Содержание раздела “Анализ структуры организации по признакам

“связь”, “соединение”, “тип”

В этом разделе курсовой работы и последующих разделах необходимо представить организации как систему и выявить разнообразные структурные модели организации по рассматриваемым классификационным признаком. Основными терминами, которые предстоит изучить являются: “структура”, “элемент”, “модель”, “связь”, “соединение”, “конфигурация” и т.д.

Структура – это организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, совокупность и пропорциональность между составляющими её элементами.

Структура может быть представлена последовательным расчленением (декомпозиция системы) на подсистемы, компоненты, элементы с взаимосвязями между ними. В зависимости от поставленной цели декомпозиции системы можно отобразить разнообразные виды структур, которые представить теоретико-множественным отношением, в виде матриц, графическими образами и другими моделями.

Термин “модель” имеет весьма многочисленные трактовки. В наиболее общей формулировке будем придерживаться следующего определения модели. Модель – это объект, который имеет сходство в некоторых отношениях с прототипом и служит средством описания и/или объяснения, и/или прогнозирования поведения прототипа.

В курсовой работе составление моделей структур организации проводится на основе несложного метода моделирования – ситуационного моделирования и дополняется вербальным (словесным) описанием модели. Ситуационное моделирование опирается на модельную теорию мышления. Основой построения модели является представление объектов в виде совокупности элементов, связанных между собой определенными отношениями, отображающими семантику предметной области. Модель объекта имеет многоуровневую структуру и представляет собой тот информационный момент, на фоне которого протекают процессы управления. Чем богаче информационная модель объекта и выше возможность манипулирования ею, тем лучше и многообразней качество описания.

При выделение структурных моделей следует применить понятие элемент структуры. В теоретическом плане элемент – это некоторый объект (материальный, энергетический, информационный, организационный), который можно выделить в системе в соответствии с поставленной задачей, который обладает рядом важных свойств и реализует в системе определенный закон функционирования, внутренняя структура которого в моделируемой ситуации не рассматривается. Элементы системы должны обладать следующими свойствами:

• схожестью и совместимостью;

• способностью к налаживанию связей между собой;

• антуализацией функций;

• интегративностью функций;

• приспособляемостью функций к внешним и внутренним ситуациям;

• способностью к согласованному выполнению функций.

Для объектов курсовой работы – социальных организаций в качестве элементов структурных моделей принимаются подразделения организации (службы, отделы, цеха, участки), работники (профессии, должности), функции подразделений и работников(документооборот, информационные коммуникации, служебные обязанности).

Понятие “связи” обеспечивает возникновение и сохранение структуры и свойств системы, характеризует одновременно и строение (статику), и функционирование (динамику). Понятие “связь” является сложной категорией, так как трактуется разным образом. В механике “связь” – это взаимоотношения, ограничения, накладываемые на элементы. Существует весьма развитая классификация механических связей, характеризующая связи по направлению (прямые и обратные, положительные и отрицательные, направленные и ненаправленные), силе (слабые и сильные, удерживающие и неудерживающие), характеру (подчинения, равноправия, порождения, управления) которая однако не применяется в теории систем в полной мере. В этом случае “связь” трактуется как компонент системы, осуществляющий взаимодействие между другими компонентами (элементами), а также в целом в системе и системы с внешней средой. Одна из задач курсовой работы состоит в рассмотрении многообразия проявления связей в сложной структуре социальной организации.

Количество связей зависит от числа элементов и может быть определено по формуле:

С=n (n – 1) (1)

где n – количество элементов, входящих в систему

В тоже время в динамичной системе связи между элементами не однозначны, а многозначны и многоплановы. Если принять проявление их только в двоичном сочетании, то число связей устанавливает другая формула:

n (n – 1)

С = 2 (2)

При выполнении пунктов раздела 2 и последующих разделов курсовой работы необходимо приводить конкретные примеры для теоретических моделей структур, которые приводятся в методических указаниях, исходя из многообразия в проявлении связей между элементами.

