Документи, що надійшли в організацію, проходять такі етапи:

1. Первинна обробка (прийом);

2. Попередній розгляд (розмітка);

3. Реєстрація;

4. Розгляд документів керівником та винесення резолюції;

5. Направлення на виконання;

6. Контроль виконання;

7. Виконання документів;

8. Відправка вихідної кореспонденції;

9. Підшивка документів до справ;

Розроблений головним бухгалтером та затверджений наказом голови правління графік документообіг забезпечить на підприємстві оптимальну кількість підрозділів та виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначить мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприятиме поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Завершальним етапом документообігу виступає формування справ облікової служби для організації поточного і довготривалого зберігання за кожним їх видом. Обліковий архів підприємства поділяється на постійний і поточний.

Крім того, при виконанні даної роботи було здійснено порівняльний аналіз документів, що застосовуються на підприємстві для обліку запасів відносно рекомендацій нормативних документів. Результати цього порівняльного аналізу знайшли відображення в табл. 3.3.

Таблиця 3.3

Порівняльна характеристика документів з обліку витрат

Документ	Застосування
	По нормативу	На підприємс-тві
Авансовий звіт	+	+
Рахунок-фактура	+	+
Розрахунково – платіжна відомісті та розрахунки відрахування на державне обов’язкове страхування і ін.	+	+
Товарно – транспортна накладна, рахунки транспортних підприємств	+	+
Розрахунок амортизації основних засобів	+	+
Лімітно-забірні картки	+	+
Табель обліку робочого часу	+	+
Акт приймання виконаних робіт (по технічному обслуговуванню обладнання)	+	+
Акт на використання мінеральних, органічних і бактеріальних добрив, пестицидів і гербіцидів	+	+
Розрахунки податкових платежів	+	+
Виписки банку та договір на розрахунково-касове обслуговування	+	+
обліковий лист тракториста-машиніста	+	+
Обліковий листок праці і виконаних робіт	+	+
Акт на витрату насіння та садивного матеріалу	+	+
Дорожній листок вантажного автомобіля	+	+
Накладна внутрігосподарськго призначення	+	+
Щоденник надходження сільськогосподарської продукції	+	+

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінасову звітність в Україні» №996-ХІV від 16.07.1999р., зі змінами та доповненнями.

2. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995р.

5. Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Основи менеджменту інформаційних систем: Вид. 2-ге, перероб. та доп.: Навчальний посібник. – Київ: Центр навчальної літератури, 2005. – 176с.

6. Організація бухгалтерського обліку. Підручник для студентів спеціальності «Облік і аудит» вищих навчальних закладів./ За ред. проф. Бутинця Ф.Ф. – Житомир: ПП «Рута», 2002. – 592с.