14. Подготовка сувениров и памятных подарков

Традиция дарения подарков существует тысячи лет и не устарела по сей день. Подарки и сувениры в деловой жизни делаются не с целью подкупить влиятельное лицо, а для создания атмосферы доброжелательности и для налаживания доверительных отношений, благоприятного делового климата.

Обязанности по подбору сувениров и подарков очень часто возлагаются на секретаря. Готовя подарки, нужно помнить, что и здесь приняты свои нормы и правила.

Чтобы здоровый деловой дух обмена подарками не уступил место возможным злоупотреблениям, есть надежный способ - делать относительно недорогие подарки*. Кроме этого, нужно помнить о наличии очевидного повода для дарения подарка и отсутствии конфликта с человеком, которому предназначен подарок.

В качестве сувениров обычно используются недорогие предметы такие, как ежедневник, календарь, записная книжка, брелок, зажигалка, значок, почтовый набор, пепельница, визитница и прочие мелочи, необходимые в деловой жизни. Для женщины хорошим подарком являются изящные маникюрные наборы.

При выборе подарка нужно всегда четко представлять, кому он будет вручен. При этом важно помнить о том, что было подарено этому человеку ранее. Повторно преподносить можно духи или вина.

Подарки официальным лицам, деловым партнерам, друзьям или знакомым имеют свою специфику. Для первых великолепным подарком может стать небольшая картина, палехская или федоскинская шкатулка, жостовский поднос, гжельская керамика, дымковская глиняная игрушка (для иностранных лиц).

Только друзьям и близким родственникам можно дарить личные вещи: галстук. рубашку, дамскую сумочку, духи, губную помаду и т.п.

Если есть затруднения в выборе подарка для дамы, т универсальным подарком могут быть цветы.

Прекрасным подарком считаются хорошо изданные книги и альбомы репродукции картин известных художников или произведение искусств, красочные календари, фотоальбомы, справочники, словари, ювелирные украшения, мягкие игрушки, забавные вещицы и т.п.

Почти на всяком подарке можно выгравировать монограмму с эмблемой компании или инициалами лица, котором) он предназначен. А можно просто вложить в подарок визитную карточку, памятную открытку или важную информацию о вашей фирме.

Каждый подарок должен быт безупречно упакован, даже если это недорогая вещь. Будьте внимательны к упаковке, поскольку именно она создает человека первое впечатление о подарке, точно так же, как ваша одежда.

___________________________

* Во многих компаниях установлены ограничения: не дороже 40$

Секретарю необходимо держать на роботе запас красивой оберточной бумаги, а также набор разноцветных лент в качестве дополнительного штриха.

Подарки и сувениры необходимо готовить заблаговременно. А для этого секретарю необходимо в своем ежедневнике отметить праздничные и юбилейные даты, дни рождений руководителей фирмы и сотрудников и держать эту информацию на контроле.

15. Подготовка бизнес-поездок руководителя

По-прежнему велико количество предприятий, сотрудничающих с зарубежными партнерами. В связи с этим иностранный язык (хотя бы один) абсолютно необходим секретарю. Секретари обеспечивают организацию поездок руководителя заграницу. Желательно также знание истории, обычаев и традиций стран - контрагентов по бизнесу. Высококлассные секретари не останавливаются на этом и овладевают соответствующими законами и правилами этих стран, регулирующими партнерские отношения.

Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения, во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

Подготовка таких поездок руководителя осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки: категории (в пределах России, в ближнее зарубежье или международная); сложности решаемых вопросов; ее сроков; места назначения и его географического положения и т.д.

Например, секретарь акционерного общества “MVS” проводил подготовку поездки президента ЗАО в Нью-Йорк сроком на 5 дней с 26 по 30 ноября по следующему плану (алгоритму):

1. Узнать цели поездки, предполагаемые вопросы, встречи и места помещения.

2. Разработать проект программы пребывания президента в Нью-Йорке, согласовать его с президентом.

3. Согласовать программу с принимающей стороной, оговорить сроки пребывания президента, внести коррективы, если они будут.

4. Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов, согласно которому:

а. Заказать билет на 26 ноября до Нью-Йорка авиакомпанией «Дельта» и обратный билет на вечерний рейс 30 ноября:

б. Оформить все выездные документы:

в. Забронировать одноместный номер в гостинице «Хилтон».

ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ

1. Подшиваются исполненные документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения.

2. Документы постоянного и временного срока группируют в отдельные дела.

3. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.

4. Для подшивки документов используется папки-регистраторы.

5. В дела группируются документы одного календарного года. (Исключение: переходящие дела за несколько лет).

6. Приложения большого объема следует группировать с отдельные тома.

6.1. Небольшие приложения вместе с документами, к которым они относятся.

7. Документы внутри дел располагаются в порядке хронологии, разрешению вопросов, в порядке алфавита, индексации и т.д.

8. Количество дел, их индексы и заголовки должны точно соответствовать указанным в номенкла­туре дел.

9. Распорядительные документы группируются в дела по видам хронологии.

10. Внутри группы документов производится их систематизация.

11. Поручение вышестоящих органов - в дела по направлению деятельности. - Приказы руководителя в дела отдельно по личному составу и по основной деятельности.