Анализ структуры организации по признаку “связь” с определения основных связей и подчиненных связей. Основные связи определяют строение системы и формируют главный контур структуры. Такие связи функционально необходимы друг другу и всей системе, так как обеспечивают выполнение основной производственной деятельности в организации. Например, для машиностроительного предприятия это связи между цехами одного производства, для коммерческого (торгового) предприятия – связи между складами и торговыми точками. Кроме того, основные связи устанавливают контур необходимых подчиненных связей, назначение которого – обеспечить функционирование главного контура. Такие связи могут влиять на функционирование системы (организации), но имеют различные предназначения и проявляются в функционально необходимых ситуациях. К числу подчиненных связей относят следующие.

Дополняющие связи создают условия для эффективной реализации основных связей. Например, основные связи между смежными производствами должны дополняться связями этих производств с транспортным цехом и другими вспомогательными и обслуживающими производствами.

Дублирующие связи обеспечивают гарантированность осуществления определенных функций системы и её отдельных элементов в случае нарушения функций. Например, указания руководителя организации в устной форме дублируется письменным приказом; предприятие налаживает работу с несколькими поставщиками, для обеспечения надежности поставок материальных ресурсов.

Контрольные связи позволяют обеспечить рациональность как отдельных межкомпонентных связей, так и всей структуры организации в целом. В деятельности предприятий присутствует внутренний и внешний контроль.

Корректирующие связи обеспечивают внешние изменения в реализацию межкомпонентных связей организации, позволяют устранить отклонения, возникающие в процессе функционирования системы, и адаптировать структуру к новой ситуации.

На сегодняшний день основным принципом построения любых организационных систем (биологических, технологических, социальных) –является иерархия. Термин “иерархия” в буквальном переводе с греческого – священная власть (hierarchia = hieros + arche) – был введен для характеристики организации христианской общины. Применение принципа иерархии и социальных систем, в том числе и хозяйственных организаций, необходимо для отражения вертикального подчинения между различными уровнями организацией: иерархия властных полномочий, иерархия функций, иерархия функциональных обязанностей.

С иерархией властных полномочий тесно переплетается распределение ответственности и компетенции, связанных с деятельностью организации. Отношение подчиненных или отсутствие такового удобно описывается с помощью графического отображения, показанного на рис.3.

Звено Б системы подчиняется звену

А,

звенья В и Б являются звеньями

одного уровня

Рис. 3. Графическое изображение вертикальных и горизонтальных связей

В рамках деловой организации иерархия предусматривает распределение полномочий и функциональных обязанностей носит более сложных характер. Вертикальные связи могут быть не только отношения иерархической соподчиненности, но и любые другие межуровневые отношения (технологические, социальные и др.). Горизонтальными связями являются отношения между компонентами одного уровня. Направленность вертикальных и горизонтальных связей в этом случае является двойной. Поэтому при графическом изображении стрелки направленность связей не показывают. В курсовой работе направленность связей и иерархию структуры по одной из цепей необходимо пояснить (для вертикальной и горизонтальной связи).

Пример изображения вертикальных и горизонтальных связей ( рис.4,5)

3-й - уровень

2-й - уровень

1-й - уровень

Рис.4. Три уровня вертикальной связи

Рис.5. Горизонтальная связь на уровне директоров

Прерывистость связи – время действия связи (длительность). По прерывности различают два вида связи:

• непрерывная, т.е. долговременная связь;

• дискретная, т.е. связь, имеющая разрывы во времени действия. Дискретные связи могут быть разовыми, периодическими и ситуационными.

Непрерывные связи составляют основу структуры организации, обеспечивают стабильность такой структуры. Это не предполагает обязательного наличия каких-либо непрерывных процессов, протекающих между соответствующими компонентами организации. Важно, чтобы существовала постоянная взаимообусловленность и взаимосогласованность функционирования этих компонентов организации. Непрерывными являются, например, отношения иерархической соподчиненности, отношения между смежными подразделениями производственного цикла, согласование приказа на увольнение работника. Периодические дискретные связи характеризуются цикличностью их реализации, например, это может быть проведение контракта, инвентаризации, собраний. Ситуационные связи устанавливаются по мере возникновения соответствующей ситуации, например, проверка качества поступающих ресурсов потребовало приостановить поставки от поставщика этих ресурсов.

Отражая соответствующие функциональные процессы в пространстве и во времени, связи между элементами и внешней средой могут быть инвариантными и вариабельными.

