5.1. Бухгалтерський контроль: поняття і мета, функції і завдання, суб'єкти та об'єкти
Для закріплення виробничої дисципліни, виявлення центру відповідальності за ті чи Інші події у виробництві, забезпечення достовірності інформації, доцільності, правильності, законності господарських операцій, повноти і своєчасності відображення їх в обліку, якісного виявлення відхилень, що виникають в ході виробництва, та їх характеристики необхідне здійснення внутрішнього бухгалтерського контролю.
Внутрішній бухгалтерський контроль є однією із складових внутрішньогосподарського контролю, який охоплює всі сфери виробничо-господарської діяльності підприємства, всі стадії відтворення - постачання, виробництво, збут готової продукції і всі види діяльності підприємства, пов'язані з господарським процесом (див. рис. 5.1).
Важливими особливостями внутрішньогосподарського контролю є:
•=* здійснення функцій контролю особами, які представляють інтереси даного підприємства і є членами цього колективу;
=* охоплення всіх видів контролю, який здійснюється представниками підприємства;
& забезпечення не тільки зворотного, але І прямого зв'язку між структурними підрозділами підприємства, між керованою і ' керуючою системами, між лінійними і функціональними підрозділами.
Внутрішньогосподарський контроль забезпечується наявністю взаємовідносин між учасниками виробництва з приводу перевірки подій, фактів виробничої діяльності і спрямованих на забезпечення:
=> достовірності даних в процесі обліку;
=> правильності (законності) і доцільності господарських операцій, а також повноти і своєчасності їх відображення в обліку;
<=> виявлення відхилень в процесі виробництва від норм, нормативів, стандартів, правил, планів тощо;
^ виявлення причин, відхилень, які виникають і доказу вини (ініціативи) за їх наслідки.
Рис 5 І. Складові внутрішньогосподарського контролю
Забезпечення достовірності даних в процесі обліку -безпосереднє завдання внутрішньогосподарського контролю, яке реалізується в декількох аспектах: у
відносинах між учасниками виробництва по формуванню первинних даних про господарські операції і стан виробничих ресурсів; у відносинах по забезпеченню збереження і достовірності інформації при її обробці, узагальненні і класифікації бухгалтерською службою підприємства.
Мета контролю співпадає з метою всієї господарської діяльності, з ціллю виробництва та управління.
Організація та проведення внутрішнього фінансово-бухгалтерського контролю є одним з основних обов'язків головного бухгалтера підприємства. Такий контроль головний бухгалтер здійснює особисто, або через підпорядкованих Йому бухгалтерів, а також працівників структурних підрозділів підприємства або відділів бухгалтерської служби, які виконують функції бухгалтерів-ревізорів.
Організація та здійснення поточного бухгалтерського контролю залежить від обсягу виробничої діяльності підприємств, наявності в них виробничих одиниць та їх територіальної роз'єднаності.
Внутрішній контроль в цілому є компетенцією бухгалтерії, він охоплює функції і методи, за допомогою яких процеси загального документування, бухгалтерського обліку і калькулювання, а також їх виконання, перевірка та ведення повинні бути скоординовані так, щоб керівництво підприємства могло повністю покладатись на бухгалтерські дані, як точний (детальний), правдивий та оперативний сигнал визнання бухгалтерського обліку, як досконалого інструменту збереження майна і контролю за виконанням поставленого завдання.
Отже, внутрішній фінансово-бухгалтерський контроль здійснюється в області бухгалтерії, охоплюючи роботу з метою перевірки - по відношенню до легальності, добросовісності та достовірності - господарських операцій до їх здійснення або перед їх завершенням на підставі бухгалтерських документів, а також з метою перевірки правильності функціонування бухгалтери та вивчення результатів господарської діяльності підприємства.
