Розділ 9. Порядок проходження та виконання документів

9.1. Загальні положення.

0. 9.2. Попередній розгляд прийняття документів.

1. 9.3. Схема руху вхідних документів.

2. 9.4. Порядок проходження вихідних документів.

3. 9.5. Порядок проходження внутрішніх документів.

Навчальні завдання:

• познайомити з документообігом документів на підприємстві;

• охарактеризувати причини та необхідність попереднього розгляду документів;

• висвітлити схему руху вхідних документів;

• розкрити порядок проходження внутрішніх та вихідних документів.

9.1. Загальні положення

Документообіг – це рух документів в організації з моменту їх отрима- ння або створення до закінчення виконання або відправки. Правильна орга- нізація документообігу сприяє оперативному проходженню документів у апараті управління, рівномірному навантаженню підрозділів і посадових осіб, має великий вплив на управлінський процес в цілому.

Документообіг в установі виконується у виді потоків документів, циркулюючих між пунктами обробки інформації (керівники установи і структурних підрозділів, спеціалісти та кваліфіковані службовці) та пунктами технічної обробки документів (експедиція, комп’ютерне бюро,

копіювально - множельний центр і т. тд.)

По відношенню до апарату управління розрізняють потоки поступаючих, відправляємих та внутрішніх документів.

При вступі до установи відбувається розподіл вступаючого об’єму документів на потоки, спрямовані керівництвом, у структурні підрозділи та безпосередньо виконавцям.

У підрозділах формуються потоки, які на виході з установи формують потік відправляємих документів. Окрім того, в установі циркулюють доку-менти, які створюються у ньому та не виходячи за його межі - це потоки внутрішньої документації.

До числа основних параметрів потоків, взятих до уваги при організації документообігу, відносяться:

• напрям потоку, який визначається пунктами відправки та призначення;

• об'єм потоку, який визначається кількістю документів, які проходять через нього в одиницю часу;

• структура потоку, яка визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифіційного ділення;

• режим потоку, який визначається періодичністю руху документів через пункти обробки.

При проектуванні та раціоналізації документообігу керуються положеннями, виробленими практикою діло виробництва та вдосконалення організації керівницької праці.

Рух потоків повинен бути прямоточним, тобто виключаючим оборотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Слідує керуватися принципом однократного перебування документу в одному структурному підрозділі або у одного виконавця. Перебування документу у тій чи іншій інстанції має бути строго обумовлене необхідністю його обробки та виходити з відповідних організаційних і технологічних положень.

Обробляти документи необхідно на основі паралельного виконання різних операцій над ними, щоб скоротити час їх перебування у сфері діло виробництва та збільшити оперативність виконання. Наприклад, копіювання документа, у виконанні якого повинні приймати участь декілька осіб, і одно –часна передача копій усім виконавцям, використання у всіх можливих випадках звітно інформаційних даних про документ замість самого документа, розмноження проекту документу для одночасного узгодження його з декількома установами і т.д.

Копії з документа знімають після його розгляду керівництвом та написання резолюції. Число копій відповідає числу виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у визначені строки передаються й виконані копії.

Звітно - інформаційні данні про хід руху і виконання документа, результати контролю і т.д. можуть передаватись по телефону, за допомогою реєстрації карток та іншими методами, виключаючи зворотні рухи документів.

При проектуванні раціональних документообігів в установі створюють схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути документів, визначити етапи їх обробки, уніфікувати шляхи руху та порядок обробки різних категорій документів та встановити на цій основі раціональний порядок роботи з документами в установі.

Схеми документообігу розробляються керівництвом діло виробничої служби за участі робітників відділів НОП та узгоджуються з керівниками заінтересованих структурних підрозділів. Затверджує схеми проходження документів керівник діло виконавчої служби або установи.