- •Передмова
- •Розділ 1. Еволюція розвитку та вдосконалення управлінської праці
- •Внесок ф. Тейлора у вдосконалення наукової організації праці.
- •Концепція вдосконалення управлінської праці керівника з підлеглими по а. Файоль.
- •Вдосконалення організаційних принципів управління по Гьклік-Урвіку.
- •Вплив на якість управлінської праці фактору людських
- •Навчальні завдання:
- •Внесок ф. Тейлора у вдосконалення наукової організації праці
- •1.2. Концепція вдосконалення управлінської праці керівника з підлеглими по а.Файоль
- •1.3. Вдосконалення організаційних принципів управління по Гьюлік-Урвіку
- •1.4. Вплив на якість управлінської праці фактору людських відносин
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Навчальні завдання:
- •2.1 Роль впливу психологічного фактору на результати управлінської праці
- •2.2 Вимоги до технології управлінської праці
- •2.3 Система методів наукової організації праці з підлеглими
- •2.4. Напрямки та принципи наукової організації праці. Нормування праці
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю:
- •Розділ 3. Комунікаційний процес в управлінській праці менеджера
- •3.1. Види комунікацій в управлінській діяльності.
- •3.2. Наради. Технологія проведення нарад.
- •3.3. Бесіди. Правила та методи проведення ділових бесід.
- •3.4. Ділові переговори як засіб розв’язання проблем, що виникають.
- •3.5. Інші форми та методи управлінського впливу на підлеглих.
- •3.1.Види комунікацій в управлінській діяльності
- •3.2. Наради. Технологія проведення нарад
- •3.3. Бесіди. Правила та методи проведення ділових бесід
- •1. Перш ніж почати бесіду, створіть атмосферу взаємної довіри.
- •3.4. Ділові переговори як засіб розв'язання проблем, що виникають
- •3.5. Інші форми та методи управлінського впливу на підлеглих
- •Розділ 4. Розподіл та кооперація управлінської праці
- •4.1. Основні види розподілу та кооперації праці з підлеглими.
- •4.2. Розпорядча діяльність менеджера.
- •4.3. Делегування повноважень (обов’язки, повноваження, відповідальність). Навчальні завдання:
- •4.1. Основні види розподілу та кооперації праці з підлеглими
- •4.2. Розпорядча діяльність менеджера
- •4.3. Делегування повноважень (обов’язки, повноваження, відповідальність)
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 5. Форми впливу менеджера на підлеглих
- •Навчальні завдання:
- •5.2. Функції керівника
- •5.3. Форми влади
- •5.4. Вплив на підлеглих через авторитет
- •5.5. Принципи керівництва
- •5.6. Стилі керівництва підлеглими
- •5.7. Управлінська праця і особистість керівника
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 6. Вимоги до організації планування та обладнання робочих місць менеджера
- •6.1. Ергономічні та естетичні вимоги до планування
- •6.2. Використання оргтехніки в управлінській праці. Навчальні завдання:
- •6.1. Ергономічні та естетичні вимоги до планування робочих місць
- •6.2. Використання оргтехніки в управлінській праці
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 7. Раціональне використання часу – вирішальний чинник в управлінській діяльності менеджера
- •7.1. Як виправляти недоліки керівництва?
- •7.2. Методи та способи аналізу використання робочого часу
- •7.3. Планування робочого часу.
- •7.4. Деякі основні рекомендації для підвищення ефективності праці
- •7.5. Самоменеджмент. Особистий капітал часу для самореалізації. Навчальні завдання:
- •7.1. Як виправляти недоліки керівництва?
