9.3. Схема руху вихідних документів

1-й екземпляр направляється разом із документом секретарю керівника установи і після фіксації на ньому резолюції разом із документом передається у структурний підрозділ;

2-й екземпляр також направляється разом із документом секретарю керівника і після фіксації на ньому резолюції передається до контрольної служби;

3-й екземпляр залишається у канцелярії та служить для видачі справок, починаючи з моменту реєстрації документів в установі.

Одним із варіантів руху документів є випадок при якому документ від керівника поступає виконавцю, оминаючи керівництво структурного підрозділу.

В цьому випадку:

1-й екземпляр направляється разом з документом до структурного підрозділу; 2-й екземпляр направляється до контрольної служби; 3-й залишається у канцелярії та служить для видачі справок, починаючи з моменту реєстрації документу в установі.

Варіантами руху документу є передача пакетів, адресованих «особливо», безпосередньо до структурних підрозділів, та передача документів від секретаря до структурного підрозділу виконавцю, оминаючи керівника підрозділу.

Приблизна схема руху вихідних документів, направлених за межі установи:

на основі першого екземпляру реєстраційної картки, у якій є запис про виконання документу, завірена підписом відповідальної особи чи керівника структурного підрозділу, у контрольній службі відповідний документ

знімається з контролю, а карточка передається до канцелярії для розміщення

у картотеці виконаних документів.

Рух документів у апараті управління визначається змістом інформації,

яку вони несуть. Інформація, а значить, і документи розподіляються в установі у відповідності з функціями підрозділів та виконавців. Тому на

ефективність організації документообігу впливають глибина та чіткість розподілу функцій, прав та відповідальності між керівниками, підрозділами

та виконавцями.

Практика показує, що вдосконалювати документообіг можна тільки за наявності строго документованого розподілу функцій між керівництвом

установи, положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій для виконавців та інших документів, фіксуючих розподіл праці у керівництві.

З цього виходить, що головна умова раціональної організації

документообігу – це грамотний розподіл функцій у апараті керівництва і документальне його закріплення.

При русі вхідних документів виконуються наступні операції у такій

послідовності:

• прийом вхідних документів;

• початкова (експедиційна) обробка ;

• попередній розгляд та розподіл;

• реєстрація;

• розгляд документів керівництвом;

• виконання.

9.4. Порядок проходження вихідних документів

1.Проходження вихідних документів в установі включає створення проекту

документу,його виготовлення, узгодження,візування(в необхідних випадках),

підпис(затвердження), реєстрацію та відправку.

2. Підготовка вихідного документу починається із створення його проекту.

Рукопис проекту документу передається в машбюро. Час створення проекту

можна скоротити при використанні диктофона: створена фонограма

оброблюється в диктофонно-машинописному бюро, а надрукований та завірений проект документа передається виконавцю.

3. Щоб виключити почергове узгодження проекту та скоротити час на його

підготовку, копії проекту слідує направити всім приймаючим участь в створенні організації особам. На основі їх поправок в проект вносяться

доповнення та зміни.

4. Підготовлений проект документа передають на підпис керівнику установи

чи структурного підрозділу. До передачі на підпис виконавець перевіряє

правильність змісту, оформлення документа, наявність віз та додатків, а також матеріалів, на основі яких він підготовлюється. Ці матеріали передають керівнику разом з проектом або вони знаходяться у виконавця та передаються керівнику при вимозі. Наприклад, лист вищестоящої організації завжди прикріплюється до проекту відповіді на нього, який

передається на підпис керівнику. В той же час проект листа може бути переданий на підпис без додатку цього наказу.

5. Вихідні документи підписуються керівниками установи або структурних

підрозділів, та відповідальними виконавцями.

Керівники установ повинні бути звільнені від необхідності

заглиблюватись у вирішення множини другорядних питань, а значить,

підписувати відповідні документи. Для цього доцільно надати право керівникам структурних підрозділів та відповідальним виконавцям, у межах

їх компетенції, обмеженої положеннями про підрозділи та посадовими

інструкціями, підписувати документи від імені установи. Такий порядок, сприяє підвищенню відповідальності виконавців за надану їм частину роботи, оперативності діяльності установи та загальної культури діловиробництва, відповідає сучасному уявленню про організацію управлінського процесу в цілому.

Документи, які містять рішення по важливим питанням діяльності установи, підписуються його керівниками.

Якщо при підписанні керівник вніс зміни або додатки до документу,

виконавець переносить їх до копії, яка залишиться у справах установи.

Після реєстрації підписані документи передаються до експедиційної

обробки та відправки. Відповіді на пропозиції, заяви, скарги громадян відправляють через бюро листів.

6. Документи передають до експедиції повністю оформленими; вони повинні

(при необхідності) мати відмітку про категорію поштового відправлення.

При експедиційній обробці вихідних документів перевіряють правильність їх оформлення та наявність додатків до них, сортують документи по адресам поштових відправлень, проставляють адресу на конверті при упаковці, фальцюють (складають) документи, вкладають

їх в конверти, заклеюють конверти, визначають і проставляють вартість

відправки, зіставляють список на заказану пошту та здають у відділ зв’язку.

7. Перевіряючи правильність оформлення документів, встановлюють наявність необхідних реквізитів та правильність їх оформлення, відповідність числа та номерів додатків числу та номерам, вказаним в тексті, відповідність

дати відправки даті реєстрації і т.д. Неправильно оформлені документи

повертають виконавцю.

8.Документи сортують по адресам з ціллю вкладення декількох відправлень,

адресованих одному отримувачу, в один конверт. Для цього використовують

сортувальний пристрій. Сортування по видам відправлень відбувається

також для виділення заказаної кореспонденції, бандеролей і т.д.

9.Документи,які відправляються по постійним адресам, відправляють в конвертах з попередньо надрукованою адресою.

10.Фальцювання документів, вкладення їх у конверти, заклеювання конвертів, визначення та проставку вартості відправки доцільно виконувати за допомогою відповідних технічних засобів.

11. Документи, які надійшли в експедицію,відправляються в день їх приходу.

В інструкції по діло виробництву повинні бути установлені часи передачі документів з підрозділів до експедиції ( канцелярію, секретарю), передбачаючи відправку кореспонденції в день передачі.