3.3. Організація та регламентація роботи облікового апарату

Структура облікового апарату - це форма поділу та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу облікових, контрольних та аналітичних робіт між виконавцями. Є дві форми організаційної побудови апарату облікової служби: централізована і децентралізована.

У централізованій формі весь апарат облікової служби як методично так і адміністративно підпорядкований одному керівнику - головному бухгалтеру. У децентралізованій формі організаційної побудови частина апарату з методичних питань підпорядкована одній особі - головному бухгалтеру, а з адміністративних - керівникові (начальнику відділку). Варіантом децентралізованої форми організацій бухгалтерської служби є поділ на фінансову та внутрігосподарську (управлінську) бухгалтерію.

Розрізняють три типи організаційних структур апарату бухгалтерського обліку: лінійну або просту, лінійно-штабну або ступінчасту, комбіновану або багатогранну.

Лінійна організація передбачає безпосереднє підпорядкування всіх виконавців керівникові - головному бухгалтеру. Така організаційна побудова характерна для невеликих господарств, де чисельність працівників обліку та контролю не перевищує 10-12 чоловік.

При лінійно-штабній організації структури апарату обліку та контролю створюються проміжні сектори (підрозділи), які об’єднують групи. За такого варіанта розпорядження головного бухгалтера передається старшому бухгалтеру сектора, який у свою чергу передає його керівникові групи. Така організаційна побудова структури характерна для більшості, де бухгалтерсьий апарат налічує 10-12 чоловік. Різновидом такої структури є поділ бухгалтерії на фінансову та управлінську (внутрігосподарську).

Комбінований тип організаційної структури бухгалтерії характеринй для великих господарств - комбінатів, об’єднань, асоціацій. При цьому створюються спеціальні підрозділи, які виконують предметно-замкнені облікові процеси. Цей тип організаційної побудови передбачає передачу частини прав головного бухгалтера керівникам секторів.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення реєстрації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження опрацьованих документів реєстрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе керівник господарства.

У ДП «Аф Луга - Нова» працює обліково-економічна служба, яка складається із 4 бухгалтерів, 1 економіста, 1 касира та головного бухгалтера.

тут працює бухгалтер по обліку праці та її оплати, бухгалтер з обліку матеріальних цінностей і бухгалтер розрахункового складу та реалізації. Також до облікової служби відносяться касир, економіст та головний бухгалтер (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Лінійна організаційна структура апарату бухгалтерського обліку у ДП «Аф Луга - Нова»

Головний бухгалтер забезпечує чітку організацію бухгалтерського обліку і звітності в господарстві відповідно до діючих нормативних і законодавчих актів, впроваджує прогресивні форми і методи обліку; бере участь у роботі юридичних служб по відшкодуванню матеріальних збитків, завданих господарству і бере участь у проведенні економічного аналізу господарсько-фінансової діяльності даного суб’єкта, надає допомогу органам контролю у виявленні і мобілізації резервів і здійснює контроль за діяльністю підрозділів і служб для забезпечення додержання правил документування і обліку господарських процесів.

Розпорядження головного бухгалтера про порядок оформлення господарських операцій і облікових документів обов’язкові для всіх підрозділів і служб господарства. Головний бухгалтер має право другого підпису після керівника господарства на грошових і матеріальних документах.

Головний бухгалтер розподіляє обов’язки між обліковими працівниками, за погодженням з ним здійснюються призначення, звільнення і переміщення матеріально-відповідальних осіб.

Організаційні регламенти - це нормативні документи, що регламентують функціонування апарату управління і здійсенння облікового й аналітичного процесів. До них належать положення про відділ (бухгалтерію), посадові інструкції, стандарти, графіки, операційні інструкції, програми управління, регламенти робочого дня.

Таким чином, праця кожного працівника бухгалтерії, як і даного відділку в цілому, має бути регламентована. Щодо визначення прав та обов’язків виконаців то відмітимо, що стосовно рядового бухгалтера розрахункового відділу вони можуть бути наступного характеру: приймання первинної документації, оформлення та виписування різного роду носіїв інформації, участь у нарадах, дотримання розпорядку дня, культури обслуговування клієнтів, зберігання документів у поточному архіві тощо. Стосовно головного бухгалтера, перелік його прав та обов’язків може бути наступним: розподіл та перерозподіл обов’язків між підлеглими працівниками, організація нарад з питань обліку і контролю, внесення пропозицій керівництву щодо звільнення працівників, надання дозволу на здійснення відповідних господарських операцій, забезпечення організації роботи в цілому тощо.

