Предварительный просмотр отчета

Режим предварительного просмотра отчета позволяет увидеть отчет таким, как он будет выглядеть в напечатанном виде. При этом у пользователя имеется возможность просмотра макета отчета с образцами представления данных или просмотра полного содержимого отчета.

Добавление в форму или отчет поля текущей даты и времени

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Выберите в меню Вставка команду Дата и время.

3. Для вставки текущей даты установите флажок Формат даты и выберите нужный формат.

4. Для вставки текущего времени установите флажок Формат времени и выберите нужный формат.

В форму или отчет будет добавлено поле с соответствующим выражением для свойства Данные (ControlSource). Если в форме или отчете имеется область заголовка, поле добавляется в этот раздел. В противном случае поле добавляется в область данных.

Применение встроенных форматов к форме, отчету или элементу управления

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Выполните одно из следующих действий.

• Для форматирования всей формы или отчета выберите область выделения формы или область выделения отчета.

• Для форматирования отдельного раздела выберите область выделения раздела.

• Для форматирования одного или нескольких элементов управления выберите элементы управления.

3. Нажмите кнопку Автоформат на панели инструментов.

4. Выберите имя формата в списке.

5. Для того чтобы указать применение отдельных атрибутов форматирования (шрифт, цвет или тип границы), нажмите кнопку Параметры.

Примечание. Для применения фонового рисунка необходимо выделить всю форму или отчет.

Настройка автоформата для формы или отчета

1. Откройте существующую форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. В меню «Формат» выберите команду «Автоформат».

3. В диалоговом окне «Автоформат» выберите автоформат из списка.

4. Нажмите кнопку «Параметры» и выберите изменяемые атрибуты.

5. Нажмите кнопку «Настройка» и выберите нужный параметр. Допускаются следующие действия:

• создание нового автоформата на основе открытой формы или отчета;

• обновление выбранного автоформата на основе открытой формы или отчета;

• удаление выбранного автоформата из списка.

6. Дважды нажмите кнопку OK для закрытия диалогового окна.

Шаблоны форм и отчетов

Если форма или отчет создаются с помощью мастера, то по умолчанию задаются стандартные характеристики формы или отчета, определяемые используемым шаблоном.

Шаблон определяет, какие разделы будут содержаться в создаваемом документе и какие размеры будут иметь эти разделы. Кроме того, шаблон определяет стандартные настройки свойств формы или отчета, их разделов и содержащихся в них элементов управления.

Для форм или отчетов по умолчанию используются шаблоны с именем «Обычный». Однако пользователь имеет возможность указать в качестве шаблона имя любой существующей формы или отчета. Допускается также создание специальных форм и отчетов, предназначенных для использования в виде шаблонов.

Примечания

• Замена шаблона не влияет на уже созданные формы и отчеты.

• Шаблон не позволяет создавать элементы управления в новой форме или отчете.

• Настройки параметров Шаблон формы и Шаблон отчета сохраняются в файле рабочей группы Microsoft Access, а не в базе данных пользователя (файле .mdb). Изменение этих настроек затрагивает все существующие и создаваемые базы данных. Чтобы просмотреть имя текущего шаблона, используемого для новых форм и отчетов, выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Формы/отчеты.

• Для того чтобы использовать новые шаблоны в других базах данных, следует скопировать или экспортировать шаблоны в эти базы данных. Имена указанных шаблонов будут выводиться в полях параметров Шаблон формы и Шаблон отчета во всех базах данных. Однако если указанный шаблон отсутствует в базе данных, будет использоваться шаблон «Обычный».