- •Билет 1 Номенклатура дел организации
- •Билет 2 Особенности составления номенклатуры дел в мид рф
- •Билет 3 Историко-документальный департамент. Депозитарное хранение документов
- •Билет 4 Государственные архивы, виды, функции.
- •Билет 5 Ведомственные архивы, виды, функции
- •Центральный архив
- •Объединенный
- •Архив организации
- •Билет 6 Экспертиза ценности документов, критерии, этапы
- •Билет 7 Виды экспертных комиссий, оформление результатов экспертизы ценности документов
- •Билет 8 Формирование документов в дела. Стабильные досье
- •Билет 9 Единый классификатор документов, назначение, структура
- •Билет 10 Полная и частичная обработка документов, предназначенных для сдачи в архив
- •Билет 11 Перечни документов с указанием срока хранения документов, виды структура
- •Билет 12 Учетно-справочный аппарат дела, состав, назначение
- •Билет 13 Сроки сдачи документов в архив мид рф
- •Билет 14 Оформление обложки архивного дела в мид рф
- •2 Гриф ограничения доступа к делу
- •4 Номер раздела и его название
- •Билет 15 Виды заголовков дел, используемые в мид рф
- •Билет 16 Оформление обложки дела в организации
- •Билет 17 Подготовка к сдаче в архив регистрационных форм
- •Билет 18 Сдача дел в архив загранучреждениями
- •Билет 19 Архивная опись (сдаточная)
- •Билет 20 Особенности составления архивной описи дел в мид рф
- •Примечание
- •Билет 21 Учет документов в архиве, цели, принципы, единицы учета
- •Билет 22 Учет документов в ведомственном архиве
- •3) Список фондов
- •5) Дело фонда
- •Билет 23 Научно-справочный аппарат архива организации
- •Примеры
- •Билет 24 Обеспечение сохранности документов
- •Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Реставрация и консервация документов
- •Размещение документов в хранилище. Топографические указатели
- •Оборудование архива
- •Охранные мероприятия
- •1. Световой
- •2. Температурно-влажностный
- •3. Санитарно-гигиенический режим
- •Требование к зданиям и помещениям архива.
- •Билет 25 Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Порядок проведения проверки
- •Оформление результатов проверки
- •Билет 26 Цели и формы использования архивных документов
- •Билет 27 Информационное обеспечение пользователей, виды запросов
- •Билет 28 Сроки исполнения запросов
- •Билет 29 Архивная справка, копия, выписка, назначение, оформление
- •Билет 30 Составление архивной справки (карточка)
- •Архивная справка
Билет 24 Обеспечение сохранности документов
Это система мероприятий по созданию условий для длительного хранения док-тов. К этим мероприятиям относится:
Проверка наличия и состояния документов в архиве
Реставрация и консервация документов
Рациональное размещение документов. Топографические указатели
Оборудование архивов. Противопожарные и охранные мероприятия
Режим хранения документов (световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический)
Требования к зданиям и помещениям архива
Проверка наличия и состояния документов в архиве
Эта работа предполагает проверку фактического наличия дел и их физического состояния на основе учетных документов, т.е. архивной описи
Руководитель архива своим приказом определяет состав комиссии, сроки проведения проверки, вид проведения проверки, объект проведения проверки.
Проверки бывают плановые и внеплановые
Плановые проводят с периодичностью не реже 1 раза в 5 лет. Документы на спецносителях – раз в 3 года. Особо ценные документы проверяют ежегодно
Проверки могут быть сплошные и выборочные
Сплошные – когда либо 1 фонд проверяют полностью, либо несколько фондов, либо весь архив, если это небольшой ведомственный архив
Выборочные проверки – на выбор часть 1 фонда или части нескольких фондов
Внеплановые проверки проводят в следующих случаях:
передача фонда из ведомственного архива в государственный
перемещение документов в другое хранилище
реорганизация либо ликвидация архива
Смена руководителя архива
Экстраординарные ситуации (ЧП: следы взлома, следы пожара, затопление)
Реставрация и консервация документов
Старение – изменение первоначальных физико-химических свойств под воздействием внешних и внутренних факторов.
Первичная мера – консервация – создание условий, обеспечивающих длительную и полную сохранность документов. Реставрация же – вынужденная мера. Это восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению
Цели специальной обработки:
Устранение причин ускоренного старения и разрушения документов.
Восстановление их свойств, технических характеристик, долговечности.
Воспроизведение документной информации на более устойчивых носителях
Виды специальной обработки документов:
- дезинфекция, дезинсекция, дератизация хранилищ (меры биопрофилактики и биозащиты)
- реставрационно-консервационная обработка
- воспроизведение документов
- фотореставрация
- замена оригиналов
- переплет документов
- обеспыливание документов
- ламинирование документов (малоценных, но часто используемых)
Размещение документов в хранилище. Топографические указатели
- документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов
- документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов.
- документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся отдельно, документы по личному составу также хранятся отдельно, учетные документы хранятся отдельно от документов архива
- обособленному хранению полежат секретные, уникальные, имеющие в оформлении драгметаллы документы.
- в ведомственном архиве документы постоянного срока хранения хранятся в коробках и папках, долговременного срока хранения в связках, краткосрочного хранения – без связок по годам хранения.
- коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.
- помещение архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения – буквами, стеллажи и полки – цифрами.
- в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели
- постеллажная карточка определяет место хранения документов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища.
- пофондовая карточка определяет место хранения фондов, поскольку ее основным реквизитом является номер фонда с последующей ссылкой на место его хранения, карточки располагаются по номерам фондов в пределах архива.