^ організацією пропускного режиму на
Організація бухгалтерського обліку
підприємстві щодо дотримання режиму ввезення, винесення та вивезення матеріальних цінностей ї готової продукції;
<=> своєчасним та правильним оприбуткуванням матеріалГв у день їх надходження; складанням документів на оприбуткування в присутності осіб, які доставили вантажі;
=> оформленням комерційних актів та інших документів у випадках невідповідності інформації супровідних документів та фактичної наявності та стану цінностей, на які виписані супровідні документи, про пошкодження упаковки та своєчасне виставлення претензій і позовів до постачальників;
•=> відпуском матеріалів виробничим підрозділам та іншим господарським одиницям; дотриманням встановленого порядку видачі та оформлення документів Ігри цьому; перевірка повноти повернення матеріалів та його документального оформлення;
С" витрачанням дорогих І дефіцитних матеріалів, які відпускаються у виробництво; забезпеченням їх збереженості в процесі виробництва І поверненням після закінчення зміни до виробничої комори;
=> дотриманням норм витрачання відпущених матеріалів за документами про їх використання (перевірка норм витрачання матеріальних цінностей на одиницю продукції) У виробничих підрозділах і витрачання матеріалів на внутрішньовиробничі та господарські потреби;
=> станом складського господарства, його забезпеченістю ваговимірювальними приладами; станом аналітичного обліку на складах;
•=> зберіганням готівки та дотриманням цільового використання коштів;
=> сплатою штрафів, запобіганням виникненню непродуктивних і позареалізаційних витрат;
=* станом розрахунків з покупцями та постачальниками, наявністю прострочених платежів по розрахунках та позиках банку;
=* застосуванням типових ф°Рм первинних документів, станом їх оформлення;
=* дотриманням документообігу, графіку передачі документів по підрозділах підприємства для їх перевірки та обробки.
Наведений перелік є неповним та з урахуванням спеціалізації підприємства може бути суттєво розширений. Так, обов'язки працівників, які аналізують виконання плану за собівартістю продукції та здійснюють поточний контроль за рівнем виробничих витрат, розподіляються на контроль за виконанням планових показників виробничих підрозділів і
поточний бухгалтерський контроль за дотриманням норм витрачання матеріалів, заробітної плати, інших витрат, а також положень про планування, облік, калькулювання собівартості продукції.
Найважливішою відмінного якістю бухгалтерського контролю є забезпечення юридичної доказовості результатів контролю.
Здійснення бухгалтерського контролю дозволяє розв'язати поставлені завдання, а також сприяє вирішенню цілого ряду найбільш загальних або часткових завдань, серед яких: сприяння досягненню цілей господарюючого об'єкта; попередження зривів в роботі; виявлення невикористаних ресурсів; попередження нераціональних витрат і безгосподарності; виявлення сутності господарських операцій; попередження непротизаконних дій і втрат; прийняття коректуючих заходів; виявлення реальності фактичного стану об'єкту; виявлення результатів управлінських взаємодій; визначення відповідності господарського процесу управлінським рішенням, виявлення ступеня реалізації управлінських рішень.
обліку.
Для вирішення основних завдань контролю необхідне організаційне, технічне, економічне, юридичне та обліково-аналітичне забезпечення контрольної діяльності.
Організаційне забезпечення контролю пов'язане з упорядкуванням взаємовідносин між працівниками, службами з приводу контролю, упорядкуванням організації виробництва для забезпечення реалізації ефективних форм і методів контролю.
Технічне забезпечення контрольної діяльності пов'язане з відповідними технічними засобами для виміру, підрахунку, зважування, обміру тощо. Без кількісної характеристики об'єкту контролю неможливе здійснення контролю. Від ступеня надійності і точності технічних засобів контролю залежать і його результати.
Економічне забезпечення контролю пов'язане зі створенням економічної зацікавленості в проведенні контролю. Зацікавленість в проведенні контрольної діяльності виникає в тому випадку, коли результати
Організація бухгалтерського обліку
контролю безпосередньо пов'язані з оцінкою діяльності даного працівника, колективу і відповідно до їх стимулювання
Юридичне забезпечення контролю пов'язане з вибором форм, методів і процедур контролю, які забезпечують повноцінну доказовість результатів,! контролю, однозначність у визначенні вини робітників, колективів в небажаних відхиленнях, пов'язано з встановленням прав і обов'язків при здійсненні контролю і області контролю
Обліково-аналітичне забезпечення контролю пов'язане зі створенням системи первинного і зведеного обліку та аналізу.
