Тема: Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – важная функция управления организацией.

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения и регулирования хода и анализ результатов исполнения документов.

Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.

Категории документов, подлежащих контролю, устанавлива­ются в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики деятельности конкретного учреждения. Они закрепляются в перечне. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень, а также отдельные устные указания. Определяющим критерием по­становки документа на контроль является его содержание.

Срок исполнения — это период времени, который отводится на исполнение документа, или календарная дата, на которую назначено завершение его исполнения.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях: с даты по­ступления документа в организацию (для входящих документов), для внутренних и поступивших из вышестоящих органов государ­ственной власти — с даты подписания (утверждения).

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения устанавливаются для определен­ных, наиболее массовых категорий документов, подлежащих кон­тролю в соответствии с действующим законодательством и При­мерным перечнем документов, подлежащих контролю за испол­нением, с указанием сроков исполнения. Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов руководством учреждения; они указываются в самом документе или фиксиру­ются в резолюции.

При определении продолжительности срока исполнения доку­мента учитываются его содержание и практические возможности учреждения по решению конкретного вопроса. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за три дня до его истечения. В противном случае доку­мент считается не исполненным в срок.

Если последний день срока исполнения документа приходит­ся на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Контроль за исполнением документа осуществляется с момен­та постановки документа на контроль. На документе, поставлен­ном на контроль, в правом верхнем углу первого листа документа проставляется отметка о контроле (реквизит 19) в виде буквы «К» или слова «Контроль». Ее назначение — напоминание исполните­лю о том, что исполнение документа контролируется.

Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

Суть предупредительного контроля заключается в своевременном, за 2-3 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения, порученного ему вопроса.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительной дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом.

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения».

Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться и выводиться на компьютер руководителя.

Аналитические справки являются важным источником для оценки эффективности работы отдельных сотрудников и системы ДОУ организации в целом.