3. Функциональное применение информационных систем

Существует множество информационных систем, которые выделены по функциональному признаку и охватывают несколько уровней управления.

На производстве применяются такие системы, как системы автоматизированного проектирования (CAD – computer-aided design). В САD проекты продуктов (например, автомобиля) вводятся с помощью сканеров или цифровых камер. Далее они анализируются и строятся модели. В результате уменьшается количество проектировщиков и снижаются затраты на опытные образцы.

Системы автоматизированного производства (CAD – computer-aided manufacturing) используют компьютеры для управления производственными процессами с помощью роботов. Роботы осуществляют сварку, подгонку, сборку и проверку. С помощью таких систем можно быстро проверить и обнаружить ошибки, незаметные человеческому глазу.

Комплексная автоматизация производства (CID – computer-integrated manufacturing) объединяет в себе CAD и CAM нескольких производителей и поставщиков и позволяет мгновенно реагировать на спрос, избегая запасов готовых изделий (проблема JIT – “just-in-time”).

Системы, основанные на знаниях (KBS – Knowledge-Based Systems, KWS – Knowledge Work Systems) получили широкое применение в тех областях финансового и инвестиционного менеджмента, где требуется получение оценок и прогнозов, связанных с обработкой больших объемов информации.

Для систем, основанных на знаниях, характерно применение искусственного интеллекта (AI – Artificial Intelligence). К технологиям, основанным на AI, относятся нейронные сети, генетические алгоритмы, экспертные системы.

Нейронные сети используются для получения оценок и прогнозов, связанных с обработкой больших объемов информации. Генетические алгоритмы позволяют найти не точное, а приемлемое решение для сложных, в том числе и нелинейных задач большой размерности, например, при оптимизация инвестиций. Экспертные системы представляют собой сложные программные комплексы, использующие накопленные знания специалистов в конкретных областях для консультации менее квалифицированных пользователей. Более подробные характеристики систем AI приведены в Теме 11.

Системы электронного документооборота позволяют эффективно организовать обработку и пересылку электронных документов. Прежде всего, электронный документооборот помогает клеркам, секретарям, бухгалтерам или менеджерам, чья работа должна главным образом использовать или распространять информацию.

4. Технология применения электронного документооборота

Система управления электронными документами. (EDMS - Electronic Document Management Systems) - это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пересылки электронных документов.

Следует различать понятия неформализованного (произвольного) и служебного (официального) электронного документа. Неформализованный электронный документ - это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе.

Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Электронные документы (ЭД) по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:

• низкая стоимость и продолжительность передачи из одного места в другое;

• низкая стоимость и время тиражирования;

• низкая стоимость архивного хранения;

• возможность контекстного поиска;

• новые возможности защиты документов;

• упрощение подготовки;

• принципиально новые возможности представления: документ может иметь динамичное содержание (например, аудио-, видеовставки).

Основными функциями системы управления электронными документами являются:

• регистрация документов;

• контроль исполнений документов;

• создание справочников и работа с ними;

• контроль движения бумажного и электронного документа;

• создание и редактирование реквизитов документов;

• формирование отчетов по документообороту предприятия;

• создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

• работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

• электронное распространение документов;

• работа с документами в папках;

• получение документов посредством сканирования и распознавания.

Использование систем управления электронными документами позволяет получить ощутимый экономический эффект, который может быть связан:

• со снижением стоимости хранения документов;

• уменьшением затрат на поиск документов;

• уменьшением затрат на копирование документов;

• уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Рассмотрим способы классификации систем управления электронными документами.

1. По масштабу различают корпоративные системы, системы для средних предприятий и системы для организации персонального документооборота. Для корпоративных характерно привлечение системных интеграторов для адаптации системы на предприятии, высокие требования к аппаратным и программным средствам, широкий диапазон выполняемых функций, реализация информационных технологий, составляющих основу системы на «промышленном» уровне, высокая цена. Поэтому приобретение корпоративной системы могут позволить себе только крупные предприятия. К корпоративным можно отнести системы Documentum, DocuLive. Для средних предприятий целесообразнее приобрести более дешевую систему. Примером такой системы является «Эффект-Офис».

