1. Секретарь в структуре управления

Н и одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность, В то же время - любой руководитель нуждается в секретаре-референте (секретаре-помощнике, секретаре), берущем на себя, его организационное и информационное обслуживание, освобождающем, его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует, прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя, получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и представляет по требованию. Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов. В небольшой организа­ции (фирме) на секретаря возлагается всё организационное и дело­производственно обслуживание. В крупных учреждениях, секретарь есть в каждом структурном подразделении (отделе).

Слово ''секретарь'' происходит от средневекового "secretarius" и первоначально означало доверенное лицо. Хороший секретарь по существу остаётся таковым и сейчас. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала именно как должность личного секретаря императора, и в Толковом словаре В. Даля определяет: "статс - секретарь, доверенный письмовод государя". В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения и в законодательных актах этого периода очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности¹.

В настоящее время в словарях секретарь определяется как лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством², а в словаре С.И.Ожегова работник, ведающий

¹ Закон «должность Сената и инструкции должностным лицам при нем стоящим», 1718г.;

²Толковый словарь русского языка. Под ред. Проф. Д.Н. Ушакова. Т.4 – М.: 1940

Библиотека журнала «Секретарское дело»

деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения³. Таким образом, в определениях на первый план выдвигается работа с доку­ментами. Кроме того, в них подчёркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение.

Секретарь нужен в любой фирме и организаций. Совсем недавно мало популярная, и низкооплачиваемая профессия секретаря стала ныне одной из самых престижных в России. На рынке труда она имеет постоянный спрос, а высокая заработная плата привела в секретари людей с высшим образованием из самых различных областей деятельности: учителей, переводчиков, инженеров и т.д. Все чаще встречаются среди секретарей и лица, имеющие среднее специальное образование. Выпускники школ сегодня, охотно выби­рают специальность секретаря.

Высшие учебные заведения готовят специалистов по специальности 061300 «Документоведение и документационное обеспечение управления», квалификация - Документовед. При свободном владении иностранным языком (часто двумя) такие специалисты могут работать секретарями-помощниками и секретарями-референтами высокого уровня. Неплохую подготовку секретарей ведут и средние специальные учебные заведения по специальности 0611 – «Делопроизводство и архивоведение» квалификация – делопроизводства - архивист. Они работают секретарями-референтами и секретарями руководителя структурного подразделения и не большого учреждения (фирмы).

Появилось также большое количество курсов по подготовке секретарей с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования.

³Ожегов. Словарь русского языка. – М.: 1990

Кузнецова Т.В. «Секретарское дело»