- •Билет 1 Номенклатура дел организации
- •Билет 2 Особенности составления номенклатуры дел в мид рф
- •Билет 3 Историко-документальный департамент. Депозитарное хранение документов
- •Билет 4 Государственные архивы, виды, функции.
- •Билет 5 Ведомственные архивы, виды, функции
- •Центральный архив
- •Объединенный
- •Архив организации
- •Билет 6 Экспертиза ценности документов, критерии, этапы
- •Билет 7 Виды экспертных комиссий, оформление результатов экспертизы ценности документов
- •Билет 8 Формирование документов в дела. Стабильные досье
- •Билет 9 Единый классификатор документов, назначение, структура
- •Билет 10 Полная и частичная обработка документов, предназначенных для сдачи в архив
- •Билет 11 Перечни документов с указанием срока хранения документов, виды структура
- •Билет 12 Учетно-справочный аппарат дела, состав, назначение
- •Билет 13 Сроки сдачи документов в архив мид рф
- •Билет 14 Оформление обложки архивного дела в мид рф
- •2 Гриф ограничения доступа к делу
- •4 Номер раздела и его название
- •Билет 15 Виды заголовков дел, используемые в мид рф
- •Билет 16 Оформление обложки дела в организации
- •Билет 17 Подготовка к сдаче в архив регистрационных форм
- •Билет 18 Сдача дел в архив загранучреждениями
- •Билет 19 Архивная опись (сдаточная)
- •Билет 20 Особенности составления архивной описи дел в мид рф
- •Примечание
- •Билет 21 Учет документов в архиве, цели, принципы, единицы учета
- •Билет 22 Учет документов в ведомственном архиве
- •3) Список фондов
- •5) Дело фонда
- •Билет 23 Научно-справочный аппарат архива организации
- •Примеры
- •Билет 24 Обеспечение сохранности документов
- •Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Реставрация и консервация документов
- •Размещение документов в хранилище. Топографические указатели
- •Оборудование архива
- •Охранные мероприятия
- •1. Световой
- •2. Температурно-влажностный
- •3. Санитарно-гигиенический режим
- •Требование к зданиям и помещениям архива.
- •Билет 25 Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Порядок проведения проверки
- •Оформление результатов проверки
- •Билет 26 Цели и формы использования архивных документов
- •Билет 27 Информационное обеспечение пользователей, виды запросов
- •Билет 28 Сроки исполнения запросов
- •Билет 29 Архивная справка, копия, выписка, назначение, оформление
- •Билет 30 Составление архивной справки (карточка)
- •Архивная справка
Билет 7 Виды экспертных комиссий, оформление результатов экспертизы ценности документов
Экспертизу ценности документов проводят специально созданные экспертные комиссии. Состав комиссий определяется приказом руководителя учреждения. В состав этой комиссии входят специалисты в области делопроизводства и архивного дела. Это постоянно действующая комиссия, которая собирается 1-2 раза в год перед сдачей документов в архив.
В своей работе ЭК руководствуются следующими нормативными документами:
Положение об экспертных комиссиях.
Основные правила работы архивов организаций.
Типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения.
Различают 4 вида ЭК:
ЭК – Экспертная комиссия – создается в учреждениях, организациях, на предприятиях, в структурных подразделениях министерств.
ЦЭК – Центральная экспертная комиссия – в центральном аппарате министерств
Эти 2 комиссии взаимодействуют друг с другом, т.к. находятся в одном учреждении; ЦЭК регулирует деятельность ЭК. ЭК регулирует вопросы в пределах одного департамента, а ЦЭК регулирует вопросы во всем учреждении.
ЭПК – Экспертно-проверочная комиссия – в государственных архивах.
ЦЭПК – Центральная экспертно-проверочная комиссия. Она самая главная, создается в высшем архивном органе – в Комитете по делам архивов. ЦЭПК тесно взаимодействует с ЭПК и координирует деятельность остальных ЭК, а также она рассматривает вопросы изменения сроков хранения, рассекречивает закрытые фонды и занимается другими вопросами.
Оформление результатов экспертизы ценности документов
- Протокол заседания ЭК
- Акт о выделении к уничтожению док-ов, потерявших свою практическую ценность
- Архивная опись на док-ты, передаваемые в гос. архив (отдельно составляется на док-ты постоянного, долговременного и временного сроков хранения)
Архивные описи и акты на уничтожение рассматриваются на заседании ЭК или ЦЭК и согласовываются протоколом заседания этих комиссий.
