3.2. Організація документообігу та документування операцій з біологічного перетворення в рослинництві

Документ, як носій інформації, виступає як неодмінний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Як зазначає Матвієнко О.В., документ – це сукупність трьох складових: 1) фізична реєстрація інформації;

2) форма подання інформації;

3) активізація певної діяльності [ 5 ].

Уся документація бухгалтерії поділяється на три документальних потоки:

1) вхідні (що надходять) документи;

2) вихідні ( що відправляються) документи;

3) внутрішні документи.

Бухгалтерські документи надходять у загальному потоці документів і є частиною документального фонду організації в цілому та формують документообіг.

Що розуміють під терміном документообіг? З однієї сторони – він ототожнюється з поняттям канцелярії, з іншої – це більш масштабне поняття, що охоплює всі інформаційні потоки господарюючого суб’єкта. Документообіг можна поділити на управлінський, який безпосередньо пов'язаний з управлінням людьми, організацією і бізнес-процесами, та технологічний, де документ – вже є носієм не управлінської дії, а визначеної порції інформації в технологічному процесі.

Багаточисельні види документів (фінансові, обліково-статистичні, організаційно-розпорядчі) – це «продукт» праці працівників бухгалтерії, який відображає життєздатність підприємства і перспективи його подальшого існування. Від чіткості і оперативності обробки та руху документів в кінцевому етапі залежить швидкість прийняття рішень. Тому раціональній організації документообігу завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де несвоєчасне опрацювання фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків.

Розробка механізму управління документообігом є необхідною складовою організації бухгалтерського обліку, що забезпечує:

- стабільність роботи бухгалтерської служби;

- чіткість руху та оперативність обробки документів;

- своєчасність прийняття управлінських рішень [ 6 ].

Графік документообігу - затверджений порядок руху документів із зазначенням інстанцій, мети й точного часу надходження та вибуття документа за кожною інстанцією, а також посади виконавця, що складає, перевіряє чи опрацьовує документ, строк надходження документів до бухгалтерії.

На кожний документ обовязково складають оперограму або документограму,чим і визначається швидкий рух документів на підприємстві табл. 3.2.

Згідно Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підприємство самостійно затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації [ 1 ].

Основні правила складання графіка документообігу, а також загальні норми і правила оформлення документів викладено в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку [ 2 ].

Таблиця 3.2

Оперограма облікового процесу витрат у ДП «Аф Луга - Нова»

№ п/п	Зміст робіт	Директор	Головний бухгалтер	Робітники бухгалте-рії	Бухгалтер з обліку витрат
	Формування загальногосподарської інформації, яка є основою виникнення витрат і кошторисів витрат
	Оформлення первинної документації з обліку витрат
	Складання накопичувальної відомості витрат за місяць
	Записи в журнал-ордер по кредиту різних рахунків
	Занесення даних в головну книгу
	Складання звітності
	Заповнення статистичної звітності
	Взаємозвірка даних синтетичного і аналітичного обліку з даними звітних форм
	Затвердження форм звітності (оформлення підписів)
	Здавання форм звітності в державну податкову адміністрацію, органи державної статистики та архів

Сучасний документообіг повинен ґрунтуватись на таких принципах:

1) системності – при розробці документообігу необхідно враховувати встановлені існуючі взаємовідносини між бухгалтерією та іншими структурними підрозділами підприємства;

2) відкритості – врахування можливості доповнення і оновлення руху документів без порушення функціонуючого порядку;

3) ефективності – забезпечення раціонального співвідношення між затратами часу на створення документу і його передачею в архів.