2.2 Требования к бланкам документов

2.2.1 Оформление документов осуществляется на бланках, которые конструируются в соответствии с формуляром-образцом.

Бланк документа представля­ет собой стандартный лист бумаги форматом А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), на котором воспроизводится постоянная информация доку­мента и отводится место для переменной информации.

2.2.2 Устанавливаются два вида бланков:

• бланк для письма;

• общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

2.2.3 Бланки документов должны иметь поля, мм:

• левое — 30;

• правое — не менее 8

• верхнее и нижнее — не менее 20.

2.2.4 Нанесение полей на бланке не обязательно. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

2.2.5 На бланк для письма наносят реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 13, 16, 19, 20.

На общий бланк наносят реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 10, 14 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 16, 17, 19, 20.

2.2.6 Бланки документов разрабатываются на основе продольного (реквизиты заголовочной части документа размещаются по всей верхней части листа) или углового (реквизиты заголовочной части документа располагаются в левой верхней части листа) расположения реквизитов. Реквизиты заголовочной части документа (5, 6, 7, 8, 9, 10, 14) располагаются одним из способов:

• центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади);

• флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади).

2.2.7 При создании бланков для письма и общих бланков на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

2.3 Оформление реквизитов

2.3.1 Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещают на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках следует располагать в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

2.3.2 Эмблема организации — это условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы может быть использован товарный знак (знак обслуживания), рисунок, отражающий главное направление деятельности, аббревиатура. Эмблему помещают (по усмотрению организации) на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

Организация негосударственной формы собственности помещает эмблему на верхнем поле бланка.

2.3.3 Код организации помещают на верхнем поле документа справа.

Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).

2.3.4 Код документа проставляют на верхнем поле документа ниже кода организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД).

Код документа при составлении конкретного вида документа проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включены в ОКУД.

Код унифицированной формы ОРД имеет следующую структуру:

ХХ ХХ ХХХ ХХХ

К од системы

Код подсистемы

Код вида документа

Регистрационный номер

Например, унифицированная форма «Приказ о реорганизации организации, предприятия» будет иметь следующий код:

02 02 620 001

Унифицированная система ОРД

Документация по реорганизации

организации, предприятия

Приказ

Приказ о реорганизации организации, (предприятия)

Таким образом, приказ о реорганизации организации, предприятия имеет код ОКУД 0202620001.

2.3.5 При наличии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

Пример:

Министерство образования

Республики Беларусь

В коммерческих организациях — это наименование консорциума или промышленно-финансовой группы.

2.3.6 Наименование организации, учреждения являющей автором документа, должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом (уставом, положением, приказом и др.)

Пример:

Учреждение образования

«Борисовский государственный

политехнический колледж»

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименование (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации помещается на бланке ниже полного наименовании или за ним в скобках и применяется в случае, если оно официально зафиксировано в правовом акте о ней.

Сокращенное наименование организации образуется тремя способами:

• по первым буквам слов, входящих в наименование (Борисовский государственный политехнический колледж (БГПК), Министерство внутренних дел (МВД));

• по начальным слогам слов (Белорусский железнодорожный банк (Белжелдорбанк);

• смешанный тип сокращений (НИИхиммаш).

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций располагают в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке (на котором ведется делопроизводство организации).

При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк.

2.3.7 Автором документа может быть структурное подразделение организации. Наименование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом.

Пример:

ООО “Интеллектсервис”

Отдел инновационных технологий

2.3.8 Реквизит «Почтовый адрес отправителя» оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.

Почтовый адрес — адрес фактического местоположения организации, по которому с ней осуществляется связь.

Пример:

ул. Коллекторная, 10

220084, г. Минск

9. На бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т. д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т. д.).

Пример:

ул. Есенина, 32, 224005, г. Брест

тел./факс [phone]

р/с 1230000000456

отд. ОАО «Белинвестбанк», г. Бреста, код 706

Совокупность перечисленных данных является юридическим адресом предприятия, фирмы. Используется только для писем и факсов. На бланк письма наносится типографским способом. В договоре является разделом текста данного документа.

Группы цифр в номерах телефонов дефисом не разделяют. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в состав справочных данных об организации.

2.3.10 На общем бланке на этом месте располагают реквизит «Название вида документа». Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле унифицированных форм документов, применяемых организацией.

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки, указывается на всех документах кроме писем и факсов.

Пример:

ПРОТОКОЛ

2.3.11 Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) — дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) — дата утверждения.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии», «Отметка о пере­носе данных на машинный носитель» оформляют цифровым способом (основной способ). Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

Пример - 08.07.2004

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. Даты в текстах нормативных правовых актов, в распорядительных документах высших органов государственной власти и управления оформляют словесно-цифровым способом.

