![](/user_photo/2706_HbeT2.jpg)
- •Содержание
- •1 Организация делопроизводства
- •Понятие о делопроизводстве
- •Место, роль и функции документов в управлении
- •Классификация документов
- •1.5 Стандартизация и унификация управленческой документации
- •2 Документирование управленческой деятельности
- •2.1 Состав реквизитов
- •2.2 Требования к бланкам документов
- •2.3 Оформление реквизитов
- •3 Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств
1.5 Стандартизация и унификация управленческой документации
Стандартизацию и унификацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.
Стандартизация представляет собой установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов.
Унификация документов — это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.
Существует три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет — это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации.
Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица так же, как анкета, представляет собой «разорванный» текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.
Вопросы для самоконтроля
Что такое делопроизводство?
Что пронимается под процессом документирования?
Что включает в себя понятие документ?
Каковы место и роль документа в управлении?
Какие функции выполняют документы?
По каким признакам классифицируются документы?
Какими нормативно-правовыми актами регламентируется организация делопроизводства в организациях?
Что устанавливает государственный стандарт?
Что такое стандартизация и унификация документов?
Назовите три способа унификации текста.
2 Документирование управленческой деятельности
2.1 Состав реквизитов
2.1.1 При оформлении документов используется следующий состав реквизитов (реквизит — это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени):
- Государственный герб Республики Беларусь;
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;
- код документа по [3];
- наименование вышестоящей организации;
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- почтовый адрес отправителя;
- коммуникационные и коммерческие данные;
- название вида документа;
- дата;
- регистрационный индекс;
- ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
- место составления или издания;
- гриф ограничения доступа;
- адресат;
- гриф утверждения;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
отметка о контроле;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
-подпись;
- гриф приложения;
- гриф согласования;
– визы;
- печать;
- отметка об исполнителе;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
- отметка о переносе данных на машинный носитель.
2.1.2 Все реквизиты делятся на постоянные (Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, коммуникационные данные и др.) и переменные, или заполняемые (адресат, дата составления и исходящий номер, ссылка на номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметки о наличии приложений, подпись должностного лица, отметка об исполнителе и др.). Каждому виду документа должно соответствовать оптимальное положение реквизитов. Всего на документе может насчитываться до 32 реквизитов.
2.1.3 Расположение и размеры реквизитов приведены в приложении А (формуляр-образец). Формуляр-образец представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Формуляр-образец устанавливает:
форматы бумаги;
служебные поля;
конструкционную сетку;
расположение частей, зон реквизитов.
Формуляр-образец состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.