- •7.2.Методи та способи аналізу використання робочого часу менеджера
- •7.3.Планування робочого часу менеджера
- •7.4. Деякі основні рекомендації для підвищення ефективності праці керівника
- •7.5. Самоменеджмент. Особистий капітал часу для самореалізації
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 8. Основні види управлінської документації
- •Навчальні завдання:
- •8.1. Різновиди управлінських документів
- •8.2. Реквізити, оформлення та опрацювання бланків документів
- •252133, Київ-133, вул. Кутузова, 18/7 тел. 97—53—91
- •I група «Реквізити назви документів»
- •Реквізит № 3 «Зображення нагород»
- •Реквізит № 7 «Назва установи»
- •Реквізит № 8 «Назви структурного підрозділу»
- •Реквізит № 9 «Адреса відправника»
- •II група «Реквізити датування і індексації документів»
- •III група «Реквізити оформлення тексту»
- •IV група «Реквізити затвердження документа»
- •Реквізит № 23 «Підпис»
- •V група «Реквізити про отримання і виконання документів».
- •8.3. Оформлення організаційно-розпорядчих та інформаційних документів
- •8.4. Оформлення документації з особового складу
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 9. Порядок проходження та виконання документів
- •9.2. Попередній розгляд прийняття документів.
- •Навчальні завдання:
- •9.2. Попередній розгляд прийнятих документів
- •9.3. Схема руху вихідних документів
- •9.4. Порядок проходження вихідних документів
- •9.5. Порядок проходження внутрішніх документів
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 10. Функції секретаря-референта. Управління потоком відвідувачів
- •10.1. Обов’язки секретаря.
- •10.2. Управління потоком відвідувачів.
- •10.3. Вимоги до керівника при спілкуванні з відвідувачами. Навчальні завдання:
- •10.1. Обов’язки секретаря
- •10.2. Управління потоком відвідувачів
- •10.3. Вимоги до керівника при спілкуванні з відвідувачами
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 11. Роль ділового етикету в спілкуванні керівника з підлеглими
- •11.1. Історія виникнення і розвитку етикету.
- •11.2. Етикет в ділових контактах з підлеглими. Навчальні завдання:
- •11.1. Історія виникнення і розвитку етикету
- •11.2. Етикет в ділових контактах з підлеглими
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •12.2. Уніфікація і стандартизація управлінських документів.
- •12.4. Основні вимоги до автоматизації документообігу.
- •Навчальні завдання:
- •12.2 Уніфікація і стандартизація управлінських документів
- •12.3 Поняття документообіг
- •12.4 Основні вимоги до автоматизації документообігу
- •12.5 Функції систем автоматизації діловодства і документообігу
- •12.6 Загальна характеристика деяких систем автоматизації документообігу
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю.
12.5 Функції систем автоматизації діловодства і документообігу
Вивчаючи основні функції систем автоматизації діловодства, можна виділити якийсь мінімальний набір характеристик, яким повинна відповідати повноцінна система автоматичної реєстрації документів.
У першу чергу це можливість створення документа.Документ може створюватися або самостійно у відповідному редакторі (текстовому, графічному), або на основі підготовлених шаблонів.
Система забезпечує автоматичну реєстрацію документа. Для кожного облікового документа формується реєстраційно-контрольна картка, в яку заносяться відомості про документ. Система може реєструвати як створені безпосередньо в ній документи так і імпортовані ззовні.
Система дозволяє працювати з кореспонденцією. Ця функція як правило характеризується тим, що зв'язуючим початком пакету документів є адресат - відправник, навіть в тому випадку, якщо він пише з різних питань.
Система підтримує технології реєстрації, обробки і контролю розпорядчих документів: зовнішніх - ухвал, указів, розпоряджень вищестоящих організацій; внутрішніх - протоколів, наказів, розпоряджень. Відрізняється від технології обробки листування тим, що на контроль ставиться не тільки документ в цілому, але і окремі пункти, листування і контроль ведеться по кожному з них окремо дозволяє формувати робочі теки користувача. Поняття теки використовується в системі для об'єднання документів по певних ознаках. Причому, часто в теці бережеться не сам документ, а посилання на нього. Користувач може свої робочі теки створювати, видаляти і обмінюватися ними з іншими користувачами.
Система здійснює контроль виконання документів. Реалізується контроль виконання документів, як на рівні автора резолюції, так і централізований контроль з можливістю формування зведень про виконання контрольних документів. При контролі виконання розпорядчих документів на контроль ставиться не тільки документ в цілому, але і окремі пункти.
