1.1 Требования, предъявляемые к секретарю

Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и навыков.

Секретарь – референт должен знать:

Правовые основы управления:

- административное, трудовое и хозяйственное право;

- законодательно – нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где работает.

Основы управления:

- систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

- принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

- отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

- функции, задачи, структуру организации, в которой он работает от ее связи по вертикали и горизонтали.

Основы менеджмента

Основы научной организации управленческого труда:

• нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;

• нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ.

Вычислительную и организационную технику

Основы общей социальной психологии

Основы этики и эстетики

Делопроизводство

• методы создания и оформления документов;

• организацию работы с документами;

• бездокументное обслуживание.

Архивное дело

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

Обеспечить эффективную работу руководителя фирмы

Библиотека журнала «Секретарское дело»

• оказать помощь в планировании рабочего дня;

• организовать рабочее место руководителя;

• вести сроковый контроль за поручениями руководства;

• организовать командировку.

Вести информационное обслуживание руководителя (фирмы):

• документное:

• бездокументное;

• уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати).

Организовать прием посетителей.

Установить контакты.

Организовать и обеспечить работу совещания.

Составлять и оформлять документы, в том числе с помощью ПЭВМ.

Использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в том числе удаленными (с использованием Internet).

Оперативно размножать документы

Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т.ч. факс, электронная почта).

Вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределения, регистрация, контроль, информационно- справочная работав по документам, текущее храпение, уничтожение.

Вести архив.

Работа секретаря отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необ­ходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому при приеме на работу секретарю предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам, прежде всего, относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен.

Создание документа

Б удем считать, что на вашем компьютере установлен пакет Microsoft Office. После установки программу Word можно запустить любым из стандартных способов, преду­смотренных в Windows. Однако, помимо запуска собственно программы Word, можно запустить Word с последующим ав­томатическим открытием документа.

Загрузка собственно программы текстового процессора производиться одним из следующих способов:

• Из главного меню (кнопка Пуск: Программы; Microsoft Word)

• Щелчком мыши по значку Word на панели Microsoft Office (если такая панель выведена на экран).

• Двойным щелчком мыши по пиктограмме Microsoft Word на рабочем столе.

• Запуском из окна программы Мои компьютер или Проводник (двойной щелчок по значку файла Winword, который размещается обычно в папке Pro­gram Files\Microsoft Office \ Office).

• Запуском из командной строки (кнопка Пуск; Выполнить, затем в поя­вившемся окне нужно указать спецификацию исполняемого файла Win- word.ехе и нажать кнопку ОК).

В результате загрузки открывается окно Word с пустым листом доку­мента, названного по умолчанию Документ 1.

Другие способы запуска Word (с последующим открытием документа) возможны благодаря тому, что в системе Windows каждому зарегистрирован­ному типу файла соответствует приложение, открывающее его. Поэтому, если вы намечаете работать с существующим документом Word, то сразу открывай­те документ. Для этого достаточно выполнить одно из следующих действий:

- Двойной щелчок мыши по значку документа Word, находящемуся в окне Мой компьютер (или Проводник).

- Двойной щелчок по пиктограмме документа Word, которая предусмотрительно была «положена» на рабочий стол.

- Щелчок правой кнопки мыши по значку документа в окне любой папки и выбор команды Открыть из контекстного меню.

Выбор документа из опций Документы в меню кнопки Пуск (это в случае, если нужный документ вами недавно открывался).

После запуска в окне Word будет открыт указанный вами документ.

При работе в Word перед пользователем находиться экранное изображение лис­та документа в обрамлении множества панелей, кнопочек, надписей и проч., то есть всего того, что называется экранным интерфейсом. Боль­шая часть этих элементов вам уже знакома по работе в стандартных Windows-приложениях. например, Мой компьютер или Проводник.

В верхней части окна расположен заголовок, который содержит название доку­мента и имя программы (Microsoft Word). В предыдущей версии (Word 97) порядок надписей в заголовке был обратным: сначала имя програм­мы, затем - название документа: Правее заголовка находиться стандарт­ная группа из трех кнопок управления окном ( _ □ X - соот­ветственно Свернуть, Развернуть или Восстановить, Закрыть). Спра­ва от заголовка вы видите пиктограмму приложения Word, - если щелк­нуть по ней, то попадете в системное меню, которое управляет размера­ми и положением окна.

В предыдущем версиях Word на экран выводилось как бы два окна, а именно: в окно программы было вложено окно документа. Соответственно группа кнопок ( _□ X) или ( _ □ X) имелась в обоих окнах. В Word 2000 раз­работчики решили окно каждого документа выполнить в виде отдельного окна программы и оснастить его всеми элементами оконного интерфейса Word. Вы­игрыш от такой замены очевиден: теперь каждый документ имеет свою кнопку на панели задач Windows, и вы можете легко переключаться между различны­ми загруженными документами с помощью щелчков мыши.

Под заголовком окна размешается меню программы, состоящее из опции: Файл, Правка, Вид, Вставка. Формат, Сервис, Таблица. Окно, Справка.

Содержание каждой опции станет ясным по ходу изложения при рассмотрении конкретных операций в текстовом процессоре. В приложениях Microsoft Office 2000 реализован принцип «интеллектуального» меню, который означает, что в выпадающем подменю скрыты до поры до времени опции, к которым вы еще не обращались. Вызвать первый раз эти опции можно, если навести указатель мыши на двойную стрелку в нижней части подменю и затем в выпавшем полном подменю выбрать нужную опцию. После этого выбранная опция перейдет в отображаемый список подменю.

Б ЕРЕГИТЕ ЛЕС ОТ ПОЖАРА!

Лес - одно из ценнейших природных богатств нашей страны.

Лес - это «легкие» нашей планеты