3. Классификация документов

Под классификацией документов понимается деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Все документы могут быть классифицированы по следующим основным признакам:

• по происхождению — служебные (официальные) и личные;

• по наименованию — приказы, протоколы, положения, инструкции и т.д.;

• по способу фиксации — письменные, графические, акустические, кино- и фотодокументы;

• по содержанию — организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.;

• по месту составления — внутренние (создаваемые в организации и не выходящие за ее пределы) и внешние (входящая и исходящая корреспонденция);

• по видам — типовые (разрабатываются вышестоящими органами с однородными функциями и носят обязательный характер), примерные (носят рекомендательный характер), индивидуальные (для внутреннего пользования) и трафаретные (изготавливаются типографским способом);

• по степени сложности — простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов);

• по срокам исполнения — срочные (требующие исполнения в определенные сроки) и несрочные (срок исполнения не установлен);

• по срокам хранения — постоянного, временного (до 10 лет) и долговременного (свыше 10) срока хранения;

• по степени обязательности — директивные и информационные;

• по технике воспроизведения — документы, которые могут быть получены ручным или механическим путем с помощью машин и аппаратов;

• по приемам записи — созданные естественным языком (простая запись), стенографические, шифрованные;

• по виду материального носителя — созданные на бумажной основе и специальном носителе (пленке, дискете, стекле, металле и др.) От материального носителя зависит долговечность и стоимость документа;

• по юридической силе — подлинные и подложные. Подлинные в свою очередь подразделяются на действительные и недействительные. Недействительным становится документ в том случае, если он утратил юридическую силу;

• по степени гласности — обычные, для служебного пользования, конфиденциальные, секретные;

• по стадии создания — оригиналы и копии. Оригинал — документ созданный первый раз, первый подлинный экземпляр документа. Копия — повторное абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — это полная копия исходящего документа, остающаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с оригиналом. Выписка — заверенная копия части документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.

Основные нормативно-правовые акты, регламентирующие делопроизводство, и их краткое содержание

Государственная система делопроизводства представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства с момента подготовки и оформления документов, отправки (поступления) до передачи их в ведомственный архив и на государственное хранение.

Основными нормативными актами, регламентирующими делопроизводство в Республике Беларусь, являются:

• Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»;

• Государственный стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004;

• примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь;

• унифицированная система организационно-распорядительной документации;

• основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 установлены:

• состав реквизитов на документе;

• требования к бланкам и текстам документов;

• оформление реквизитов;

• требования к документам, изготовленным с помощью технических средств.

В методических указаниях по практическому применению СТБ 6.38-2004 приведен порядок разработки бланков и оформления документов.

В унифицированной системе организационно-распорядительной документации приведен классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.