Пример - 8 июля 2004 г.

2.3.12 Реквизит «Регистрационный индекс» создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом приме­няемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.).

Пример - № 01-10/136 (такой регистрационный индекс имеют исходящие и входящие документы),

где 01 — индекс структурного подразделения;

10 — номер дела по номенклатуре;

136 – порядковый номер документа по журналу регистрации;

01-10 — индекс дела в соответствии с номенклатурой.

Индексами распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений, решений), также протоколов, актов являются порядковые номера, возрастающие в пределах календарного года по каждому виду документов отдельно.

Индекс приказа по личному составу смешанный, т.е. имеет добавление буквы к номеру регистрации.

Пример:

№ 35-К (индекс приказа по личному составу о приеме, переводе, увольнении с работы, премировании), срок хранения 75 лет;

№ 42-Л (индекс приказа по личному составу о предоставлении отпуска, командировании, взысканиях), срок хранения 3 года.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо), например: № 27/19.

Располагается данный реквизит в одной строке с реквизитом «Дата».

Пример:

09.02.2006 № 26

(угловое расположение реквизитов)

09.02.2006 № 26

(продольное расположение реквизитов)

При изготовлении типографским способом бланка для письма и общего бланка для данных реквизитов наносят линии.

2.3.13 На бланк для письма типографским способом наносят реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего

документа» ниже линий для даты и регистрационного индекса.

Пример:

На № ____________от ___________

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

Это ссылка помогает учреждению, фирме, получившей письмо-ответ быстро найти копию инициативного письма.

Пример:

02.02.2006 № 02-12/86

На № ____________ от ___________ письмо-запрос

09.02.2006 № 04-10/42

На № 02-12/86 от 02.02.2006 письмо-ответ

2.3.14 Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс» с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь.

Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

Пример:

г. Борисов

Реквизиты 5, 6, 7, 8, 9, 10, 14 могут располагаться как угловым, так продольным расположением реквизитов.

2.3.15 Гриф ограничения доступа к документу располагается в правом верхнем углу документа выше адресата или грифа утверждения. Этот реквизит указывается на документах содержащих секретную информацию или конфиденциальную. Состоит из слов «секретно», «совершенно секретно», «конфиденциально», «коммерческая тайна « (КТ). Под этим грифом указывается номер его экземпляра.

Пример:

Конфиденциально

Экз.1

2.3.16 Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам. В состав реквизита «Адресат» входит:

• наименование учреждения (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• наименование должности, фамилия и инициалы (в дательном падеже);

• почтовый адрес (при необходимости).

Примеры адресования документа в учреждение -

Научно-производственное

объединение «Агат»

ул. Строителей, 36, 224005, г. Брест

Пример адресования документа в структурное подразделение -

Научно-производственное

объединение «Агат»

Отдел инновационных технологий

ул. Строителей, 36, 224005, г. Брест

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Пример -

Генеральному директору научно-производственного объединения «Агат»

г-ну Петрову Н.С.

ул. Строителей, 36, 224005, г. Брест

Адресование должностному лицу сторонней организации.

ООО “Интеллектсервис”

Отдел инновационных технологий

Ведущему специалисту отдела

Иванову Н.С.

ул. Платонова, 25, 224005, г. Брест

Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Пример - Столяровой Н.М.

ул. П. Глебки, д. 15, кв. 26

223120, п/о Логоза

Логойского р-на

Минской области

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только один адресат.

Если документ направляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно в именительном падеже.

Пример -

Республиканские органы

государственного управления

Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют в дательном падеже.

Пример -

Директорам предприятий и

руководителям организаций

Почтовый адрес не указывается при направлении документа в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам, учреждениям своей системы.

2.3.17 Реквизит «Гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа, состоит из:

• слова «УТВЕРЖДАЮ» (прописными буквами без кавычек);

• наименования должности;

• личной подписи, ее расшифровки;

• даты.

Пример -

УТВЕРЖДАЮ

Директор Борисовского государственного политехнического колледжа

Подпись В.Ю.Шмаков

03.09.2009

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО “Информационные технологии”

Подпись Н.С.Петров

10.09.2009

Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения документа состоит из:

• слова «УТВЕРЖДЕНО» (прописными буквами без кавычек);

• названия вида документа в именительном падеже;

• даты и номера документа.

Примеры -

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора

Борисовского государственного

политехнического колледжа

2009. № 25

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания

трудового коллектива

25.06.2004 № 15

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наиме­нование должности включают полное наименование организации.

