1 Результаты предпроектного обследования объекта автоматизации

Объектом автоматизации является частная организация спорткомплекс «Атлет». Её персонал составляет 13 человек, из них 7 тренеров.

Свою деятельность данная организация начала в 1992 году. За это время она не претерпела значительных изменений и находится в данный момент на этапе внедрения информационных технологий.

Миссия организации заключается в предоставлении возможности по оздоровлению и улучшению спортивных навыков населения.

Целью данной организации является получение прибыли путем предоставления услуг по посещению спортивных секций, а так же индивидуальных и групповых занятиях с тренером.

Ниже в таблице 1.1 представлена классификация организации спорткомплекс «Атлет».

Таблица 1.1 – Классификация организации

Признак классификации	Тип организации
Принцип построения и функционирования организаций	Формальные
Принцип принадлежности к форме собственности	Частные
По принадлежности к организационно-правовой форме	Общество с ограниченной ответственностью (ООО)
В зависимости от вида деятельности	Коммерческая
По принадлежности к отрасли	Спортивная
По масштабам деятельности	Национальные

Ресурсами данной организации являются: финансовые ресурсы (капитал организации), кадровые ресурсы (персонал организации), недвижимость (помещение спорткомплекса «Атлет»), а также различные материальные ресурсы (спортивное оборудование, мебель, литература и т.д.).

К процессам, протекающим в организации можно отнести: продажа абонемента посетителю, учёт посетителей и персонала организации, составление расписания и плана тренировок, выдача заработной платы сотрудникам, плановый осмотр спортивного оборудования, учёт прибыли и составление бухгалтерских отчётов.

Основным процессом организации является продажа абонемента посетителю. Он включает в себя такие процессы как учёт занятости кадров, учёт свободных помещений, составления расписания и плана тренировок.

Схема организационной структуры Спорткомплекса «Атлет» представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – Схема организационной структуры Спорткомплекса «Атлет»

Контроль работы организации в целом и её персонала осуществляет директор спорткомплекса.

Процесс предоставления услуг по спортивному оздоровлению и физическому совершенствованию осуществляется тренером. Также тренер определяет физические возможности посетителя и составляет расписание и план тренировок.

В бухгалтерии осуществляется бухгалтерский учёт, формирование бухгалтерских и финансовых отчётов. Также данным подразделением обрабатывается информация относительно состояния имущества и финансовых операций.

Заместитель директора по организационным вопросам занимается решением организационных вопросов внутри организации.

В отделе кадров хранится и обрабатывается вся информация относительно персонала организации. Формируется штатное расписание, ведётся учет вакансий, определяются надбавки и размер заработной платы.

Деятельность спорткомплекса «Атлет» тесно связана с другими частными и государственными организациями. Данная организация сотрудничает с различными спортивными учреждениями для проведения совместных мероприятий и различных соревнований. Также влияние оказывают органы контроля такие, как пожарная и налоговая инспекция.

В данный момент в спорткомплексе отсутствует автоматизированная информационная система. Все записи о производятся вручную. Также тренер самостоятельно формирует расписание и план тренировок для каждого посетителя. Для формирования различных справок, отчетов о посетителях и персонале организации, а также при формировании различных служебных документов используются программные продукты MS Office Word и MS Office Excel, в которые данные вносятся вручную.

К недостаткам данной информационной системы можно отнести то, что данные о посетителях обрабатываются вручную, нет возможности автоматизированного учёта свободных помещений, графика работы тренеров, а также физических данных посетителя. Также отсутствует возможность быстрого получения отчёта о занятости тренеров, свободных помещений.

Для ускорения задач формирования расписаний и планов тренировок посетителей, а также для предотвращения возможных ошибок требуется автоматизировать комплекс задач «Составления расписания и плана тренировок». Для этого необходимо произвести построение единой базы данных, через которую обеспечивается взаимосвязь данного комплекса задач с другими задачами, создать локальную компьютерную сеть между подразделениями.

В результате возникает необходимость в реорганизации организационной структуры Спорткомплекса «Атлет» путём создания отдела «Автоматизации и информационных технологий».

Схема организационной структуры Спорткомплекса «Атлет» с учетом изменений в управлении объектом приведена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 – Схема организационной структуры Спорткомплекса "Атлет" с учётом изменений в управлении объектом

После внедрения ИС будут внесены изменения во взаимосвязь между подразделениями. Предполагается изменение документооборота между отделами с бумажного на электронный путем создания локальной компьютерной сети (ЛКС). Будут предоставлены современные средства коммуникаций, которые предназначены для повышения эффективности работы персонала организации. С целью обеспечения функционирования системы было создан новый отдел «Автоматизации и информационных технологий». Его основной функцией является обеспечение работоспособности и безопасности информационной системы «Спорткомплекс» на должном уровне. В данном отделе было предусмотрено четыре должности, такие как: начальник отдела автоматизации и информационных технологий, администратор БД, администратор компьютерной сети и системный администратор. Основной задачей начальника отдела автоматизации и информационных технологий будет состоят в контроле за работой отдела и ИС в целом. Задачами администратора БД будут эффективное использование и сопровождение, включая управление учётными записями пользователей БД и защиту от несанкционированного доступа. Администратор компьютерной сети отвечает за работу сети в штатном режиме, в его задачи входит установка, конфигурирование и поддержание в рабочем состоянии сетевого оборудования, мониторинг сети и своевременное обнаружение и устранение проблем возникающих с компьютерной сетью. Системный администратор обеспечивает поддержку работоспособности вычислительного оборудования (АРМов пользователей, сервера). При реорганизации существующих подразделений необходимо обеспечить каждого конечного пользователя автоматизированным рабочим местом. Каждое подразделение необходимо подключить к локальной компьютерной сети, а также обеспечить необходимым оборудованием для обмена данными и цифровой печати. Каждому конечному пользователю необходимо будет пройти быстрый обучающий курс пользователя ИС «Спорткомплекс», а также ознакомится с действующим руководством пользователя.