Тема 4. Управленческая документация: состав и виды документов. Общие требования к их оформлению

4.1. Организационно-распорядительные документы и их виды

Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД).

ОРД – такие документы, которые отражают права и обязанности предприятия, взаимоотношения предприятия с другими организациями, как вышестоящими, так и с подчиненными, а также документы, с помощью которых осуществляется процесс управления предприятием.

Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занима­ет особое место. Можно утверждать, что организационная и уп­равленческая деятельность главным образом заключается в раз­работке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядитель­ных документов трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Согласно Общероссийскому классификатору управленчес­кой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

• создание организации, предприятия;

• реорганизация организации, предприятия;

• ликвидация организации, предприятия;

• приватизация государственных и муниципальных организа­ций, предприятий;

• распорядительная деятельность организации, предприятия;

• организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

• оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций, ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды докумен­тов данной группы):

• организационная документация (уставы, положения, прави­ла, инструкции, штатные расписания);

• распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

• информационно-справочная документация (письма, теле­граммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т. п.).

ОКУД в число ОРД включает документы по личному составу (кадрам): заявления, справки, личные карточки, приказы (рас­поряжения) о приеме на работу и др.

Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

4.2. Размеры бумаги, полей и нумерация документов применяемые в делопроизводстве

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских фор­матов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — допол­нительными.

Применение стандартных форматов обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов.

Для оформления деловых документов находят применение сле­дующие форматы:

Формат	Размеры, мм	Применение
A3	297x420	Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4	210x297	Приказы, письма и другие организационно- распорядительные документы
А5	148x210	Разного рода справки

Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата — А4 и А5.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие требования, ка­сающиеся размеров полей доку­ментов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 — левое;

10 — правое;

20 — верхнее;

20 — нижнее.

На практике со ссылкой на технические причины (удобство подшивки, необходимость нанесения пометок на поле и т. п.) в ряде случаев используется левое поле размером 30—35 мм.

Левое поле, как было сказано, предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее — для указания страниц в многостраничных до­кументах.

При составлении многостраничных документов вторая и последующие стра­ницы должны быть пронумерованы. Номер страницы наносится на верх­нем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифра­ми без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокра­щенных вариантов «стр.», буквы «с.» и знаков тире (черточек).