2.2. Використання даних Excel в Access

Процес імпорту даних Excel в Access може показатися декілька заплутаним, хоча насправді таким не є. Вся справа в кількості використовуваних в процесі параметрів. Ви можете або імпортувати дані безпосередньо в таблицю Access, або створити зв'язок з таблицею Excel. Імпортовані дані записуються в Access, а зв'язані залишаються в Excel, не дивлячись на те, що є доступними для застосування в базі даних. Докладніший опис цих операцій приводиться в двох наступних розділах.

Імпорт даних Excel в таблицю Access

Під імпортом мається на увазі звичайне копіювання (передача) даних з одного файлу в іншій. При цьому Access дані не модифікує. У справжньому розділі описується копіювання даних Excel в Access. Після того, як дані записуються в таблицю Access, зміна базових даних в Excel не відбивається на імпортованих даних Access. Нам необхідно імпортувати файл Каталогиехсеl.xls виконавши такі дії.

1. Виберіть у вікні бази даних команду Файл>зовнішні дані>імпорт.

2. У меню Тип файлу виберіть Microsoft Office Excel (*.xls) потім в списку файлів вкажіть Книга 1.х1c і клацніть на кнопці Імпорт. Крім того, можна двічі клацнути на цьому файлі. У будь-якому випадку буде запущений майстер Імпорт електронної таблиці. (мал. 5)

Мал. 4

3. Насамперед майстрові потрібно знати, що імпортується — вся таблиця або її іменований діапазон. Під іменованим діапазоном в Excel мається на увазі певний набір осередків, до яких можна звертатися з використанням вказаного імені. У даній таблиці іменованих діапазонів немає, тому залиште вибраним перемикач Листи. Якщо ви встановите перемикач Іменовані діапазони список, розташований справа, не зміниться (оскільки іменованих діапазонів не існує). У нижній частині вікна майстра приведені дані таблиці. Клацніть на кнопці Далі.

4. У наступному вікні як імена полів можна вказати заголовки стовпців Excel. Рекомендується завжди встановлювати прапорець Перший рядок містить заголовки стовпців . Інакше імена полів оброблятимуться Excel як звичайні записи. Встановивши прапорець, клацніть на кнопці Далі.(мал. 6) Мал. 6

4. Майстер дозволяє зберегти дані в новій таблиці або в що вже існує. За умовчанням вибраний перемикач У новій таблиці. Не змінюючи нічого в цьому вікні, клацніть на кнопці Далі

5. У наступному вікні виконуються багато дій. По-перше, можна перейменувати будь-яке поле, вибравши його в нижньому списку і вказавши ім'я в елементі управління Ім'я поля. По-друге, можна вказати індекс, про який розповідається в розділі 11, «Налаштування таблиць». Якщо Access важко в інтерпретації даних, активізується список Тип даних за допомогою якого можна вказати тип даних для поля. Вибір прапорця Не імпортувати (пропустити) поле приведе до відміни імпорту певного поля. Залиште всі параметри без змін і клацніть на кнопці Далі.

6. На даному етапі майстер має намір допомогти у визначенні первинного ключа. За умовчанням передбачається створення нового ключа автонумерації. Виберіть перемикач Визначити ключ, а потім, в списку, що розкривається, справа, опцію Ім'я. Потім клацніть на кнопці Далі (інформація про первинні ключі міститься в розділі 4, «Планування бази даних»).

7. У останньому вікні привласніть новій таблиці ім'я. Таблиця Каталоги вже існує, тому введіть ім'я Каталоги і клацніть на кнопці Готово. На екрані з'явиться повідомлення про імпорт електронної таблиці. Клацніть на кнопці ОК.

8. У вікні Рослини: база даних знайдіть нову таблицю і відкрийте її. Таблиця з імпортованими даними показана на мал. 2.3. Вона дуже схожа на початкову таблицю Каталоги — у них навіть загальний первинний ключ. Дані в процесі виконання операцій експорту-імпорту практично не змінилися.

Дані Excel не обов'язково імпортувати в Access. В деяких випадках з таблицею Excel можна створити зв'язок. Такий зв'язок є динамічним. Це означає, що при внесенні змін до джерела даних, тобто в Excel, вони змінюються і в Access, і навпаки. Щоб продемонструвати описуваний ефект на практиці, набудуємо зв'язок з файлом Каталогиехса! .xls, виконавши наступні дії.

Мал. 7 Майстер створив нову таблицю і скопіював в неї дані з таблиці Excel

1. Виберіть в Access команду Файл>зовнішні дані> Зв'язок з таблицями.

2. У списку Тип файлу виберіть елемент Microsoft Excel (*.xls) вкажіть в списку файлів таблицю Каталогиехсеl .xls і клацніть на кнопці Зв'язок. Крім того, на файлі можна двічі клацнути (для вказівки файлів в інших таблицях використовується елемент управління Текаале в даному прикладі його не буде потрібно). Буде запущений майстер Зв'язок з електронною таблицею.

3. Насамперед слід вказати, що саме зв'язуватиметься — вся таблиця або тільки іменований діапазон. Залиште вибраним перемикач Листи і клацніть на кнопці Далі.

4. У наступному вікні можна вказати заголовки стовпців Excel як імена полів. Рекомендується завжди встановлювати прапорець Перший рядок містить заголовки стовпців . Інакше імена полів будуть оброблені Excel як звичайні записи. Встановивши прапорець, клацніть на кнопці Далі.

5. У останньому вікні введіть ім'я нової зв'язаної таблиці Связанниєкаталогиізехсеl клацніть на кнопці Готово, а потім на кнопці ОК у вікні попередження. Серед інших записів таблиць у вікні бази даних з'явиться запис нової таблиці, що володіє на відміну від записів всіх інших таблиць значком Excel, як показано на мал. 2.4.

Сміливо відкривайте зв'язану таблицю і вносите до неї зміни. Потім відкрийте початкову таблицю в Excel і переконаєтеся, що її вміст також змінився. Тепер, навпаки, зміните дані в цій таблиці, закрийте її, відкрийте зв'язану таблицю в Access, і ви переконаєтеся, що в ній відобразилися зміни, вироблені в таблиці Excel.