2. Уровни управления и информационные системы

В организации можно выделить три уровня управления (рис. 2). К стратегическому уровню организации относятся высшее руководство: директора и топменеджеры. Они планируют деятельность организации на долгосрочный период. К функциональному (тактическому) уровню относятся руководство, администрация, менеджеры среднего звена и научные работники. В основном, служащие этого уровня управляют, принимают тактические решения, составляют отчеты. На операционном (оперативном) уровне работают «исполнители». К этой группе служащих относятся секретари, бухгалтеры, менеджеры нижнего звена и пр. Они осуществляют операции продаж, платежей, оперативное управление, текущий контроль.

Организацию также можно разделить на функциональные подсистемы, такие, как маркетинг, производство, финансы, кадры и пр. Каждой из этих областей в зависимости от уровня управления может соответствовать своя информационная система. Например, на операционном уровне могут существовать информационные системы маркетинга, кадрового учета, производственные системы.

Т ипичная организация имеет различные информационные системы, различающиеся по уровням управления и по функциональным областям. Например, отдел маркетинга имеет систему продаж на оперативном уровне, чтобы делать записи ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Системы тактического уровня отслеживают ежемесячные продажи всех филиалов и докладывают о тех из них, где продажи превышают ожидаемый уровень или падают. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода - обслуживает стратегический уровень.

Основные типы информационных систем предприятия и уровни управления, на которые они ориентированы, представлены на рис. 3.

Системы обработки транзакций (ТРS - Transaction Processing Systems) - основные деловые системы, которые обслуживают операционный уровень организации. TPS - компьютеризированная система, которая выполняет и рассчитывает рутинные транзакции, необходимые для проведения бизнеса. Примеры - коммерческие расчеты продаж, системы бронирования мест в гостинице, платежная ведомость, хранение отчетов служащих и отгрузка.

Н а операционном уровне задачи, ресурсы и цели предопределены и высокоформализованы. Например, решение о предоставлении кредита клиенту принимается управляющим низшего уровня согласно предопределенным критериям. Единственно, что должно быть определено - соответствует ли клиент критериям.

Управляющие информационные системы (МSS/MIS - Management Support/Information Systems) обслуживают функциональный уровень организации, обеспечивая менеджеров докладами, в некоторых случаях с интерактивным доступом к текущей работе организации. Эти системы выполняют стандартные бизнес-процессы, бухгалтерский учет, финансовые отчеты, выпускающие документы, размещение заказа и т.п. Обычно они ориентированы почти исключительно на внутренние, не относящиеся к окружающей среде, результаты.

MIS поддерживают структурированные и слабоструктурированные решения и имеют слабые аналитические возможности.

Системы поддержки принятия решений (DSS - Decision Support Systems). DSS были разработаны с целью помочь руководителям решать слабоструктурироваиные и неструктурированные проблемы. В 80-е годы эти системы были использованы для групп и целых организаций.

Эти системы помогают принятию решений управления, объединяя данные, сложные аналитические модели и удобное для пользователя программное обеспечение в единую мощную систему. Основная концепция DSS - дать пользователям инструментальные средства, необходимые для анализа важных блоков данных, используя легкоуправляемые сложные модели гибким способом. DSS специализированы по специфическим решениям или классам решений типа маршрутизации, формирования очередей, оценки и т д.

DSS отвечают на следующие типичные вопросы:

• анализ примеров - оценка значений выходных величин для заданного набора значений входных переменных;

• параметрический ("что, если?") анализ - оценка поведения выходных величии при изменении значений входных переменных;

• анализ чувствительности - исследование поведения результирующих переменных в зависимости от изменения значений одной или нескольких входных переменных;

• анализ риска - оценка изменения выходных переменных при случайных изменениях входных величин;

• оптимизация - поиск значений управляемых входных переменных, обеспечивающих наилучшее значение выходных переменных и т.п.

Исполнительные системы (ЕSS/EIS - Executive Support/ Information Systems) - это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. В организациях эти системы обычно добавляют к существующим организационным системам, где они предоставляют руководителям возможность прямого доступа ко всей финансовой и рабочей информации, а также к внешней информации такой, как рыночная информация, информация о конкурентах, о поставщиках, курсы валют и акций.

ESS фильтруют, сжимают и выявляют критические данные, сокращая время и усилия, требуемые, чтобы получить информацию, полезную для руководителей. ESS используют наиболее продвинутое графическое программное обеспечение и могут поставлять графики и данные из многих источников немедленно в офис старшего менеджера или в зал заседаний.

ESS отвечают на такие вопросы, как

• В каком бизнесе мы должны быть?

• Что делают конкуренты?

• Какие новые приобретения защитили бы нас от циклических деловых колебаний?

• Какие подразделения мы должны продать, чтобы увеличить наличность? и пр.