- •Билет 1 Номенклатура дел организации
- •Билет 2 Особенности составления номенклатуры дел в мид рф
- •Билет 3 Историко-документальный департамент. Депозитарное хранение документов
- •Билет 4 Государственные архивы, виды, функции.
- •Билет 5 Ведомственные архивы, виды, функции
- •Центральный архив
- •Объединенный
- •Архив организации
- •Билет 6 Экспертиза ценности документов, критерии, этапы
- •Билет 7 Виды экспертных комиссий, оформление результатов экспертизы ценности документов
- •Билет 8 Формирование документов в дела. Стабильные досье
- •Билет 9 Единый классификатор документов, назначение, структура
- •Билет 10 Полная и частичная обработка документов, предназначенных для сдачи в архив
- •Билет 11 Перечни документов с указанием срока хранения документов, виды структура
- •Билет 12 Учетно-справочный аппарат дела, состав, назначение
- •Билет 13 Сроки сдачи документов в архив мид рф
- •Билет 14 Оформление обложки архивного дела в мид рф
- •2 Гриф ограничения доступа к делу
- •4 Номер раздела и его название
- •Билет 15 Виды заголовков дел, используемые в мид рф
- •Билет 16 Оформление обложки дела в организации
- •Билет 17 Подготовка к сдаче в архив регистрационных форм
- •Билет 18 Сдача дел в архив загранучреждениями
- •Билет 19 Архивная опись (сдаточная)
- •Билет 20 Особенности составления архивной описи дел в мид рф
- •Примечание
- •Билет 21 Учет документов в архиве, цели, принципы, единицы учета
- •Билет 22 Учет документов в ведомственном архиве
- •3) Список фондов
- •5) Дело фонда
- •Билет 23 Научно-справочный аппарат архива организации
- •Примеры
- •Билет 24 Обеспечение сохранности документов
- •Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Реставрация и консервация документов
- •Размещение документов в хранилище. Топографические указатели
- •Оборудование архива
- •Охранные мероприятия
- •1. Световой
- •2. Температурно-влажностный
- •3. Санитарно-гигиенический режим
- •Требование к зданиям и помещениям архива.
- •Билет 25 Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Порядок проведения проверки
- •Оформление результатов проверки
- •Билет 26 Цели и формы использования архивных документов
- •Билет 27 Информационное обеспечение пользователей, виды запросов
- •Билет 28 Сроки исполнения запросов
- •Билет 29 Архивная справка, копия, выписка, назначение, оформление
- •Билет 30 Составление архивной справки (карточка)
- •Архивная справка
Билет 20 Особенности составления архивной описи дел в мид рф
Опись составляется на основе номенклатуры дел. А номенклатура дел составляется на основе ЕКД.
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный список заголовков дел и регистрационных форм, предназначенных для раскрытия состава и содержания дела, закрепления их систематизации и учета.
Архивная опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарат к документам архива, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Каждая отдельная опись представляет собой перечень дел и регистрационных форм с самостоятельной нумерацией. Все дела и различные регистрационные формы вносятся в описи в порядке возрастания индексов ЕКД и получают свои порядковые номера.
Наличие регистрационных форм указывается в итоговой записи к описи.
Номер описи присваивает архив (АВП РФ)
Каждый департамент МИД РФ ежегодно перед сдачей дел в архив составляет архивную опись. Опись составляется на все дела, сдаваемые в архив, кроме документов до пяти лет включительно, в соответствии с ЕКД.
Составляет опись завканц департамента в 3 экз.
Сначала все экземпляры утверждает руководитель департамента. Затем они отсылаются в ИДД для передачи в АВП РФ.
Сотрудник архива, получив экземпляры описи, извещает канцелярию департамента о готовности принять документы. После приема дел один утвержденный экземпляр описи возвращается в канцелярию департамента и подшивается в дело. 2 остальных экземпляра остаются в архиве. Один рабочий, другой контрольный.
Если дела сдают территориальные департаменты, то они составляют опись на каждую страну отдельно. А если дела сдают функциональные департаменты и загранучреждения, то они составляют единую опись.
Содержание описи строится по следующим графам:
№ пп – указываются порядковые номера дел, томов и регистрационных форм.
Индекс дела – из ЕКД
Заголовок дела – из Номенклатуры, а номенклатура составляется на основе ЕКД.
Крайние даты – начато/окончено.
Количество листов – с обложки.
Номер попки – (Графы срок хранения нет)
Примечание
В итоговой записи указываются общее количество дел и регистрационных форм в том числе. Подписывает опись 2 должностных лица: 1 – от имени составителя – завканц департамента, 2 – сотрудник архива АВП РФ
Билет 21 Учет документов в архиве, цели, принципы, единицы учета
Учёт – это установление кол-ва и состава архивных документов в единицах учёта и фиксация этих данных в специальных учётных формах. Все документы, поступающие в архив, подлежат обязательному учёту независимо от вида архива и места хранения док-тов. В госархиве отдельно учитываются документы дореволюционного периода и современного периодов. Кол-во док-тов архива подсчитывается в следующих единицах учёта:
отдельный документ
дело – исполненные документы, подшитые в папку; совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
фонд – основная классификационная единица архива, совокупность архивных док-тов, имеющих исторические и логические связи. А также его разновидности:
объединённый архивный фонд – фонд, созданный из двух или более фондов-образователей, имеющих логические, исторические, профессиональные, творческие и иные связи.
фонд личного происхождения – совокупн док-тов, отложившихся в деятельности какого-либо лица либо всей его семьи или целого рода.
архивная коллекция – совокупность док-тов, предметов поступивших как от одного так и не от нескольких фондов-образ, посвященных определенной теме.
Кол-во док-тов архива, выраженное в единицах учёта записывается в учётные формы.
Учетные формы – док-т установленного образца, в котором фиксируются сведения о кол-ве документов, поступивших в архив.
Для государственных и ведомственных архивов разработаны отдельные учетные формы. Они нормативно закреплены в «Основных правилах работы архивов»
Основным учетным док-том для всех архивов является архивная опись. На ее основе составляются другие учетные формы.
Различают основные и вспомогательные учетные формы. Ведение основных уч.ф. является обязательным, а ведение вспомогательных – по усмотрению архива.
Ведомственный архив ведёт следующие основные формы:
- Архивная опись
- Книга учета поступления и выбытия док-ов
- Список фондов
- Лист фонда
- Дело фонда
Учет док-ов строится на следующих принципах:
1. Централизация учета
Учет должен быть централизован, должен осуществляться один раз в день поступления док-ов. Учет в вед. архиве должен осуществлять отдельный сотрудник, а в госархиве учетом занимается отдельное структурное подразделение
2. Унификация учета
Каждый вид архива должен использовать унифицированные учетные формы, разработанные только для этой категории архива
3. Динамичность учета
Оперативно вносить в учетные формы все изменения в движениях док-ов (поступление, выбытие, уничтожение)
4. Достоверность учета
Сведения, вносимые в учетные формы, должны быть достоверными, полными и точными, т.к. от этого зависит состав Архивного фонда РФ