Бизнес-планирование
Бп – основной документ, на основании которого формирует деятельность компания, и выдают деньги инвесторы. С одной стороны, бп внешнего потребления, с другой – полезен внутренне: дает оценку текущего состояния экономики, он должен выявить позиции на рынке и сильные и слабые стороны. Дается оценка ресурсов, которые необходимы для достижения цели в условиях конкуренции.
Бп – документ, который детально обосновывает прибыльность некоторой б-цели и б-проекта в рамках существующего или вновь создаваемого пп.
При составлении пб решаются задачи:
1.планирование
2.анализ результатов
3.подготовка результатов
Части БП:
1.разработка плана развития пп или реализация инвестиционного проекта: определяется схема финансирования, т.е. оценивается возможность и эффективность привлечения денежных средств из различных источников;
2.разработка стратегии маркетинга;
3.разработка стратегии производства при рациональном использовании ресурсов, рассматриваются различные сценарии развития пп при изменении факторов, которые влияют на финансовые показатели;
4.расчет показателей и формирование документов (должны использоваться стандартные показатели как финансовой деятельности, так и текущей производственной деятельности, они должны быть рассчитаны программно). И программный продукт должен иметь возможность анализа проекта. Эти задачи решаются поэтапно:
1 этап) построение модели: дата начала проекта, длительность проекта, перечень продуктов или услуг, сбыт которых будет организован в рамках проекта, состояние баланса (должны быть указаны все активные обязательства, капитал на дату начала проекта).
2 этап) планирование: формируются планы развития пп: инвестиционный (включает календарный план работ с указанием затрат и используемых ресурсов), операционный план (включает в себя изложение/формулировку сбыта продукции/услуг; план производства; план по персоналу; описание производственных издержек и расходов.
3 этап) определение потребности в финансировании: проведение предварительного расчета проекта и расчет проекта без учета стоимости капитала; определение объема денежных средств, которые необходимы для покрытия дефицита капитала, когда оно наступит.
4 этап) разработка стратегии финансирования: рекомендуется описываться несколько способов привлечения финансовых ресурсов; должно быть спланирована выплата дивидендов.
5 этап) анализ финансовых результатов.
Системы электронного документооборота (сэд) Системы управления документами (суд)
СЭД это одна из систем класса делового администрирования.
Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения, исполнения, отправки адресату или передачи в архив. (ГОСТ).
Делопроизводство – ведение документов организации, прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов.
Документационное обеспечение управления (ДОУ)
- документирование (создание, оформление, использование);
- организация работы с документами (технология обработки, согласование, регистрация, контроль)
Формы организации работы с документами:
1)централизованная форма – в этом случае существует специальное подразделение, которое занимается обработкой; все подразделения и работают по определенным правилам (единым), эта форма требует комплексной автоматизации всех документальных операций.
2)децентрализованная форма – правила и методики, сформулированные в центральном аппарате, могут видоизменяться в самостоятельных структурных единицах в соответствии со сложившимися традициями, характером деятельности.
3)смешанная форма (для крупных предприятий).
Потоки документов: входящие, исходящие, внутренние.
Компоненты документа:
- информационный (основное содержание документа);
- технологический (отметки о прохождении документов).
Схема: внешняя (реквизиты, форма, входящее) => алгоритм (сверху внутренняя)=> исходящее (реквизиты, формы)
Процесс обработки документальной информации содержит ряд этапов:
1.входящий документ попадает на регистрацию;
2.рассматривается руководителем и определяется исполнитель каждого документа. Если документ внутренний, то этот этап является исходным.
1 и 2 это внешний контур.
3.образуется внутренний контур прохождения документа – определяет внутренние документы и они циркулируют внутри этого контура: исполнение, согласование, утверждение, регистрация внутренних документов. Внутренний контур порождает версионность документов - особенное значение имеет на стадии обсуждения. Координатором и главным является руководитель.
4.после обсуждения документ утверждается, регистрируется и направляется адресату.
СЭД базируется на переработке данных и обработке информации. Полнофункционирующие системы реализуют типовые функции документоориентированных систем.
Рис.1 по сути дела представлен вариант в качестве среды распространения документов используется известная стандартная программа MS Outlook. Работа в такой структуре приводит к появлению ряда проблем, связанных с реализацией электронного документа:
1) разнесенность классификаторов и словарей;
2) отсутствие автоматизированных корпоративных справочников;
3)регистрация документов производится вручную;
4) маршрутизация документов неавтоматизированная, в то время как каждый документ должен двигаться по маршруту, определенному регламентом;
5) затруднение контроля за исполнением;
6) затруднен мониторинг версионности документов;
7) затруднен процесс согласования;
8) невозможность автоматизированного поиска.
Следующим этапом развития этих систем стали системы, обеспечивающие управление потоками данных, работа с образами документов, интеграция с электронной почтой, интернетом и т.д. Системы управления документами стали срастаться с системами управления знаниями.
Рис.2: документы пересылаются с помощью системы управления электронными документами.
Архив эл. документов содержит электронные образцы документов.
БД содержит электронные документы в среде, которая принята в организации.
Преимущества от внедрения СЭД:
-уменьшение времени обработки документов на 75%;
-рост производительности труда персонала на 20%;
-повышение качества бизнес-процессов;
-повышение исполнительной дисциплины;
-рост уровня информационной безопасности;
-цифровая подпись;
-более сильное взаимодействие между группами;
-все то, что дает переход к созданию единой базы организации.
Функциональность и архитектура системы
СУД должна обеспечивать следующие сервисы/возможности:
1)ведение карточки документа;
2)формирование/выписка документа и его возврат; обеспечение работы с документами вне электронной системы; возможность дополнения системы;
3)создание и редактирование документов;
4)версионность и управление версиями. В ходе работ с документами возникает необходимость вернуться к предыдущей версии или рассмотреть несколько версий, поэтому, полезно хранить все эти версии;
5)создание истории работы с документами. Это статистический учет обращения к документам и ведение статистики работы;
6)поиск по атрибутам;
7)обеспечение системы разграничения доступа;
8)маршрутизация. В системе должна присутствовать маршрутизация документов для выполнения контроля исполнения документов, поручений и .т.д.
9)интеграция с электронной почтой. Т.е. возможность хранить в архиве сообщений, прикрепленных файлов, возможность отправки документов по почте. Возможность работы со сканированным изображением документа.
10)web-портал. По сути web – представительство организации. Это необходимо для того, чтобы была представлена возможность корпоративного взаимодействия. Корпоративный информационный портал – например, коллективный, с территориально распределенными информационными ресурсами, основы web-технологии.
Внедрение развитой СЭД позволяет обеспечить выполнение основных бизнес-процессов в современной организации:
1.регистрация документов;
2.контроль исполнения;
3.согласование