Управління потоком відвідувачів.

Допомога керівникові в організації і проведенні прийому відвідувачів - одне з основних завдань секретаря. Можна виділити три групи осіб, з якими керівник підтримує постійні ділові контакти: співробітники установи; представники інших організацій; громадяни, яких керівник приймає з питань, що належать до компетенції очолюваної ним установи.

Загальна вимога до секретаря під час приймання відвідувачів полягає в тому, щоб частину осіб, які прийшли до керівника, направляти до інших працівників. При цьому, безумовно, не повинні страждати інтереси справи і дотримуватися прав громадян.

Організовуючи прийом співробітників, доцільно додержувати таких рекомендацій.

Керівник повинен інформувати секретаря про осіб, яких він може прийняти в будь-який час без попередньої домовленості. Решту співробітників керівник, приймає у встановлений час, про який секретар зобов'язаний усіх інформувати. За бажанням керівника секретар може здійснити попередній запис працівників, що дасть змогу в деяких випадках скоротити час на чекання прийому, з цією ж метою секретар може по телефону в той чи інший момент запросити співробітника.

Якщо співробітник наполягає на зустрічі з керівником у невідведений для прийому час, секретар зобов'язаний доповісти про це керівникові, повідомивши прізвище співробітника і суть питання, яке його цікавить. Надалі секретар діє згідно з вказівками керівника, інформуючи про них співробітника

Ряд керівників додержуються зовні демократичного принципу "кожний може прийти до мене в будь-який час, який приваблює своєю демократичністю”. Організовуючи прийом працівників інших установ, секретар зобов'язаний з'ясувати, чи погоджена заздалегідь зустріч певної особи з керівником; якщо так - секретар інформує керівника про прибуття цієї особи; якщо необхідно, нагадує йому про майбутній візит і надалі діє відповідно до його вказівок. Відвідувачів без попередньої домовленості – секретар визначає відомості про особу, питання і після оцінки інформації може направити у відповідний структурний підрозділ.

Секретар не повинен направляти осіб, що прибули, до керівника без попереднього його повідомлення.

Якщо керівник відсутній у раніше призначений час для прийому з причин, відомих секретарю, останній зобов'язаний від імені керівника вибачитися, пояснити причину його відсутності (затримання) і погодити час наступної зустрічі.

Як правило, керівник приймає відвідувачів сам на сам. Проте на його прохання секретар може бути присутнім під час розмови і робити необхідні керівникові записи. Закінчивши прийом відвідувача, керівник або за його проханням секретар фіксує в журналі або картці рішення. Якщо необхідно, встановлюють контроль за його виконанням.

Поведінка, стиль роботи, етикет секретаря, мистецтво ділового спілкування повинні бути спрямовані на підтримку авторитета керівника і організації, яку він представляє. При цьому основним має бути максимальне, в рамках закону, задоволення інтересів громадян, господарських партнерів, повага до відвідувача, створення сприятливих умов для вирішення питань, які виникають.

Необхідно створити сприятливі умови для відвідувачів, які чекають прийому. У приймальні повинні бути зручні стільці або крісла, вішалки, столик з газетами та журналами, письмові приладдя, графин з водою та ін.

Разом з організацією свого робочого місця керівникові слід звернути увагу і на інтер'єр приймальні, обладнати її сучасними меблями, підібрати квіти, зелені рослини, художні твори (малюнки, фотографії, художньо виконані схеми, макети та ін.), стилізовані зображення предметів, що стосуються діяльності підприємства.

У деяких країнах встановлено правило поведінки секретарів, зокрема, під час прийому відвідувачів. Так, при появі відвідувача секретар має в розпорядженні не більш як 15 с. для того, щоб закінчити машинописний рядок або телефонну розмову. Читання будь-яких матеріалів, у тому числі службових документів, потрібно негайно припинити. Від секретаря залежить, в якому настрої буде відвідувач, вступаючи в контакт з керівником.