Требования к оформлению реквизитов
Реквизит 1 . Заголовок письма. Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номера телефона, телекса и телефакса. В заголовке может содержаться указание о роде деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации или компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd.), например:
Mitchell Diesel, Ltd.;
International Office Equipment, Inc.
Помимо предоставления фактической информации о фирме, заголовок определенным образом характеризует ее с другой стороны: необычная форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы (а иногда и ее девиз), применение цветной краски, использование особой бумаги – все это создает своеобразный образ фирмы. Читая письмо, вы, безусловно, прежде всего интересуетесь его содержанием, однако невольно обращаете внимание и на оформление заголовка, которому мысленно даете оценку, иногда перенося ее и на деятельность самой фирмы. Удачное расположение компонентов заголовка, его оригинальная эмблема способствуют созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо.
В целях экономии времени при печатании реквизита поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания.
Реквизит 2 . Ссылка на данные получателя и отправителя. Приводятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный и цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс дела, например:
Your reference
(или: Your ref.) - Ваша ссылка
HND/RP HND/RP
Our reference
(или: Our ref.) - Наша ссылка
LA/DK/187 LA/DK/187
Реквизит 3. Дата. Встречаются две разновидности оформления дат – британская и американская. Британский способ подобен словесно-цифровому способу, принятому в российском делопроизводстве и применяемому в финансовой документации с некоторыми вариациями:
15 Feb. 200…
15 February, 200…
15th February, 200…
Способ обозначения даты, принятый в США, иной и строится по схеме:
February 15th, 200…
February 15, 200…
Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы все более заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому можно встретить и такое написание даты: 4 August 2000. Не рекомендуется употреблять цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по - разному в различных странах. Так, дата 2/5/2000 будет воспринята представителем британской фирмы – как 2 мая 2000 года, а представителем американской фирмы – как 5 февраля 2000 года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах:
США
2 / 5 / 2000
месяц день год
Великобритания
2 / 5 / 2000
день месяц год
Допускается сокращение названий некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании. Замена цифровым обозначением названий месяцев в англоязычных странах не принята. Знаки препинания в обозначении дат допускается не указывать.
Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элемент обозначения приводятся в следующей последовательности: год, месяц, день. Например:
2000 – 12 – 31 или 20001231.
Реквизит 4. Адресат. Распространенными вариантами адресования письма является: адресование фирме (при этом возможен случай, когда в название фирмы указана фамилия) и адресование должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда она неизвестна, когда адресат мужчина или женщина).
Если письмо направляется фирме, то сначала указывается ее название, затем адрес в такой последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового района (при необходимости). При адресовании письма в США приводится сокращенное название штата, при адресовании в Англию – название графства. Последней строкой указывается страна. Например:
Continental Supply Company
312 Sixth Avenue
New York, NY, 11011
U.S.A.
Указание в адресе штата и графства связано с тем, что сама фирма или ее филиал, возможно, расположен в провинциальном населенном пункте, названия которых нередко повторяются. Название графств и штатов могут приводится в сокращении.
В том случае, когда в названии фирмы указана фамилия (несколько фамилий), перед названием приводится слово Messrs, например:
Messrs John Brown and Co; Ltd.
При адресовании письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес пишется по образцу:
The Manager
The Hong Kong Banking Corporation
Если письмо адресуется управляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этом случае фамилия приводится первой, затем указывается должность:
Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld
Home Appliances, Inc.
Приведенные способы характерны для адресования письма менеджеру или президенту компании. При адресовании письма сотруднику меньшего ранга сначала указывают фамилию сотрудника, затем название фирмы, по возможности название отдела и, наконец, полный адрес.
Если письмо адресуется мужчине, то перед его фамилией следует писать Mr – сокращенно от слова Mister (Mr Alan White; Mr D. C. Robinson и т.п.). При адресовании делового письма замужней женщине следует указывать Mrs – сокращение от слова Mistress. Для незамужней пишется полностью Miss (Mrs Rosemary, Mrs C. Davies, Miss G. Palmer). Вместо указания Mrs или Miss можно применять универсальное сокращение – Ms.