Системы для организации персонального документооборота предназначены для индивидуального использования. В данных системах могут отсутствовать некоторые функции, важные с точки зрения делопроизводства.

2. По архитектуре различают системы, функционирующие на платформе специальной программы, и системы-приложения. В качестве платформы выступает программный комплекс, реализующий принципы управления электронными документами. Основным компонентом такой программы является система управления базами данных (СУБД). Также в качестве платформы может выступать система автоматизации управления предприятием (например, 1С:Предприятие).

Системы, работающие на специальной программной платформе, используют ее функционал в контексте автоматизации делопроизводства. Примерами таких систем могут быть Optima Workflow, «Босс-Референт».

Особенность систем данного класса состоит в том, что для их работы требуется установить комплекс программ, составляющих соответствующую платформу, что требует дополнительных затрат. То есть стоимость такой системы складывается из стоимости самой программы и ее платформы. В данном случае к проблеме выбора системы добавляется проблема выбора программной платформы. Преимущества и недостатки такого решения частично схожи с первым пунктом классификации - с одной стороны - мощность, с другой - возможная избыточность и высокая цена.

Системы-приложения представляют собой самостоятельный продукт, не требующий специальных программных средств. Примерами могут служить системы «Дело», «Делопроизводство 2002», «Евфрат-Документооборот», «Эффект-Офис».

3. По типам баз данных, используемых системой различают системы, использующие реляционные базы данных, и системы, использующие документальные базы данных. Под документальными базами данных понимаются преимущественно базы Lotus Domino.Doc, хотя существуют и другие.

Системы, как первого, так и второго типов могут основываться на собственной СУБД, или на промышленной. Примерами систем с собственной СУБД являются «Евфрат-Документооборот», «Эффект-Офис».

Системы, ориентированные на обработку большого количества документов, используют для хранения информации промышленные СУБД типа MS SQL Server, Огас1е или для документальных баз данных - Lotus Domino. Принимая решение о выборе такой системы, необходимо дополнительно приобрести и установить соответствующую СУБД. Общая стоимость проекта, как правило, оказывается выше, чем стоимость системы с собственной СУБД, но необходимо учитывать, что переплата связана с лучшими возможностями промышленной системы управления базами данных. Примером системы данного типа является «Дело».

4. По технологии работы с электронными документами можно выделить несколько классов систем. Хотя некоторые системы могут обладать функциями нескольких классов, большинство продуктов имеют вполне определенную ориентацию на ту или иную область. Поэтому на практике данная классификация позволяет достаточно точно охарактеризовать системы.

• Системы управления документами (EDMS - Document management Systems);

• Системы автоматизации делопроизводства (OAS – Office Automation Systems);

Разница между EDMS и OAS в том, что EDMS ориентирована на предприятие в целом, а OAS поддерживает автоматизацию только официального делопроизводства.

• Системы автоматизации деловых процессов (Workflow management Systems) позволяют: описывать движения документов, осуществлять их координацию друг с другом, моделировать деловые процессы, устанавливать права доступа пользователей, определять срок выполнения операций и др.

• Электронные архивы осуществляют ведение архива документов предприятия в иерархии папок, коллективный доступ и редактирование, хранение версий документов, выдача поручений и контроль исполнения, быстрый поиск нужной информации.

• Системы управления записями (Record management) - это системы поддержки жизненного цикла документа, автоматизации рутинных канцелярских процедур.

• Системы управления «образами» документов. Формирование архива документов предполагает их перевод из бумажной формы в электронную. При этом простого сохранения отсканированного документа недостаточно. Системы управления образами позволяют снабдить графическое изображение документа реквизитами, аннотацией, идентифицирующими документ в системе делопроизводства.