Тема: «Организация документооборота»
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
- прохождение документов должно быть оперативным, чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства (например, раздача копий документов лицам, задействованным в исполнении какого-либо дела);
- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
- порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (соответственно – входящие, исходящие и внутренние документы).
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:
- объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;
- структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
- режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию.
Процесс |
И с п о л н и т е л и |
||||||
Экспедиция |
Канцелярия |
Руководство |
Структурное подразделение |
Секретарь |
Нач-к структ. подразделения |
Исполнитель |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10. Подготовка документов к отправке |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 1. Пример маршрутной схемы прохождения входящего документа
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.
Документопоток входящих документов составляют:
- документы вышестоящих организаций, органов власти;
- документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
- документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
- жалобы и заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
прием входящих документов;
первоначальная (экспедиционная) обработка;
предварительное рассмотрение и распределение;
регистрация;
рассмотрение документов руководством;
исполнение резолюций;
отправка ответных документов.
Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению.
К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ, на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.
Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:
- составление проекта документа;
- согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
- подписание (утверждение) документа;
- регистрация и отправка документа.
Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку.
Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение.
Приказы, протоколы визируются у секретаря-референта, подвергаются размножению, а затем копии их распределяются в структурные подразделения.
К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.
К их числу в соответствии с Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. №188 относят, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.
Под служебной (коммерческой) тайной согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.
Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия:
- работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;
- выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;
- передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.
Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов – в особых помещениях или сейфах.
Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.
Учет объема документооборота.
Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год.
Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз.
Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Регистрация необходима для учета, контроля, исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.
Регистрации подлежит не вся информация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы – приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, заявления и жалобы граждан, корреспонденцию из других организаций, требующую решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.
На документы, не подлежащие регистрации составляется специальный перечень. Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, извещения, наряды, заявки, заявления о приеме, увольнении, предоставлении отпуска.
Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. Входящие документы регистрируют в день их поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.
В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.
Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота – до 1000 документов в год. Существуют журналы для учета входящих; исходящих; внутренних документов; документов конфиденциального характера.
Дата поступления и индекс документа |
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа |
Краткое содержание |
Резолюция или кому направлен документ |
Отметки об исполнении |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Рис. 1. Форма журнала регистрации входящих документов.
При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков:
нарушен основной принцип регистрации – однократность;
поиск информации усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом;
журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.
Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке (см. рис. 2):
Лицевая сторона
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 |
|
Корреспондент (организация – автор документа)
|
|
Дата поступления и индекс документа |
Дата и организации – автора документа |
Краткое содержание |
|
Резолюция или кому направлен документ |
|
Отметка об исполнении |
|
Оборотная сторона
Контрольные отметки |
||
Дата передачи |
Подразделение или должность и фамилия лица, которому передан документ |
Расписка в получении (при необходимости) |
|
||
Фонд № |
Опись № |
Дело № |
Рис.2. Регистрационная карточка
Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой – в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную картотечную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.
Компьютерная регистрация документов позволяет внести значительно больше сведений о документах, организовать децентрализованную регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях, организовать на основе базы данных информационно-справочную работу, организовать эффективный контроль за исполнением документов.
Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов.
Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индекс 01/05/89 входящего документа включает:
01 – индекс структурного подразделения;
05 – номер дела по номенклатуре;
89 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.
Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов.
К индексам приказов по личному составу допускается добавление буквы «л/с» или «К».
Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 01, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.