При печатании реквизита используют минимальное число знаков препинания.
Реквизит 5. Указание на конкретное лицо. Реквизит предназначен для того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.
Строка с указанием должности или фамилии помещается непосредственно под адресом и особо выделяется (печатается другим шрифтом, в разрядку, подчеркивается), например:
Messrs Black and Sons,
115 Churchill Avenue
Maidstone, Kent
ZH8 92B
Attention:Mr P.Wilson
Centlemen
Использование знаков препинания в реквизите – минимальное.
Реквизит 6. Обращение. Вступительное обращение представляет собой стандартную общепринятую формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью». В письмах фирмам и организациям обычно употребляются следующие формулы:
Если письмо адресуется какой-либо фирме, то обычно употребляются обращения Gentlemen:, Ladies:. Подчеркнуто официально звучат обращения: Sir:, Madam:, Sirs:, Mesdames:. Также официальными являются обращения: Dear Sir:, Dear Madam:.
Обращение с указанием фамилии звучит менее официально: Dear Mr Allen:, Dear Mrs Allen:.
Есть различия в употреблении знаков препинания в формуле обращения: в США используют двоеточие, в Англии – запятую (Dear Sir, Dear Mr Smith:).
Реквизит 7. Общее содержание письма. В отечественном делопроизводстве реквизит носит название «заголовок к тексту». Реквизит в сжатой форме ориентирует делового партнера в содержании письма. В англоязычных странах он нередко опускается.
Общее содержание письма предваряет основной текст, размещается на отдельной строке и всегда выделяется, например:
Order № 1234 for Snow Racers
We have received your letter…
Другой вариант оформления реквизита выглядит так:
Subject: Up-to-date List of Addresser
Re: Policy № 714056
In re: Letter of Credit № 12/146
«Re» - это сокращенное выражение «inre», что означает «по делу», «касательно», «относительно».
В реквизите поощряется открытая пунктуация.
Реквизит 8. Текст письма. Основной реквизит делового письма печатается ниже указания на его общее содержание через 3-4 интервала. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно два: в первом содержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости.
Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительной.
Заключительная фраза вежливости носит стереотипный характер. Вот ряд примеров фразы вежливости:
Your prompt reply be appreciated (Мы были бы благодарны за ваш скорый ответ); Please accept thanks in advance (Заранее примите нашу благодарность); With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания) и т.п.
Если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение R. S. V. R., которое означает : «пожалуйста, ответьте».
Знаки препинания в тексте письма употребляются в соответствии с правилами пунктуации.
Реквизит 9. Завершающая формула вежливости. Реквизит размещается непосредственно под текстом письма справа. Формула вежливости может носить строго официальный, официальный и менее официальный характер. Приведем соответствующие примеры:
русский эквивалент
Yours faithfully,
Yours truly, строго официально С уважением
Y ours very truly,
Yours very sincerely,
Yours sincerely, официально С уважением.
S incerely yours, Ваш
Very cordially yours,
Yours cordially, менее официально Искренне
Cordially yours, Ваш
При печатании реквизита поощряется открытая пунктуация.
Реквизит 10. Подпись. Реквизит помещается под формулой вежливости. При этом отдельной строкой приводится название фирмы, совпадающее с приведенным в заголовке. Затем приводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда включается и название отдела, например:
Dennis J. Stenberg, Manager
L. K. Thompson Manager
Export Department
Рекомендуется открытая пунктуация.
Реквизит 11. Приложение. Реквизит размещается в левой нижней части документа отдельной строки. Наименование приложения предшествует слово Enclosure(сокращенно – Encl; или Enc.), например:
Enclosure: Contract
Encl: 1 Contract
2 Cheque.
Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляются в соответствии с приведенными примерами.
Реквизит 12. Указание на рассылку копий. При необходимости рассылки письма нескольким адресатам в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение СС и становится двоеточие. СС означает carbon copy, т. е. «копия». Затем указывается фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии, например:
CC: Mr Jelfrey H. Winston.
Mr Robert Baily]
CC: Regional Sales Department