project є два типи витрат, що визначають вартість ресурсів проекту: погодинна ставка (Стандартна та Ставка понаднормова) та витрати на використання. Вартість ресурсу визначається у відповідних стовпчиках таблиці в представленні Лист ресурсов або у вікні Сведения о ресурсе (подвійне клацання на назві ресурсу в таблиці) на вкладці Затраты. Визначення параметрів ставки показані на рис. 1.21.

Рисунок 1.20 – Розподіл ресурсів

Рисунок 1.21 – Визначення ставки

Витрати на використання показують вартість використання ресурсу у задачі, яка не залежить від того, скільки часу задіяний у задачі ресурс. Також на вкладці Затраты у розділі Таблицы норм затрат розташовані п'ять таблиць норм витрат з однаковою структурою, переключатися між ними можна за допомогою вкладок A, B, C, D, E. Тут можна встановлювати різні норми затрат в залежності від того, в якій задачі використовуватиметься ресурс.

Іноді ставка ресурсу заміняється під час виконання проекту. Щоб передбачити зміни оплати ресурсу у плані проекту, таблиця містить у собі стовпчик Дата действия, де можна вказати дату, починаючи з якої дійсні параметри оплати обраного ресурсу, зазначені в одному ряді з нею. При створенні призначення його вартість визначається автоматично шляхом множення ставки ресурсу на трудовитрати та додатком до результату множення витрат на використання ресурсу.

При створенні призначення дані про ставку ресурсу за замовчуванням беруться з таблиці A норм витрат. Змінити вартість призначення можна, лише вказавши іншу таблицю норм затрат для потрібного ресурсу. Таблиця норм затрат вказується у вікні Сведения о назначении (подвійне клацання на призначенні в представленні Использование задач).

Вартість задач складається з сумарної вартості призначень та її фіксованих витрат. Для впровадження фіксованих витрат використовується поле Фиксированные затраты у таблиці Затраты в кожному з представлень для роботи з задачами (наприклад, Диаграмма Ганта с отслеживанием).

Фіксовані витрати на задачу – це витрати, не пов'язані з використанням проектних ресурсів. Іноді витрати мають фіксовану вартість незалежно від кількості задіяних у них ресурсів та їх ставок. В такому випадку потрібно вказати фіксовані витрати у задачі, а при створенні призначень обирати для ресурсів ті таблиці норм витрат, де як ставки зазначені нульові значення.

Плануючи вартість проекту, необхідно не тільки передбачити його бюджет, але і визначити, як цей бюджет витрачатиметься протягом всього проекту. Витрата бюджету залежить від порядку оплати робіт. Оплачувати роботу можна у різний спосіб: може використовуватися передоплата, оплата за фактом завершення, а іноді, й оплата в міру виконання робіт, причому зазвичай в проекті поєднуються декілька способів оплати. Визначити порядок оплати фіксованих затрат на задачу можна у стовпчику Начисление фиксированных затрат, як це відображено у таблиці Затраты. Спосіб оплати можна вказати і для ресурсів. У вікні Сведения о ресурсе на вкладці Затраты він вибирається у списку Начисление затрат. Коли вартість усіх ресурсів проекту, а також фіксовані витрати на задачі вже визначені, можна перейти до представлення Использование задач, як це показано на рис. 1.22.

Зверніть увагу, що на Диаграмме Ганта с отслеживанием можна побачити сумарні витрати за загальними задачами.

Рисунок 1.22 – Витрати проекту