79. Формы официальных отношений в управлении персоналом.

Основной формой официальных отношений в системе управления является отдача распоряжений. Распоряжение – сообщение, передаваемое руководителем подчиненному, касающееся содержания и результатов его деятельности. Оно содержит постановку обязательной для выполнения задачи, перечень ограничений и в отдельных случаях инструкции о порядке выполнения заданий.

По способу отдачи распоряжения могут быть устными, письменными и смешанными, что зависит от срочности и важности решаемой проблемы, взаимоотношений между руководителем и подчиненными, степени зрелости последних.

Если распоряжение длинное, то его следует отдавать в письменном виде, так как человек запоминает ограниченный объем информации. Письменные распоряжения предпочтительны также в крупных организациях.

Устные распоряжения отдаются при решении срочных задач в небольших стабильных коллективах. Специфика такого распоряжения является возможность неоднозначного толкования их смысла как отдающим, так и получающим. На основе этого может возникнуть расхождение между тем, что руководитель хотел сказать и что сказал на самом деле (ну и что подчиненный понял и что принял к исполнению).

Смешанные – сначала для оперативности отдаются отдаются устные, в том числе и телефонные, а затем делается письменное подтверждение.

Считается, что служебные распоряжения нужно отдавать в письменной форме, а личные проблемы решать в устной.

Распоряжения могут быть: директивными (приказ, указание, поручение) и демократическими (совет, рекомендация, просьба, вызов добровольцев). Такие распоряжения зависят от целей, особенностей ситуации, личности и уровня развития сотрудников.

Приказ – обязывает подчиненных определенным образом точно и в установленные сроки выполнить задание, которое составляет суть распоряжения, по содержанию бывают предписывающими, запрещающими и инструктирующими. Команда – устный приказ.

Поручение – четкая информация о целях и задачах, регламентирует содержание задания, оставляя свободу выбора способа выполнения, иногда и сроков.

Просьба – распоряжение, если доверительные отношения.

Совет составляет определенную свободу в отношении содержания, оставляя четкой только суть.

Распоряжение могут усиливается рядом дополнительных мер воздействий : убеждение, апелляция к логике, пожелание, просьба, вознаграждение, санкции.

Задача, которая ставится, должна соответствовать реальным возможностям исполнителя. Задание должно быть логично. Если организация деятельности не регламентирована, ослабляется исполнительская дисциплина. Положительные эмоции, вызывающие инициативу подчиненных обеспечивают: соответствие возможностям подчиненных, их культуру, уровню образования, психологическим особенностям, возможностью проявления личных способностей, инициативы, самостоятельности (даже в условиях состязания), пониманием важности, ответственности, полезности решения, наличием сроков и формы отчетности, формированием у исполнителя нужного психологического настроя на необходимые действия путем предварительной договоренности, доведение задания в форме вежливой просьбы вне зависимости от личных отношений, подчеркиванием способностей данного лица.

Отдавая распоряжение, руководитель должен убедиться в хорошем понимании подчиненным его смысла, исключить возможность дополнительных несанкционированных поручений, довести до исполнителя сроки и форму отчетности и периодически осуществлять контроль за его деятельностью и результатами.

Тактика работы с подчиненными.

Убеждение – воздействие, которое должно доказать истинность, моральность или аморальность, влияет на активизацию мышления и вызывает чувства, способствующие на принятие предложений, направленности взглядов и отношений, происходит в форме дискуссии.

Условия эффективного убеждения: соответствие его содержания и формы уровню развития личности, всесторонность, последовательность и обоснованность, , учет индивидуальных особенностей убеждаемых, использование и общих принципов, и конкретных фактов, опора на всем известные мнения и примеры, эмоциональность.

Внушение – рассчитано на некритическое восприятие слов, выраженных в них мыслей и волевых импульсов, а на эмоциональность. Виды: произвольное/ непроизвольное, прямое/ косвенное. Отличается от убеждения категоричным характером, давлением воли и авторитета. Степень внушаемости зависит от возраста, личностных свойств, типа и характера мышления, состояния психики внушаемого в данный момент, авторитета внушающего, знания им оппонента, ситуации.

Похвала – должна следовать за любыми достойными действиями и результатами. Требования к похвале: дозированность, объективность, последовательность, регулярность, контрастность. Ее отсутствие, неискренность демотивируют.

Критика - отрицательная оценка недостатков и упущений. Должна быть конструктивной, стимулировать, направлена на устранение недостатков, указывая на их возможные варианты, конфиденциальность, доброжелательность, внесение элементов похвалы, уважительность, сопереживание.

Псевдокритика должна пресекаться, виды: критика для сведения личных счетов, критика как средство сохранения или улучшения своего положения, как стиль работы ( авторитарность), формальная ( протокольная), показная, организованная ( дозволенная) критика инспирируется высшим руководством в свой адрес с целью укрепления своих позиций и создания образа демократа, критика – упреждение ( в спорах).