Надання працівнику або колективу прав та обов'язків обов'язково повинно супроводжуватись їх повною відповідальністю за його результати в тому ступені, в якому технічно або організаційно забезпечуються умови і результати контролю.
До важливих умов контролю необхідно віднести організаційну і технічну можливість здійснення контролю, а також економічну доцільність його проведення
Інформація, яка фіксується в обліку, зокрема в первинних документах, повинна пройти контрольну обробку, тобто повинна бути перевірена і підтверджена не тільки працівником, який подає результати своєї праці іншому, але і працівником, що приймає результати праці попереднього для наступної обробки. Якщо окремі працівники (або колективи, що утворюють відділи, бюро тощо) поставлені в умови економічної відповідальності за результати своєї праці, вони одночасно зацікавлені і в перевірці результатів діяльності інших працівників або колективів для фіксування різних відхилень по факторах і причинах, які від них не залежать, оскільки в протилежному випадку приймають відповідальність за їх наслідки на себе.
розуміють все те, на що направлена контрольна діяльність суб'єкта контролю. Так об'єктами бухгалтерського контролю є дії, події, господарські операції, діяльність центрів відповідальності.
Суб'єкт контролю — активно діюча особа, яка володіє відповідними можливостями та правами і використовує для контролю як технічні, так й інші засоби.
Оскільки контроль розглядається в системі внутрішньогосподарського управління підприємством, суб'єкт і об'єкт контролю завжди входять до однієї системи.
На невеликих підприємствах функції поточного бухгалтерського контролю виконує безпосередньо головний бухгалтер. У виробничих об'єднаннях, які мають у своєму складі виробничі одиниці (філії) та підрозділи (виробництва, цехи, дільниці, центральні склади тощо), ці функції головний бухгалтер покладає на більш кваліфікованих працівників бухгалтерії, які виконують їх під його керівництвом. Функції поточного бухгалтерського контролю та аналізу передбачені положеннями підрозділів бухгалтерій, а також службовими обов'язками працівників апарату бухгалтерії
Оперативний контроль проводиться
безпосередньо в ході здійснення господарської діяльності, як правило, або в момент здійснення господарських операцій, або безпосередньо після їх завершення. Оперативний контроль наближений до тих подій, які контролюються, що істотно підвищує надійність і достовірність інформації, шо отримується в результаті контролю.
Наступний і поточний види контролю проводяться після того, як відбулися ті господарські операції або події, які контролюються. Тому інформація для такого контролю, з однієї сторони, дещо більш обмежена, ніж при оперативному контролі, а з іншої сторони, носить більш цільний і узагальнений характер, що не менш важливо в управлінні виробництвом.
Попередній контроль здійснюється до початку операції або процесу виробництва і застосовується, зокрема, для підтвердження доцільності (законності) господарської операції (або управлінського рішення) до моменту його реалізації.
Проміжний контроль здійснюється в процесі реалізації господарської операції або в процесі господарської діяльності.
Заключний контроль проводиться після завершення процесу виробництва або окремої господарської операції.
Поточний бухгалтерський контроль виконується за показниками місячної бухгалтерської звітності. Проте такий контроль має систематичний характер та проводиться не лише за інформацією звітності. Він також
Організація бухгалтерського обліку
здійснюється шляхом перевірки достовірності інформації документів і повним відображенням у них діяльності підрозділів (дільниць) і окремих господарських операцій, господарських процесів, оформлених первинними документами. Такий контроль дозволяє визначити доцільність і обгрунтованість використання матеріальних, трудових ресурсів, коштів та інших активів.
Перелік питань поточного бухгалтерського контролю визначає головний бухгалтер з урахуванням виробничих та господарських особливостей контрольованого об'єкта підприємства.
