Редактирование файлов без скачивания

Редактирование некоторых типов документов возможно непосредственно в браузере, без их предварительного скачивания на локальный компьютер. Файл необходимо открыть в режиме “Редактировать онлайн”. По кнопке “Сохранить” все изменения будут сохранены в файле непосредственно в вашем аккаунте.

Онлайн редактирование работает для следующих типов файлов:

• TXT — простой текст

• DOC — документ MS Word

• XLS — электронная таблица MS Excel

• ODT — документ OpenOffice

• ODS — электронная таблица OpenOffice

Интерфейс и организация файлов

Интерфейс сервиса WebAsyst Файлы организован в привычной для windows форме проводника. Слева навигационная панель папок, справа — основная рабочая область, в которой выводится список файлов текущей папки. Пользователь имеет возможность выполнять следующие действия над файлами:

Копирование/перемещение/удаление папок и файлов

Можно скопировать или переместить папку со всеми вложенными папками и файлами в новое место. Так же можно скопировать или перенести выделенные файлы в любую доступную папку.

Удалять разрешается выбранные файлы или папки целиком. Когда удаляются файлы или папки, они помещаются в корзину, из которой могут быть восстановлены либо удалены окончательно. Доступ к корзине настраивается администратором.

Отображение списка файлов различными способами

Вид списка файлов в основной рабочей области настраиваемый. В зависимости от типа файлов в данной папке, можно выбрать наиболее удобное представление:

Таблица: атрибуты файла отображаются в различных колонках (Название, Тип, Размер и т.д.). Вы можете сортировать список по любой колонке одним щелчком по заголовку колонки.

Список: удобная опция для одновременного отображения типовых значков с названием файла и его полным описанием. Функция сортировки также доступна.

Эскизы файлов: отображает эскизы (маленькие изображения) и описания файлов. Отличная опция для фотоальбома, в котором каждое изображение имеет описание.

Плитка: отображает только эскизы рядом друг с другом. Подходит для просмотра большой коллекции изображений.

Поиск файлов по имени или описанию

Функция поиска позволяет найти файл по ключевой фразе, содержащейся в названии или в описании файла. Со списком файлов, полученным в результате поиска, возможно выполнение всех основных операций: копирование, перемещение, удаление, создание ссылок и виджетов.

Отчеты

WebAsyst Файлы предоставляет несколько видов отчетов, содержащих сводные данные об использовании дискового пространства, квоты пользователей, информацию о последних загрузках или часто обновляемых файлах и т.д.

Список доступных отчетов:

• Использование дискового пространства пользователями и квоты

• Недавние загрузки (за указанный диапазон дат)

• Распределение занятого места и количества файлов по папкам

• Распределение занятого места и количества файлов по типам

• Часто обновляемые файлы (при включённой функции контроля версий)

Специализированные системы хранения документов и документооборота

Существуют и специализированные системы, предназначенные для хранения документов и организации документооборота. Подобные системы требуют профессионального использования и отдельного рассмотрения. Это выходят за рамки данного курса.

Подводя итог рассмотрению средств и методов организации хранения электронной информации, можно сделать следующие выводы:

Наиболее надежными и не дорогими носителями для хранения информации в настоящее время являются оптические диски. В то же время из‑за значительного времени, которое требуется для осуществления перезаписи информации на оптических дисках, они не могут быть эффективно использованы для оперативной работы пользователя с информацией. Однако важным их преимуществом является мобильность, т.е. переносимость с одного компьютера на другой, так как в состав всех современных ПК входят устройства внешней памяти на оптических дисках. Поэтому оптические диски целесообразно использовать для хранения информации, которая не требует частого и, тем более, оперативного обновления. Например, это могут быть различная справочная информация, нормативные документы, архивы и т.п.

Для длительного хранения и оперативной доступа к информации наиболее приспособлены жесткие магнитные диски или винчестеры, встроенные в системный блок персонального или специализированного компьютера. Скорость доступа к информации на винчестере из всех офисных приложений (Word, Excel, PowerPoint и т.п.) практически обеспечивает пользователю работу с информацией в режиме реального времени.

Промежуточное положение между перезаписываемыми оптическими дисками и винчестерами занимает устройства флэш-памяти. Объем их памяти уже достигает нескольких гигабайт, что превышает объем оптических дисков и позволяет хранить на них значительные объемы информации. Надежность этих устройств практически достаточно высокая как для оперативного использования, так и для длительного хранения информации. Кроме того, они, хотя и уступают, существенно, жестким дискам, тем не менее, обеспечивают пользователю приемлемую скорость доступа к информации для чтения и перезаписи. В то же время, как и лазерные диски, они обладают мобильностью, чего нет у винчестера.

Если ПК входит в состав корпоративной информационной сети организации, то для хранения информации могут использоваться сетевые файл-серверы, на которых подразделениям или отдельным пользователям администратор сети создает папки как их собственные хранилища информации с ограниченным доступом. В этом случае профилактика и обеспечение эффективной работы устройств внешней памяти ложится на администратора сети. Как правило, оперативная работа с этими папками из приложений значительно менее эффективна, сказывается влияние каналов передачи данных. Поэтому их целесообразно использовать для хранения, накопления и оперативного обновления файлов, а для работы с информацией непосредственно в файлах из приложений, копировать файлы на локальный компьютер.

Если организация имеет надежный выход в сеть Интернет, то она может стать абонентом некоторого объема внешней памяти на специальных серверах сети, предоставляющих услуги хранения информации бесплатно или на коммерческой основе.