12. Лицевые счета рабочих и другие подобные документы в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилии.

13. Предложения, заявления, жалобы граждан формируются отдельно.

14. Документы по переписке следует группировать в дела за период календарного года.

15. Особую группу составляют дела с документами на рационализаторские предложения, от­крытия, изобретения.

    1. Отдельное дело.

    2. Внутренняя опись документов, находящихся в деле.

    3. Предложения, заявления (чертежи, схемы).

    4. Справка заявителя.

    5. Письма заявителю.

    6. Решение.

16. На каждую поступающую заявку о выдаче диплома на открытие, свидетельства, патента заводится отдельное дело.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

СИСТЕМЫ И МЕТОДЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Системы хранения должны отвечать требованиям:

1. эффективность и простота в эксплуатации.

2. легкий доступ к информации

3. рациональное хранение с учетом их характеристик (размер, объем, содержание в них инфор­мации).

4. хранение только текущей документации.

5. возможность расширения системы.

ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Возможность центрового контроля.

2. Возможность специализации делопроизводства и обеспечение эффективности управления системой (архивариус).

3. Возможность внедрения в организации единой системы хранения дел.

4. Возможность эффективность повышения контроля исполнения документов.

5. Возможность комплектования более полных дел, поскольку все документы по одному подшиваются вместе и нет потребности в копиях.

6. Возможность внедрения эффективных систем хранения: система снижения и контроля за де­лами, которые временно изъяты из системы хранения.

ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ СИСТЕМА ХРАНЕНИЧ ДОКУМЕНТОВ

1. Хранение дел в отделах обеспечивает более быстрый доступ к делам.

2. В каждом отделе может быть создана система хранения документов наиболее удобная для обработки корреспонденции отдельного отдела.

3. работники отдела, обладая более глубокими знаниями работы отдела, более квалифициро­ванны в своих вопросах.

4. Более удобная для хранения дел - секретных документов.

5. система хранения документов в отделах проще, т.к. размеры дел невелики.

6. для более легкого определения принадлежности корреспонденции к тому или иному отделу, при децентрализованной системы в индексе письма и в № дела указывают первое буквы наимено­вания отдела.

Воздух

Состав воздуха

Воздух - смесь газов, главным образом, азота (78,09% по объёму) и кислорода (20,95%), составляющая земную атмосферу. В воздухе постоянно находятся также аргон (0,93%) и другие инертные газы (0,91% по объёму), а также небольшое количество водорода, озона, оксидов азота, угарного газа, аммиака, метана, сернистого газа и др.. Учитывая молекулярную массу каждого компонента и его долю в составе воздуха, можно; рассчитать среднюю молекулярную массу, равную 28,966. Средняя молекулярная масса – 29. Масса одного литра сухого воздуха при нормальных условиях 1,2928 г.; растворимость в воде 29,18 см³/л. При нормальном давлении и температуре -192°С воздух, превращается в голубоватую жидкость с плотностью 0,96г/см³.

\

Кислород, азот и инертные газы считаются постоянными составными частями воздуха, так как их содержание в воздухе практически повсюду одинаково. Помимо постоянных частей, в воздухе содержится также большее или меньшее количество углекислого газа, водяных паров, пыли и случайных примесей, содержание которых может изменяться в зависимости от различных условий.

Углекислый газ образуется в природе при горении дерева и угля, дыхании животных, гниении и т.п. Особенно много этого газа поступает в атмосферу в больших промышленных центрах от фабрик и заводов, сжигающих огромные количества топлива. В некоторых местах земного шара углекислый газ выделяется в воздух вследствие вулканической деятельности, а также из подземных источников.

Несмотря на непрерывное поступление углекислого газа в атмосферу, содержание его в воздухе довольно постоянно, составляя в среднем около 0,03% (по объему). Это объясняется поглощением углекислого газа растениями, а также относительно большой его растворимостью в воде.

Водяные пары могут находиться в воздухе в самых разных количествах. Содержание их колеблется р. пределах от нескольких процентов до долей процента (0,00002%-3%) и находится в зависимости как от местных условий, так и от температуры. Чем выше температура, тем больше паров может содержать воздух, поэтому зимой влаги в воздухе меньше, чем летом.

Пыль, находящаяся в воздухе, состоит, главным образом, из мельчайших частиц минеральных веществ, образующих земную кору, частичек угля, пыльцы растений, а также различных бактерий. Количество пыли в воздухе очень изменчиво: зимой её меньше, летом больше. После дождя воздух становится чище, гак как капли дождя увлекают с собой пыль и бактерии. Твердые частицы зачастую служат центрами конденсации

атмосферной влаги и являются причиной образования туманов.

Наконец, к случайным примесям воздуха относятся такие вещества, как сероводород и аммиак, выделяющиеся при гниении органических остатков; сернистый газ, получающийся при обжигании сернистых руд или при горении угля; содержащего серу; окислы азота, образующиеся при электрических разрядах в атмосфере и т.п. Эти примеси обыкновенно встречаются в ничтожных количествах и постоянно удаляются из воздуха, растворяясь в дождевой воде.

Кузнецова Т.В. «Секретарское дело»