Пример -

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Комитета по архивам

и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь

Подпись В.И.Михайлов

23.08.2004

2.3.18 Реквизит «Резолюция» располагается в правом верхнем углу первого листа документа между адресатом и текстом, включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (личная подпись) и датирована.

Пример - Соловьеву А.А.

Прошу подготовить

заключение к 12.09.2004

Бойко

02.09.2004

Указания руководителя могут носить либо общий, либо конкретный характер. Общие указания формулируются следующим образом — к руководству, к сведению, к исполнению. Конкретные указанию формулируются в повелительном наклонении и адресуются подчиненным лицам, например: срочно примите меры, немедленно подготовить ответ.

Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует писать под углом к линии строки.

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа, не за­трагивая его текста и полей.

При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа допускается прилагать к нему отдельный лист резолюции с отметкой о связи с основным документом. При этом на документе делается отметка о связи документа и листа с резолюцией.

2.3.19 Реквизит «Заголовок к тексту» располагают слева после реквизитов бланка.

Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) «О создании предприятия», протокол (чего?) «заседания Ученого совета», должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту», положение (о чем?) «О канцелярии», правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка, акт (о чем?) «О выделении документов к уничтожению», письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения договора».

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.

Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатают строчными буквами (кроме заглавной).

Если заголовок превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до 100 мм от границы левого поля.

Место размещения заголовка на документе допускается отмечать уголками при изготовлении бланка.

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

2.3.20 Реквизит «Отметка о контроле» располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки чернилами красного цвета или с помощью штампа на контролируемых по указанию руководителя документах. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

2.3.21 Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связанного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.

Если сплошной связный текст документа содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, после которых ставится точка. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы. Каждый раздел может быть разделен на любое количество подразделов, которые в свою очередь могут иметь пункты и подпункты.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки следует указывать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовками раздела и подраздела – 8 мм. Расстояние между заголовком и текстом – 15 мм.

Абзацы в тексте начинают отступом равным 12,5 мм.

2.3.22 Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают после текста документа перед реквизитом «Подпись».

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют в сокращенной форме.

Пример:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Слово «Приложение» следует указывать от границы левого поля.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте.

Пример:

Приложение: список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

Если приложений несколько, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

Пример-

Приложение: 1. Список детских лечебных учреждений на 10 л. в 1 экз.

2. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 5 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: письмо Министерства культуры Республики Беларусь от 01.08.2004 № 01-03/65 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

При направлении приложения не во все указанные в документе адреса отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

В распорядительных документах указание о наличии приложения дается в тексте.

2.3.23 Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложения. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

Расшифровку не заключают в скобки и указывают на уровне последней строки наименования должности. В расшифровке инициалы следует указывать перед фамилией.

Пример –

Зам. директора по учебной

работе Подпись Я.К.Валуй

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.

При временно замещении должностных лиц необходимо использовать аббревиатуру «И. о.» или «Зам.» Проставление косой черты рядом с наименованием должности лица замещающего не допускается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами с равными должностями и лицами несоподчиняющимися по службе их подписи располагают на одном уровне.

Пример –

Зам. директора по учебной Зам. директора по учебно-

работе производственной практике

Подпись Я.К.Валуй Подпись А.Ю.Мордасов

При подписании документа комиссией указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Расшифровки членов комиссии указывают в алфавитном порядке.

Председатель комиссии Подпись Н.С.Петров

Члены комиссии: Подпись С.К.Белова

Подпись В.Н.Иванова

Документы коллегиального органа подписываются председателем и секретарем данного органа.

Одну подпись от другой отделяют межстрочным интервалом.

2.3.24 Реквизит «Гриф приложения» располагают в правом верхнем углу первой страницы прило­жения. Реквизит «Гриф приложения» состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, который указывают без знака номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера.

Пример -

Приложение 2

к приказу генерального директора

ООО “Интеллектсервис”

18.07.2004 № 9

2.3.25 Реквизит «Гриф согласования» располагают ниже реквизита «Подпись» от границы левого поля. Гриф согласования — внешнее согласование. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. При многочисленных согласованиях оформляют отдельный лист согласования.

Гриф согласования состоит из:

• слова «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами без кавычек);

• наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации);

• личной подписи, ее расшифровки;

• даты согласования.

Пример –

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ЗАО “Информационные технологии”

Подпись В.П.Михайлов

12.06.2005

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют по форме:

Пример –

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

экспертного совета

18.10.2004 № 13

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Комитета по архивам и

делопроизводству при Совете Министров

Республики Беларусь

03.10.2004 № 11-10/116

В реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указывается фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

2.3.26 Реквизит «Визы».

