1.6.6 Репликация

Реплика представляет собой дубликат базы данных с тем же кодом репликации, что и исходная база данных. Реплики, в отличие от копий баз данных, объединяет возможность обмениваться изменениями, происшедшими в документах, или появившимися/удаленными документами. Такое распределение позволяет пользователям обращаться к данным сервера Domino, который им более близок. Процесс поиска изменений и обмена ими именуется репликацией.

В Notes можно создавать локальные реплики любой используемой базы данных. Репликация позволяет обеспечить идентичность локальной реплики и базы данных на сервере, чтобы внесенные изменения отображались в обеих версиях базы данных. Благодаря простоте и надежности репликационного механизма возможна эффективная организация работы с ресурсами для больших сообществ территориально удалённых друг от друга пользователей.

Репликацию удобно использовать, находясь вне сети организации, поскольку работа в локальной реплике происходит намного быстрее, чем при внесении тех же изменений при удаленном подключении по телефонной линии. Репликация также позволяет пользователям, работающим в различных сетях и различных местах вызова, иметь общий доступ к последней версии сведений в базе данных. Можно создать расписания репликации для каждого места вызова Notes или выполнить его вручную.

При каждой репликации, например, почтовой базы данных локальная реплика получает в Notes новую почту и отправляет на сервер исходящую почту, а также все внесенные недавно изменения почтового файла, такие как документы в папках. В течение нескольких секунд локальный почтовый файл обновляется до текущего состояния почтовой базы данных на сервере.

1.7 Система автоматизации документооборота Office Media

Система предназначена для автоматизации документооборота и поддержки бизнес-процессов. OfficeMedia построена по модульному принципу, каждый ее модуль решает локальную задачу.

1.7.1 Возможности системы

Система решает следующие задачи:

• координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

• быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними;

• предоставление средств для деловой переписки;

• регистрация документов, циркулирующих в организации;

• возможность оперативной раздачи поручений;

• анализ и контроль исполнительской дисциплины;

• согласование, ознакомление, исполнение документов.

Учитывая широкие возможности системы в области управления бизнес процессами, назначение использования системы возможно в любом виде бизнеса или организации. В итоге внедрения системы достигается четкая работа организации за счет согласованности действий сотрудников, что позволяет улучшить финансовые показатели и сократить издержки.

Ключевые возможности, которые предоставляют системы OfficeMedia:

• регистрация документов, циркулирующих в организации;

• согласование, ознакомление, исполнение документов;

• постановка на контроль документов и резолюций руководства;

• возможность оперативной раздачи поручений;

• статистический анализ исполнительской дисциплины;

• ведение архива документов организации;

• подготовка и проведение заседаний;

• планирование и ведение проектов;

• поддержка менеджеров по работе с клиентами;

• предоставление средств для деловой переписки (рассылка сообщений, удобный доступ к информации об отправке писем, т.д.);

• координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

• работа с телефонными звонками;

• оперативный доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними.

Система OfficeMedia является не просто готовым продуктом, но и своего рода учебным конструктором, на базе которого можно создавать собственные системы.

Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:

• "Делопроизводство";

• "Внешние контакты";

• "Управление и планирование";

• "Учет материальных ценностей".