Преграды на пути межличностного обмена информацией.
Преграды, обусловленные восприятием
Руководитель должен иметь представление о процессе восприятия, о том, люди реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается ими как происходящее. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от:
Накопленного опыта
Сферы компетенции
Контекста
Стереотипов
Предубеждений
Круга интересов и потребностей
Эмоционального состояния
Социальных установок и др.
Невербальные преграды
Невербальная передача информации происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. К невербальным символам относят: громкость, интонацию, модуляцию голоса, мимику, позу, жестикуляцию и пр. Нужно добиваться того, чтобы используемые нами для передачи невербальные символы соответствовали идее, которую мы намереваемся сообщить. В противном случае невербальные символы создают шум – помехи общению.
Семантические преграды
Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку слова могут иметь разные значения для разных людей то, что некто намеревается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Поэтому руководителю для эффективного обмена информацией важно использовать терминологию, которая однозначно понималась бы его подчиненными.
Плохая обратная связь
Обратная связь важна, поскольку она дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали.
Неумение слушать
Многим кажется, что слушать – означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако, это лишь незначительный фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания. Уметь слушать – это также ободрять собеседника своим невербальным поведением, задавать вопросы, уточнять информацию, проявлять заинтересованность и эмпатию (способность встать на место собеседника, проявить внимание к его чувствам).
Влияние организационной структуры на коммуникацию
Одним из назначений организационной структуры является обеспечение устойчивости, регулярности и предсказуемости в организации. В соответствии с занимаемой должностью в организации человек формально обязан работать с четко определенными индивидами (т.е. с должностями), выполнять распоряжения одних лиц, а не других, и в целом вести себя так, как предписано должностной инструкцией, составленной с учетом организационной структуры.
Именно наличие организационной структуры делает поведение в ней человека в определенной степени отличным от его поведения в иных условиях, влияет на его коммуникативное поведение. Организационная структура ограничивает и направляет потоки сообщений. Зная формальную структуру организации, можно предсказать в ней в общем случае вид потоков сообщений.
Какие организационные факторы влияют на коммуникации?
должностное положение
Можно утверждать, что коммуникации в целом и инициатива коммуникаций в частности имеют в основном вертикальную направленность, т.е. идут сверху вниз.
стиль управления
Наиболее успешно функционируют те организации, в которых руководители стремятся к тому, чтобы никто из сотрудников единолично не контролировал коммуникации, чтобы поощрялось участие всех работников в потоке коммуникаций.
Потребность в коммуникациях в направлении «вверх» и в консультировании работников возрастает, когда:
увеличиваются размеры организации;
усложняются услуги и продукция организации;
в большей мере изменяются технологические условия и условия внешней среды;
усиливается географическая разбросанность подразделений организации.
разделение труда
Разделение труда на микро- и на макроуровне облегчает коммуникации между работниками организации, так как работники лучше понимают свою работу; имеются общие цели подразделения; расстояние между рабочими местами при разделении труда обычно сокращается.