Инвариантными являются связи, которые могут оставаться практически неизменными при различном изменении ситуаций и условий функционирования организации. Инвариантность может быть обусловлена:

• Существенными характеристиками системы, ее целевой ориентацией и функциональным назначением, например, стандартность технологий или процедур предопределяет неизменность связей между компонентами в любых ситуациях. В частности технологический процесс изготовления заготовки в кузнечно-прессовом цехе: рубки исходного материала, разогрев, прессования , штамповка, термообработка, чистка, правка, шлифовка.

• Спецификой реализации связей в конкретной организации, например, жесткая однозначность связи иерархической соподчиненности в военных организациях.

Вариабельными являются связи, которые при определенном изменении ситуации также изменяют свои характеристики. Вариабельные связи являются ситуационными связями и решают задачу адаптации организации к изменяющейся ситуации. Например, предприятие заключило дополнительное соглашение на поставку заготовки определенного вида на другое предприятие, т.е. произошло увеличение объекта заказа. Для того, чтобы выполнить заказ в срок в отдел кадров поступила заявка на прием рабочих-штамповщиков.

Внутрисистемные межкомпонентные связи составляют структуру организации, однако сами по себе, как таковые, не определяют ее строения. Основой строения структуры являются соединения. Соединения – это узел связи со всей совокупностью входящих и выходящих из него каналов. Соединения устанавливает связь данного “узлового” элемента системы технологии соединения приведена в таблице1.

Таблица1

Типология соединений

Тип соединения	Характеристика узла связи (элемента)	Тип соединения	Характеристика узла связи (элемента)
Последовательное	Одна входящая связь и одна выходящая	6. Простое многоканальное	Число каналов связи >2, при этом число входных равно числу выходящих каналов
Простое встречное	Два канала связи, оба входящие	7. Многоканальное сужающееся	Число выходных каналов меньше числа входных каналов
Многоканальное встречное	Каналов связей несколько (>2), все входные	8. Конвергентное	Число входных каналов несколько, выходной канал один
Простое расходящееся	Два канала связи, оба выходящие	9. Многоканальное расширяющееся	Число выходных каналов больше числа входных каналов
Многоканальное исходящее	Каналов связей несколько (>2), все выходящие	10. Дивергентное	Входной канал один, выходных каналов несколько

В таблице обозначено: Э – элемент организации. Направление каналов связи может быть как вертикальное, так и горизонтальное и смешанное (вертикально-горизонтальное). В курсовой работе следует найти пример и пояснить на базе конкретной социальной организации (объекта) для каждого из 10 типов соединений.

Примеры.

• последовательное соединение (горизонтальное расположение каналов связей)

Рис. 6 Последовательное соединение (горизонтальное расположение каналов связи):

где 1 – входная связь, информационный поток из внешней среды – факс, полученный отделом МТО о поставке партии материалов на ж/д станцию;

2 – выходная связь, информационный поток – заявка на транспортный цех о выделении автотранспорта для доставки материалов с ж/д станции на склад

Рис. 7 - многоканальное расходящееся соединение (вертикально-горизонтальное расположение каналов связей)

где 1,2,3,4 – сообщения коммерческого директора о заключенном договоре на производства чугунных литых заготовок соответственно: генеральному директору, главному инженеру, директору по развитию, начальнику чугунно-литейному цеха.

Конфигурация структуры является основной характеристикой, в соответствии с которой осуществляется классификация структур по типу связей. Различают простые и сложные конфигурации. Простые структуры имеют строение какой-нибудь определенной базовой конфигурации. Основные типы простых конфигураций и их характеристика приведены в таблице 2.

