7.7. Организация справочно-информационной работы

Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-спра­вочной работы является создание справочной картотеки (спра­вочного аппарата), в которой регистрационные карточки рас­положены по определенной системе.

Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключает­ся в ответе в любой момент на два вопроса: первый — в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии испол­нения находится искомый документ, второй — в каком докумен­те, (в каких документах) находится конкретная информация по нужному вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и конт­рольной группе. При децентрализованном осуществлении опе­раций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую — на испол­ненные.

По мере исполнения карточки из разделов первой части кар­тотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй час­ти. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раз­дел картотеки, должны быть заполнены все графы.

Использование цветных индикаторов позволяет проводить классификацию справочного массива и облегчает поиск нужной информации, повышает оперативность поиска.

Справочные карточки передают в архив вместе с закончен­ными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации докумен­тов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Поиск сведений по конкретному документу может выпол­няться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретно­му документу на экран выводится, а затем распечатывается со­ответствующая регистрационная форма. Результаты поиска ин­формации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

Сведения по неисполненному документу или по исполнен­ному соответственно показывают, у какого исполнителя нахо­дится документ или в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикреп­ляется файл с текстом самого документа. Такие системы позво­ляют осуществить поиск не только по реквизитам регистраци­онной карточки, но и по содержанию самого документа — искать данный документ по ключевым словам или словосоче­таниям.

Использование компьютерных технологий ускоряет доку­ментооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотруд­ников, совершенствует управление организацией в целом.