Обробка і зберігання власне документів. До реєстраційної картки може бути «прикріплене» будь-яке число файлів, що містять власне документ в комп'ютерній формі уявлення (наприклад, текст, аудіо або відеоматеріал і т.д.). Система повинна володіти можливістю злиття документів, що дозволяє зводити воєдино окремі файли текстів і графіки, формуючи закінчений документ. Сучасні системи, в тому або іншому вигляді, забезпечують управління паперовими документами (вони, як правило, зареєстровані в архіві, але їх тіло знаходиться на цілком матеріальній поличці і на вимогу співробітника переміщується на його робочий стіл).
Робота з взаємозв'язаними документами. Підтримується можливість встановлення посилань між реєстраційними картками документів, зв'язаних тематично, відміняючих або доповнюючих один одного, повторними і т.д. Працюючи з документом, завжди можна проглянути все листування з питання, її історію, розіслані копії карток по інших підрозділах, маючи миттєвий доступ до кожної картки, що цікавить.
Рух документів, введення резолюцій і зауважень. Механізм руху документів забезпечує обробку і передачу документів між користувачами системи. При цьому підставою для автоматичної передачі документа від одного посадовця іншому є факт винесення резолюції або факт оформлення звіту про виконання документа. Маршрутизація руху документа може бути жорстко заданою або може задаватися користувачем. Шлях проходження документа з моменту передачі його керівнику на первинний розгляд до списання в справу фіксується в зоні виконавців реєстраційної картки.
Підтримка вкладених підсистем. В систему діловодства організації входять підсистеми підрозділів з своїми функціями (облік, контроль, рух документів і ін.)
Відстежування версій одного документа. При спільній роботі декількох користувачів над одним документом, багато часу і сили віднімає проблема «версій» і проблема «копій і оригіналів». Облік номерних документів, формування звітності.
Обробка, відправка документів поштою. Процес обробки документів повинен бути єдиним для всіх користувачів системи, незалежно від територіального розташування робочих станцій, серверів, ступеня їх віддаленості і видів зв'язку, що використовуються. Для обміну інформацією між користувачами в системі передбачається електронна пошта, у функції якої входить: службове і особисте листування; автоматична розсилка повідомлень. Система дозволяє формувати списки розсилки.
Робота через мережу Інтернет. В системі реалізується Web- сервер діловодства, що забезпечує доступ до даних про документи і самих документів з будь-якого локального або видаленого комп'ютера через мережу Internet (Intranet). Користувачу надається можливість для формування запиту на пошук документа або групи документів, зареєстрованих в системі.
Можливість пошуку документа по різних критеріях. Пошук документа може здійснюватися по реквізитах, або темі, за вказаними наперед ключовими словами. Існує можливість пошуку документів по контексту, тобто по повному значенню текстового поля або за окремими словами або їх частинами. Причому пошук проводиться не тільки в реєстраційній картці, але і безпосередньо в документі.
Система дозволяє архівувати документи. Після обробки, підписані документи поміщаються в архів. Документи з архіву редагувати не можна, їх можна читати або видаляти. АРМ адміністрування архіву дозволяє настроювати режими архівації і відновлення документів, встановлювати права доступу до архівів.
Списання документа в справу Після закінчення роботи над документом він списується в справу. Далі документ або передається на архівне зберігання, або знищується відповідно до правил архівного зберігання, прийнятих на підприємстві. В автоматизованій системі списання документа в справу здійснюється шляхом занесення в реєстраційну картку відповідного запису.
Ведення і автоматичне оновлення словників і довідників. До довідників системи відносяться: користувачі, підрозділи, організації, громадяни, тематичні рубрикатори документів, стандартні тексти, номенклатури справ, грифи доступу, списки розсилки. В деяких системах можна самостійно створювати нові таблиці довідників. Забезпечення автоматизації довідково-аналітичної роботи. В системі формуються типові звіти і графіки (довідки, зведення, журнали).