Таблица 2

Простые конфигурации структуры

Наименование структур	Схема конфигурации	Характеристика
Цепная Горизонтальная Вертикальная комбинированная		Основана на линейной связи соединений. Характеризуется тем, что каждая вершина связана с двумя соседними. При выходе из строя хотя бы одного элемента (связи) структура разрушается.
Кольцевая (замкнутая цепь)		Любые два элемента обладают двумя направлениями связи. Появляется скорость общения. Отсутствует центр, поэтому неорганизованна, неустойчива
Звездная		Разомкнутая, с четкой централизацией и отсутствием периферийных связей. Сформирована на основе расширяющегося или сужающегося соединения.
Наименование структур	Схема конфигурации	Характеристика
4. Колесо		Является синтезом кольцевой и звездной конфигурации. Помимо центра имеет развитые периферические связи. Хорошо и устойчиво организована, более упорядочена.
5. Всеканальная		Имеет структуру полного графа хорошая надежность функционирования, эффективность высокая за счет лишения кратчайших путей. Имеет высокую стоимость, в некоторых случаях избыточные связи.
И A ерархическая - Вертикальная расширяющаяся - Вертикальная сужающаяся		Разомкнутые централизованные структуры на основе конвергентных соединений. Все элементы кроме верхнего и нижнего уровней обладают как командными, так и подчиненными функциями.
С C отовая (матричная)		Децентрализованная структура с высокой степенью регламен-тированности связей, сформированная на основе разных типов соединений. Характеризуется наличием резервных связей, в конечном виде замкнутая, имеет высокую надежность функционирования, но и высокую стоимость.

Организационную структуру определяют следующие характеристики (параметры):

• количество звеньев управления;

• количество уровней иерархии;

• Степень централизации (децентрализации) управления;

• Делегирование полномочий;

• Норма управляемости.

Звено управления – это организационно-обособленный, самостоятельный орган управления, выполняющий определенные функции управления (отдел, бюро). Связи между звеньями одного уровня иерархии являются горизонтальными и выражают отношение взаимодействия (координации).

Уровень иерархии - это звенья (звено), расположенные на вертикали управления при этом выражены отношения подчинения нижних уровней верхним. Для каждого звена управления связи со всеми подчиненными ей уровнями называют внутренними, а остальные внешними.

Степень централизации (децентрализации) управления. Система управления является централизованной, если все властные полномочия осуществляются только в старшем (центральном) уровне иерархии. Система управления называется децентрализованной, если командные полномочия принимают отдельные элементы, независимо от других элементов и не корректируются в центральном органе (звене). Децентрализованная система обладает преимуществом, что в ней органы управления максимально приближены к объектам управления. В реальных системах часть решений принимается централизованно, а часть – децентрализовано.

Делегирование полномочий – передача части функций и прав управления нижестоящим уровням (звеньям). Используется это для разгрузки центра, повышения оперативности, и качества управления.

Норма управляемости – число непосредственных подчиненных, которыми может эффективно управлять один руководитель. В настоящее время считается, что норма управляемости составляет 5-12 подчиненных на одного руководителя.

В курсовой работе необходимо составить примеры простых конфигураций для рассматриваемого объекта, с учетом конкретных ситуаций и проявлений на базе приведенных в таблице 2 схем, их характеристик и параметров организационной структуры.

Примеры представления конфигураций структуры

­

Директор по развитию		Главный инженер		Директор по производству

Рис.8 - Горизонтальная цепная конфигурация

Последовательное согласование планов внедрения новой продукции.

Д иректор по экономике и финансам

Директор по развитию		Зам. генерального директора		Коммерческий диерктор

Директор по производству

Рис.9 - Всеканальная конфигурация

Проявляется в решении производственных вопросов при делегировании полномочий и сочетании централизации и децентрализации.

Далее необходимо рассматривать организационно-управленческую структуру объекта курсовой работы как сложную конфигурацию и определить тип сложной конфигурации. Формирование сложной конфигурации можно рассматривать в виде интеграции простых конфигураций разных типов или в виде самостоятельно сформированной структуры. Количественными параметрами сложной конфигурации являются вертикальный и горизонтальный размеры. Под вертикальным размером (ВР) понимается число уровней иерархии структуры. Горизонтальный размер (ГР) – число звеньев (элементов) на наиболее развитом уровне. Если вертикальный размер больше горизонтального, структура называется высокой, если вертикальный размер меньше горизонтального – плоская структура. Если вертикальный размер равен горизонтальному – квадратичная.

Примеры определения типов сложных структур (конфигураций).

3 ^й уровень

2^й уровень

1^й уровень

ВР = 3; ГР = 8; ВР  ГР

Рис.10 -Плоская структура

6^й уровень

5^й уровень

4^й уровень

3^й уровень

2^й уровень

1^й уровень

ВР = 6; ГР = 5; ВРГР

Рис 11 - Высокая структура