Функції поточного бухгалтерського контролю здійснюються шляхом:
=> перевірки та аналізу облікових регістрів, звітів виробничих підрозділів, а при потребі складання аналітичних таблиць і групувальних відомостей;
!=> організації контролю за правильністю оформлення первинних облікових документів, аналізу відображених показників;
=> перевірки окремих ділянок контрольованого об'єкта за розробленим планом, яку проводять працівники, що відповідають за проведення контролю;
=> спостереження і вивчення окремих виробничих процесів і господарських операцій.
Важливою ділянкою бухгалтерського контролю є перевірка правильності відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку (кореспонденції рахунків), записів операцій в облікових регістрах, дотримання правил групування виправдовуючих документів, їх зберігання і користування ними, відповідності показників облікових регістрів формам звітності.
За результатами перевірок, аналізу та досліджень складають акти або довідки, якщо встановлено порушення, помилки і відхилення, і є потреба прийняття управлінських рішень. В ході систематичного контролю виявляються порушення оформлення первинних документів, графіків передачі та обробки документів. Працівник бухгалтерії, закріплений за певним об'єктом, записує порушення до журналу обліку порушень, доповідає про них головному бухгалтерові і контролює їх усунення.
Таким чином, поточний бухгалтерський контроль є ефективним засобом управління підприємствами, дає змогу своєчасно запобігати безгосподарному витрачанню коштів. Раціональна організація бухгалтерського обліку - обов'язкова умова підвищення дієвості контролю.
І 5.2. Форми здійснення бухгалтерського контролю
'В сучасних умовах господарювання з урахуванням існуючих організаційно-правових форм організації підприємницької діяльності, питання організації бухгалтерського контролю є актуальними. При цьому дієвість контролю підвищується завдяки вмілому поєднанню різних форм, способів І прийомів контролю.
Традиційно серед основних форм контролю виділяють ревізію, контрольну перевірку, спостереження, обстеження, перевірку виконання, внутрішній аудит тощо. Крім того контрольні перевірки мають різні способи організації їх проведення: суцільний (перевірка усіх без виключення документів, операцій та оборотів залишків по рахунках Інших об'єктів за контрольний період), вибірковий (вивчення окремих об'єктів контролю, відібраних з використанням статистичних і нестатистичних методів відбору), комбінований (поєднує застосування попередніх методів) і з використанням комп'ютерної техніки,
В ході перевірки бухгалтером застосовуються різні прийоми контролю, серед яких найбільше значення мають групи прийомів фактичного і документального контролю.
Прийоми фактичного контролю включають: контрольний запуск сировини і матеріалів у виробництво (експеримент), контрольний замір виконаних робіт, опитування осіб, спостереження, порівняння, лабораторного аналізу тощо і прийомів документального контролю: формальної перевірки документів, арифметичної перевірки; взаємного контролю документів і операцій; зустрічної перевірки документів; техніко-економічних розрахунків; контролю дотримання нормативів; логічного дослідження операцій; хронологічної перевірки записів, перевірки бухгалтерських проводок тощо.
Ревізія - це форма контролю фінансово-господарської діяльності підприємств, дотримання законодавства з фінансових питань, достовірності обліку і звітності, спосіб документального виявлення недостач, розтрат, привласнення і розкрадання грошових коштів і матеріальних цінностей, попередження фінансових зловживань.
^щ-анізааі^бухгалтерського обліку
Ревізія дає повну та об'єктивну оцінку господарської діяльності і збереження власності в межах окремого господарюючого суб'єкту. Найбільш ефективною формою господарського контролю і важливим видом ревізії є комплексна ревізія. Вона дозволяє забезпечити системне вивчення всіх сторін господарської'і фінансової діяльності підприємства.
Ревізію відрізняє від інших форм контролю плановість її проведення, широта охоплення об'єктів та глибина їх дослідження, переважне використання документів як джерела інформації, багатофункціональний, комплексний підхід до проведення перевірки.
