8. Деловая графика в Word

Общеизвестно, что графическая информация воспринимается человеком намного быстрее, чем цифровая. Поэтому рекомендуется для анализа табличных данных использовать аппарат построения диаграмм⁵.

По таблице (Табл. 4) построим диаграмму, приведенную на Рис. 14.

Рис. 14

Сначала скопируем данные из таблицы (Табл. 4) для построения диаграммы и установим курсор в место ее вставки. Далее выполним команду Диаграмма вкладки Вставка/Иллюстрации ленты. На экране отобразится диалоговое окно Вставка диаграммы, Рис. 15, в котором необходимо выбрать предполагаемый тип диаграммы. Потом, при необходимости, его можно будет поменять. В нашем случае подойдет Гистограмма с группировкой.

После нажатия кнопки ОК, в документ будет вставлена диаграмма (Рис. 16, а), связанная с таблицей данных-образцом (Категория 1, Категория 2, Категория 3, Категория 4), которая также откроется в своем окне Диаграмма в Microsoft Word – Microsoft Excel, Рис. 16, б). На ленте окна документа появится вкладка Работа с диаграммами/Конструктор, Макет и Формат (Рис. 16, а), содержащая набор команд, необходимых для работы с диаграммами.

Рис. 15

а) б)

Рис. 16

Для замены образца данных щелкните на левую верхнюю ячейку в таблице, затем, скорректировав диапазон данных образца как это рекомендуется перетаскиванием правого угла диапазона до размера таблицы (I*6), вставим⁶ данные ранее нами скопированные из таблицы⁷ (Рис. 17).

Рис. 17

После этой операции в Окне Word необходимо поменять местами отображаемые данные (Работа с диаграммами/Конструктор/Дан­ные/Стро­ка/Стол­бец). В результате будет узнаваемая диаграмма. Далее надо продолжить редактирование этой диаграммы до соответствия ее Рис. 14:

• увеличить размеры (потянув за периферийные маркеры),

• изменить положение и форму Легенды,

• изменить Название диаграммы, Название оси X (даты) и Название оси Y (оценки),

• при необходимости скорректировать данные в Excel таблице (удалить первый столбец с нумерацией, первую строку скрыть) и т.п.

Для редактирования диаграмм необходимо запомнить следующие правила:

1. Для изменения размеров или положения элемента диаграммы (для которого это можно сделать) необходимо выделить этот элемент щелчком мыши, затем изменить за появившиеся соответствующие маркеры его размеры или перетащить элемент в необходимое место;

2. Для изменения Формата (цвет, толщина линий, шрифт и т.п.) элемента диаграммы необходимо дважды щелкнуть на этом элементе (или выбрать соответствующую команду из контекстного меню), далее в открывшемся диалоговом окне произвести соответствующие изменения.

Более подробного пошагового описания построения диаграммы не приводим по причине интуитивного их понимания и наличия полноразмерной Справки в Word.

Запомните, чем качественнее (ближе к Рис. 14) вы построите диаграмму, тем лучше вы освоите приемы Деловой графики.

9. Вставка, редактирование и форматирование формул

В Word обладает возможностями создания, редактирования и форматирования математических формул и вставки их в текстовый документ.

Для вставки формулы служит команда вкладки Вставка/Символы/Фор­мула. В документе появляется окно формулы с находящимся внутри курсором, а лента дополняется вкладкой Работа с формулами/Конструктор, содержащей группы команд: Сервис, Символы и Структуры, Рис. 18.

Рис. 18

Настройку ввода формул выполняют в диалоговом окне Параметры формул (Работа с формулами/Конструктор/Сервис).

Предусмотрен ввод из списка часто используемых формул (Работа с формулами/Конструктор/Сервис/Формула). Также можно пополнить этот список, вставив в него набранную и выделенную формулу, выбрав команду Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию формул... на вкладке Работа с формулами/Конструктор/Сервис/Формула.

Чтобы выровнять по форматированию операторы в формуле, начиная новую строку, нажмите сочетание клавиш Shift+Enter. Операторы можно выровнять только в рамках одного абзаца с формулами. Чтобы начать новый абзац с формулами, нажмите только клавишу Enter.