8. Таблица.

Access работает с реляционными базами данных, поэтому объектами хранения информации являются таблицы. Для создания таблиц в среде Access необходимо открыть диалоговое окно базы данных в режиме таблицы.

При нажатии на кнопку «Создать», на экране появится диалоговое окно. В открывшемся диалоговом окне будет предложено несколько способов работы с таблицей.

1. Режим таблицы — позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы;

2. Конструктор — позволяет создать новую таблицу в конструкторе таблиц;

3. Мастер таблиц — позволяет создать новую таблицу с помощью мастера;

4. Импорт таблиц — позволяет осуществить импорт таблиц из внеш­него файла в текущую базу данных;

5. Связь с таблицами — позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

Рассмотрим метод создания таблиц с помощью Конструктора. В открывшемся окне конструктора необходимо указать «Имя поля» и «Тип данных», это необходимо для создания имен и значений полей для дальнейшей работы. При выборе имен полей следует придерживаться правил, ограничивающих допустимые имена объектов Microsoft Access. Имена объектов должны содержать не более 64 символов и могут включать любые комбинации букв, цифр пробелов и специальных символов, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (") и прямых скобок ([ ]). Имя не должно начинаться с пробела и содержать управляющие символы.

При создании таблиц не следует включать в имена объектов символ «пробел». Нужно избегать слишком длинных имен, так как такие имена трудно запоминать и на них неудобно ссылаться. При задании типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать характер значений данных. При формировании размера поля нужно знать количество символов, количество байт записи, а также представлять операции, которые должны производиться со значениями в поле.

Каждый тип данных может быть оптимизирован с помощью настройки свойств поля. Свойства поля для каждого из полей задаются по отдельности и призваны тем самым оптимизировать работу с базой данных, как с её интерфейсом, так и с пользовательской средой.

9. Ввод данных в таблицу.

Чтобы заполнить таблицу, следует перейти из окна конструктора таблицы на лист данных, нажав кнопку «Вид» на панели инструментов. При этом вид кнопки изменится, а ее повторное нажатие приведет к возврату в окно конструктора таблицы. Второй способ перехода из режима конструктора в режим ввода данных состоит в выборе команды «Режим таблицы» в пункте меню «Вид». В результате появляется таблица, состоящая из одной пустой записи. После ввода данных пустая запись смещается в конец таблицы. Именно в ней осуществляется ввод информации.

На листе данных активная запись обозначается треугольным маркером, а пустая запись - звездочкой. Для обозначения записи, в которой выполняется ввод, используется изображение карандаша. Все маркеры появляются в столбце маркировки, расположенном в левой части листа данных.

Запись таблицы активизируется при выполнении на ней щелчка кнопкой мыши. Переход от записи к записи и от поля к полю таблицы позволяют выполнить также клавиши управления курсором. В активизированном поле появляется мерцающий курсор ввода, свидетельствующий о том, что можно начинать ввод. Переход в другое поле расценивается программой как подтверждение ввода, выполненного в предыдущем поле.

Если база данных состоит из нескольких таблиц, то необходимо установить связь между полями различных таблиц. Это можно сделать, выбрав команду «Схема данных» в меню «Сервис». Появившееся диалоговое окно «Добавление таблицы» позволяет выбрать нужные объекты для установления связи между ними. Если необходимо добавить новые связи, то после выбора команды «Схема данных», следует воспользоваться командой «Добавить таблицу» из меню «Связи».

Для связывания полей следует выбрать поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице.

В большинстве случаев связывают ключевое поле (представленное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена. Они должны иметь одинаковые типы данных и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства «Размер поля». Исключением из данного правила является поле счетчика, которое можно связывать с числовым полем, если в последнем в свойстве «Размер поля» задано значение «Длинное целое».