Формирование и текущее хранение дел

ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления; сохранности документов. Единые требования к формированию и оформлению дел из­ложены в ГСДОУ. Согласно ГСДОУ, формирование дел долж­но осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В небольших организациях формирование дел воз­лагается на секретаря-референта. В крупных организациях эту функцию осуществляет канцелярия.

Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций: распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной по­следовательности и оформление обложек дел.

В дело помещают только исполненные документы (подлин­ники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформлен­ные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. В дело не помещают документы, несоответствующие заголовку дела, не­правильно оформленные, подлежащие возврату, черновики, не­заверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки. B дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и вре­менного срока хранения следует группировать в отдельные дела. В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группи­руют документы за несколько лет (например, личные дела).

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30— 40 мм) толщины. Приложения присоединяются к тем докумен­там, к которым они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные тома.

Документы внутри дела следует располагать в хронологичес­кой и логической последовательности. Такая систематизация, как правило, в основе своей совпадает с расположением доку­ментов по их датам подписания, поступления или исполнения. Переписка, например, систематизируется в такой последова­тельности: документ-ответ помешается за документом-запро­сом. Если документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри вида — в хронологическом порядке, и т. д.

Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. На малых предприятиях эта функция возлагается на секретаря-референта.

Оперативное хранение документов

До передачи исполненных документов в архив организации, они могут находиться в структурных подразделениях на испол­нении и в канцелярии (у секретаря-референта) на хранении.

Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т. п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение рабочего дня находят­ся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией.

Хранение исполненных документов текущего года осуществ­ляется в специальных папках-регистраторах. Папки типа «скоросшиватель» здесь непригодны, поскольку в них докумен­ты располагаются в обратной хронологической последовательно­сти. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой (шнур­ками) системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последова­тельности.

В текущих архивах подразделений, в канцелярии, у секрета­ря-референта для размещения укомплектованных в дела доку­ментов применяются стеллажи и шкафы, механические карто­теки элеваторного типа, и т. д. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.

Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.