Билет 8 Формирование документов в дела. Стабильные досье
Формирование дела – это подшивка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Систематизация – это распределение документов внутри дела.
Внутри дела документы могут распределяться следующим образом:
в хронологической последовательности (по дате документа).
по порядковым номерам (для приказов, протоколов).
в алфавитной последовательности (для заявлений, жалоб граждан)
запрос – ответ (для переписки).
Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.
Основными нормативными документами, которыми устанавливаются правила проведения этой операции, являются:
- ГС ДОУ
- Основные правила работы архивов организаций
- Государственные и ведомственные стандарты
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Формирование дел осуществляется по следующим признакам:
по номинальному
по предметно-вопросному
по корреспондентскому (по адресатам)
по авторскому (по автору)
по географическому (по названию административно-территориальных единиц)
по хронологическому (по дате документа)
Общие правила формирования дел
В дело следует помещать только исполненные и правильно оформленные документы. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на дооформление.
Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются в одно дело.
Приложение группируется вместе с основным документом, к которому оно относится. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.
В дело формируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, арбитражных, судебных, личных дел. Дела учебных заведений формируются за учебный год.
Следует раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. Например, годовые планы и отчеты формируются в дело отдельно от квартальных и ежемесячных. В отдельных случаях допускается временная группировка в одном деле документов различного срока хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решении вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
Приказы группируются в разные дела, т.к. у них разный срок хранения.
В дело включается лишь один экз. документа. Не должны помещаться в дело неисполненные документы, документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Исключение составляют черновые и дублетные материалы особо ценных документов, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.
Документы с проставленным грифом ограничения доступа к документу формируются отдельно от документов без этого реквизита. На сформированный папке проставляется гриф ограничения доступа.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.
Протоколы разных направлений деятельности должны подшиваться в разные дела. Внутри дела они формируются по порядковым номерам.
Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов, их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решений вопросов.
Особенности формирования нарядов
Формирование наряда – это подшивка в папку документов одной разновидности, относящихся к нулевому разделу ЕКД.
В МИДе наряды формирует завканц департамента.
Ноты – формируются по странам, отдельно входящие, отдельно исходящие. Внутри дела они располагаются в хронологической последовательности по датам.
Если ноты приходят на иностранном языке, то для нот политического характера нужно сделать дословный перевод и подшить вместе с нотой. В других случаях достаточно сделать краткую аннотацию на обороте.
Записи бесед формируются по датам проведения беседы – в хронологическом порядке. За основу берется дата проведения беседы, а не дата ее регистрации или подшивки.
Приказы (по основной деятельности, личному составу) подшиваются в одну папку, т.к. у них один срок хранения – постоянный, а внутри они располагаются по номерам.
Ведение стабильных досье
Стабильное досье – это совокупность копий справочно-информационных документов, помещенных в отдельную папку и необходимых для повседневной работы исполнителя.
Стабильное досье ведут в подразделениях и загранучреждениях МИД РФ. Ответственные за их формирование сотрудники назначаются распоряжением руководителя, который осуществляет общий контроль за ведением досье.
Составляются стабильные досье двух видов:
досье нормативных актов, которые включают инструктивные материалы длительного действия (приказы, инструкции, правила). Эти досье ведутся завканцелярией и хранятся в канцелярии. Копии инструктивных документов, которые нужны для работы, определяет департамент.
тематические досье ведутся ответственными исполнителями для информационно-справочной работы и формируются из материалов прессы, копий отдельных документов. Объем и состав документов, помещенных в досье, определяет сам исполнитель.
Главное условие – в досье не должны подшиваться подлинники документов, а только копии.
Тематические стабильные досье хранятся в структурных подразделениях в закрываемых шкафах на рабочих местах сотрудников, ответственных за их ведение.
Досье включаются в общую номенклатуру дел с пометкой «В архив не сдается».
На обложке досье проставляется его индекс в соответствии с ЕКД. Досье снабжается внутренней описью, в которую вносятся все документы, а также копии документов, находящихся в досье. Листы досье нумеруются.
В конце каждого года документы стабильных досье просматриваются специально выделенными сотрудниками на предмет отбора на уничтожение документов, утративших практическую ценность. Копии таких документов уничтожаются по внутренней описи за подписью двух сотрудников и проставлением даты уничтожения.
В загранпредставительствах досье хранятся только в канцеляриях. Необходимые для работы вырезки из материалов прессы подшиваются в папки и хранятся на рабочих местах сотрудников.