Классификация документов в пределах фонда

Разновидностями архивного фонда являются:

• архивный фонд учреждения (организации), состоящий из документов, образовавшихся в дея­тельности одного учреждения (организации);

• архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

• объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых ча­стей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою историчес­кие и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельно­сти, единство местонахождения и др.; для частных лиц — родствен­ные, профессиональные, творческие отношения).

Архивная коллекция - совокупность отдельных доку­ментов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологи­ческому и др.).

Основными принципами фондообразования являются:

• недробимость фонда;

• единое название фонда;

• единый номер фонда;

• единое хранение фонда.

III. Классификация в пределах архивного фонда – определяется структура фонда.

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов.

Единица хранения - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск, использование.

Классификация дел в пределах архив­ного фонда состоит из двух этапов:

разработки схемы классификации дел фонда;

распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Разработка схемы классификации дел фондов явля­ется важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов.

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименова­ний структурных подразделений учреждения-фондообразовате­ля, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организа­ции архивного фонда, для распределения дел фонда по груп­пам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закреп­ляется описью.

Прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельнос­ти. Эта работа производится с учетом основных и дополнительных признаков классификации.

К основным классификационным признакам относятся:

структурный — в соответствии со структурными подразделе­ниями;

функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функ­ций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов;

хронологический — по датам или периодам, к которым отно­сятся документы.

К дополнительным классификационным признакам относятся:

номинальный — по видам дел, видам и разновидностям доку­ментов;

корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем;

авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отра­жены в документах;

географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание доку­ментов, их авторы или корреспонденты;

хронологический — по датам документов.

При разработке схемы классификации следует запомнить, что:

• необходимо использовать только основные признаки;

• из всей совокупности основных признаков берут только два;

• одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический;

• выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочета­ние таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический. При структурно-хронологической схеме все дела сначала группируются по структурным подразделениям. При хронологически-структурной схеме дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп - по структурным подразделениям.

Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной струк­турой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сна­чала группируются по годам, а внутри хронологических групп - по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя.

Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологическиноминальную схему систематизации.

Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хроно­логически-тематическая схемы.

Для объединенного архивного фонда при классификации дел сна­чала производится группировка дел по фондам, входящим в объе­диненный архивный фонд.

Для фондов личного происхождения схемы классификации доку­ментов определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объе­мом документов фонда.

Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться двумя способами: непос­редственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируют­ся по разделам и другим более мелким делениям в схеме и после­довательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располага­ются в предусмотренной схемой классификации последователь­ности и нумеруются в порядке валовой нумерации.