Файл данных

Для доступа к файлу данных необходимо сделать следующее.

Открыть основной документ, содержащий стандартный текст. Если основной документ еще не создан, то использовать команду меню Сервис->Слияние…, где в разделе Основной документ, необходимо нажать на кнопку Создать.

Рис.4. Диалог Слияние

Для создания файла данных в диалоговом окне Слияние в разделе Источник данных нажать кнопку Создать (см. рис.4.). В появившемся диалоговом окне можно выбрать файл данных, если он уже существует или создать новый.

Далее появится диалоговое окно Создание источника данных. Теперь необходимо решить, какая информация должна меняться с каждым экземпляром печатаемого документа, т.е. определить, какие поля слияний должны быть в файле данных. В разделе Поле в строке заголовка перечислены поля, которые включаются в файл данных по умолчанию. Если некоторые поля не нужны, то их можно удалить с помощью кнопки Удалить поле. Элемент Поле позволяет набрать имя нового поля и после нажатия на кнопку Добавить поле список полей, включаемых в файл данных пополнится еще одним полем.. Каждой имя поля должно быть уникальным и содержать не более 32 символов. Можно использовать буквы, цифры символы подчеркивания, но не пробелы. Первый символ должен быть буквой. Поля можно перечислять в любом порядке, т.к. порядок следования полей данных не влияет на порядок, в котором поля вставляются в основной документ.

Рис.5. Редактирование состава полей

После введения всех полей, которые необходимо задать в файле данных, нажать кнопку ОК. WORD выведет диалоговое окно для сохранения файла данных.

Затем необходимо набрать имя для файла данных в опции Файл и выбрать диск и каталог, где нужно сохранить файл данных. Далее нажать кнопку ОК.

WORD открывает новое окно (см.рис.6.), которое существенно упрощает процесс ввода данных в файл данных и позволяет работать с последним, как с базой данных.

Рис.6. Заполнение файла данных

Для заполнения источника данных необходимо ввести значения для всех полей каждой записи. Причем когда первая запись будет введена, необходимо нажать кнопку Добавить и Word автоматически организует следующую запись.

С помощью кнопки Источник можно ознакомится с файлом данных в виде таблицы данных. Имена полей, заданные в диалоговом окне Создание файла данных, приводятся в первой строке той таблицы, являющейся записью заголовка файла данных. Вторая строка таблицы становится первой записью данных.

Для заполнения и сохранения файла необходимо сделать следующее

Начиная с первой ячейки пустой записи данных, набрать информацию, которая соответствует имени поля вверху столбца. Для перехода к следующей ячейке нажать клавишу TAB.

Достигнув конца записи данных (строки ячеек), нажать клавишу TAB для вставки новой строки для очередной записи. Можно сформировать любое число строк, и позже добавлять строки по мере необходимости. Информация поля может переходить на другую строку в пределах ячейки, но это не скажется на том, в каком виде будет печататься текст при слиянии с основным документом.

Выбрать команду меню Файл ->Сохранить… для сохранения записи данных

Основной документ, открытый в процессе установки файла данных остаётся по прежнему открытым и указывается в списке файлов в меню Окно. Для переключения в основной документ в меню Окно необходимо выбрать имя основного документа.

Программа WORD предоставляет некоторые специальные возможности для редактирования файла данных. При создании нового файла данных WORD базирует его на специальном шаблоне DATAFILE.DOT предназначенном для работы с файлом данных. Этот шаблон включает несколько готовых макрокоманд, помогающих работать с файлом данных (кроме команд, существует специальная панель инструментов, с кнопками которой можно познакомиться с помощью всплывающей подсказки).

Для вставки нового столбца ячеек в файл данных в качестве нового поля необходимо проделать следующее.

Находясь в файле данных, установить указатель мыши в любой точке столбца ячеек, стоящего правее того места, где необходимо вставить новый столбец и щелкнуть мышью. Для вставки столбца с правого края установить указатель мыши в конце строки ячеек, вне линии табличной сетки, и щелкнуть мышью.

Выбрать команду меню Таблица ->Вставить ячейки...

В открывшемся диалоговом окне выбрать меню Вставить столбец. Нажать кнопку ОК.

Далее можно заполнять текстом запись заголовка (имя поля) и все записи данных.