Виза — внутреннее согласование.

Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

Пример -

Зав. приборостроительным

отделением

Подпись О.Н.Никитина

25.10.2005

Юрисконсульт

Подпись Л.И.Иванова

25.10.2005

Замечания и дополнения визирующий оформляет на отдельном листе, а на проекте в реквизите виза выполняют запись «Замечания прилагаются».

Этот реквизит располагается, начиная от границы левого поля (нулевое положение табулятора), ниже реквизита «Подпись». На распорядительных документах визу допускается оформить на оборотной стороне последнего листа документа. На исходящих документах визу оформляют на экземпляре, который остается в организации.

Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:

• составитель проекта документа, что подтверждает его ответственность за исполнение документа;

• руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

• заинтересованные должностные лица других подразделений организации;

• общественные организации (при необходимости);

• руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

• руководитель юридической службы или юрисконсульт организации;

• заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности.

Круг лиц визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными правовыми актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:

С актом ознакомлен: Подпись О.Н.Васильев

01.10.2005

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:

С приказом ознакомлены:

Экономист планового отдела Подпись С.Н.Петров

30.10.2005

Менеджер отдела рекламы Подпись А.С.Гришина

31.10.2005

2.3.27 Подпись ответственного лица заверяют печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

В организациях используются разные по назначению печати — гербовые и простые.

Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государственные органы и иные государственные организации в соответствии с Законом Республики Беларусь.

В негосударственных организациях используются печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

В организациях могут использоваться простые печати. Они воспроизводят наименование соответствующего учреждения или его структурных подразделений.

Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении (отделе кадров, управлении делами и др.). Иные простые печати имеют узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.д.). Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.

Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.

2.3.28 Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа. Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

Отметка необходима для рациональной организации работы с документами в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.

Пример-

Михайлов 74 48 50

Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже «Отметки об исполнителе».

При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов (далее - пт) и может быть дополнена информацией:

- в первой строке — индекс структурного подразделения, в котором готовился документ;

- во второй строке указываются инициалы (для машинисток), дата создания документа и имя файла.

Пример:

02 Иванов 220 40 51

ТН 09.02.2006 c1-3 об-1

2.3.29 Отметка о заверении копии. Копия документа — документ, полностью воспроизводящих информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в ее деятельности. Для придания копии юридической силы она должны быть соответствующим образом заверена.

При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения.

Пример-

Верно

Инспектор по кадрам Подпись С.Б.Постраш

16.07.2004

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью (при наличии — гербовой), в негосударственных организациях — печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, проставляют заверительную отметку (должность и дату допускается не указывать), дату и регистрационный индекс документа

2.3.30 Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.

Пример:

В дело 04-12

Подготовлен ответ

09.02.2006 № 04-12/49

Подпись

10.02.2006

2.3.31 Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного наименования (сокращенного наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа.

Пример оформления штампа приведен на рисунке 1.

Борисовский государственный политехнический колледж

15.10.2004

№ 04-12/645

Рисунок 1 - Регистрационный штамп входящих документов

2.3.32 Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Что представляет собой формуляр-образец?

2. Как подразделяются реквизиты?

3. Что такое бланк документа?

4. Какие требования предъявляются к разработке бланков документов?

5. Какие используются способы для размещения реквизитов заголовочной части?

6. Какие данные составляют юридический адрес?

7. Где располагается адресат? Оформите несколько видов адресатов: учреждению, его структурному подразделению, руководителю учреждения, конкретному должностному лицу, частному лицу.

8. Какие элементы входят в состав реквизита “гриф утверждения”? Где располагается гриф утверждения?

9. Оформите пример грифа утверждения конкретным должностным лицом и пример утверждения распорядительным документом (приказом).

10. Назовите составные части резолюции.

11. Какие элементы входят в реквизит “подпись”?

12. Оформите подписи руководителя учреждения, его заместителя, руководителя структурного подразделения, двух лиц несоподчиняющихся по должности, документа, составленного комиссией.

13. Какие виды внутреннего и внешнего согласования Вы знаете?

14. Где располагаются все виды согласования документа?

15. Составьте и оформите внутреннее согласование документа с руководителями структурных подразделений учреждения.

16. В какой последовательности целесообразно производить внутренне согласование?

17. Что такое виза ознакомления?

18. Из каких элементов состоит гриф согласования?

19. Как оформить приложение к документу?

20. Назначение и правила оформления реквизита “отметка об исполнителе”.