Розподіл функцій закріплюється в «Положенні про бухгалтерію». Дане Положення є внутрішнім нормативним актом, його розробляють на основі Закону та інших нормативних актів. Він визначає порядок створення, права, обов’язки та організацію роботи бухгалтерії. Даний документ відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації і має чітко визначену структуру: загальні положення (визначення б/о, форма ведення б/о, штат і чисельність бухгалтерії тощо), цілі і завдання, функції (облік ОЗ, грошових коштів, контроль за своєчасним і правильним проведенням інвентаризації, ведення розрахунків з ОП тощо), права і обов’язки головного бухгалтера (як додаток містить посадову інструкцію головного бухгалтера, складену на основі Закону), службові обов’язки (зазначаються злужби з якими бухгалтерія взаємодіє і з яких питань. Наприклад з юридичною службою - з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів; з відділом кадрів - з питань підбору кадрів для бухгалтерії та розрахунку заробітної плати персоналу. До даного розділу також прикладаються посадові інструкції штатних працівників бухгалтерії), організація роботи (включає правила внутрішнього розпорядку роботи бухгалтерії).

Таким чином, «Положення про бухгалтерію» - багатопрофільний документ, який чітко регламентує порядок її роботи. Положення оформляється на бланку підприємства за підписом головного бухгалтера і затверджується керівником.

На підставі затвердженої структури підприємства, керівник затверджує штатний розклад. На кожну посаду, затверджену розкладом, керівником підприємства затверджується посадова інструкція.

Посадова інструкція - це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність посадової особи, який дає можливість контролювати виконання роботи кожного виконавця.

Посадові інструкції розробляються головним бухгалтером, текст узгоджується з юридичною службою і затверджується керівником підприємства. Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути наступною: найменування посади; загальні положення (зазначаються вимоги до професійного бухгалтера - стаж роботи, освіта, підпорядкованість. Вказується, що бухгалтер повинен знати і чим керуватись у своїй діяльності - План і кореспонденцію рахунків, які законодавчі акти, форми ведення обліку тощо); функції (складання звітності, проведення нарахувань, розрахунки виплат, надання консультацій працівникам стосовно обліку, контролю і аналізу); обов’язки (здійснювати прийом і контроль первинних документів, відображати операції на рахунках б/о, виконувати роботу по обліку майна, о/п, складати звітні калькуляції, проводити нарахування податків, розробляти робочий план рахунків, форми первинних документів тощо); права (отримувати від керівників підрозділів необхідну інформацію та документи, залучати до прийняття рішень фахівців інших підрозділів, вимагати в керівництва сприяння у виконанні своїх посадових обов’язків і прав); відповідальність (несе відповідальність за невиконання своїх обов’язків передбачених даною інструкцією, за здійснення в процесі своєї діяльності правопорушень, за нанесення матеріальної шкоди тощо); взаємозв’язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов’язків; оклад і премія; порядок призначення, звільнення і заміщення посади; висновок. Підставою для визначення завдань і обов’язків служить кваліфікаційний довідник посад службовців. Дотримання посадової інструкції повинно бути покладено в основу оцінки роботи посадової особи. Крім посадової інструкції до документів, якими регулюється діяльність бухгалтера, відносяться; контракт або трудовий договір, накази керівника з певних питань господарської діяльності, положення про облікову політику, з якими працівник має бути ознайомлений. Правильно складена інструкція запобігає виконанню функцій, які не належать бухгалтеру, упорядковує потоки інформації на підприємстві.

Узагальнюючи представленй матеріал, подамо Посадову інструкцію бухгалтера з обліку запасів, формування якої доільно запровадити на досліджуваному підприємстві.

Посадову інструкцію гол.бухгалтера ДП «Аф Луга - Нова» наведено у дод. А.

Також одним із важливих моментів в організації облікового процесу, а саме працівників бухгалтерії є наявність індивідуальних графіків роботи працівників бухгалтерії (табл. 3.4).

Таблиця 3.4

Індивідуальний графік роботи бухгалтера виробничого відділу центральної бухгалтерії

№ з/п	Назва робіт	Термін виконання
1	Приймання від матеріально відповідальних осіб звітів про рух матеріальних цінностей	2-го числа о 10:00
2	Приймання зведених документів з інших видів виробництв	3 і 4 числа з 9:00 до 16:00
3	Звірка виробничих звітів та книг обліку витрат з оборотно-сальдовими відомостями руху продукції, розрахунково-платіжними відомостями і звітами матеріально відповідальних осіб показників обсягів виробництва, виходу продукції та її руху	6 і 7 числа з 9:00 до 16:00
4	Записи до регістрів аналітичного обліку витрат на виробництво