Комплексний підхід характеризується тим, що ревізією можуть бути охоплені не тільки сфери діяльності, в яких відбуваються процеси постачання, виробництва та збуту, але й функції управління цими процесами -планування, облік, аналіз, регулювання, стимулювання. Ревізія може охоплювати одну сторону діяльності, наприклад, процес придбання матеріалів, і в цьому своєму значенні бути функціональною, досліджувати її суцільним або вибірковим способом, базуватись на використанні всієї сукупності або частини прийомів контролю.
ревізій є першим І найбільш важливим етапом організації бухгалтерського контролю, тому що від цього здебільшого залежить раціональне використання контрольно-ревізійного апарату ревізійної комісії господарського товариства, правильна організація ревізій та їх ефективність.
План ревізії — це документ, в якому вказується перелік контрольно-ревізійних робіт, які необхідно виконати, кількість часу, що відводиться для виконання запланованих контрольних процедур, спосіб ревізії, дата початку і закінчення конкретної роботи та виконавці.
План складається в певній послідовності. В першу чергу ревізіями охоплюються ті підрозділи та види діяльності підприємства, по яких наявна інформація про запущеність в них обліку, крадіжки, безгосподарність, в другу - підрозділи, цехи, які не ревізувалися більше року, окрема увага приділяється підрозділам, що потребують практичної допомоги.
Плани ревізійної роботи повинні містити два розділи: контрольно-ревізійну діяльність та організаційні заходи. У першому розділі передбачаються ревізії, перевірки, обстеження, рейди, контроль за
Основи організації бухгалтерськог^рбліку
виконанням прийнятих рішень, у другому - питання щодо керівництва підзвітними ланками, вивчення та узагальнення досвіду їх роботи та надання практичної допомоги; проведення нарад, організації навчання контролерів.
Не будучи професійними контролерами бухгалтери-ревізори, виконуючи функції з проведення ревізій і перевірок, кваліфіковано оцінюють ревізійну роботу. Перед бухгалтером-ревізором поставлене відповідальне завдання - не тільки виявляти недоліки в діяльності підприємства, але й вміти їх своєчасно усувати.
Бухгалтер-ревізор повинен бути компетентним в питаннях організації обліку та звітності, планування та в інших питаннях, пов'язаних з господарським контролем та проведенням документальних ревізій, добре знати основні прийоми аналізу господарської діяльності підприємства.
В процесі ревізії бухгалтеру-ревізору часто доводиться давати роз'яснення, вказівки з питань організації документування, обліку та звітності, обґрунтовувати свої пояснення законодавчими актами тощо. Для цього у нього повинен бути довідковий матеріал, на який він може посилатись.
Оскільки бухгалтер-ревізор не може мати у себе в будь-який момент всіх необхідних довідкових матеріалів, доцільно вести в алфавітному порядку конспект із записами короткого змісту постанов, наказів, розпоряджень, інструкцій, із зазначенням місця та часу їх опублікування.
Бухгалтер-ревізор проводить документальні ревізії за завданням керівника підприємства у суворій відповідності з діючим законодавством, наказами та інструкціями. Але не маючи адміністративних прав, бухгалтери-ревізори не можуть давати розпоряджень та вказівок до виконання, накладати дисциплінарні стягнення та звільняти з роботи. Вони обмежуються вимогами у формі рекомендацій, • порад та пропозицій як в усній, так і в письмовій формі.
Дня вирішення спеціальних та вузькотехнічних питань (визначення фізико-хімічних властивостей товару, якості проектно-технічної документації, виконаних інженерно-технічних робіт тощо) бухгалтер-ревізор має право залучати працівників відповідних спеціальностей, спеціалістів-експертів, що в обов'язковому порядку узгоджується з керівником підприємства.
Найбільш досконалим прийомом наступного господарського контролю, який часто застосовується як окрема форма контролю, є проведення інвентаризацій активів і фінансових зобов'язань.
Інвентаризація як метод наступного господарського контролю є основою внутрішньогосподарського контролю, регламентується діючим законодавством та проводиться незалежно від проведення ревізії, аудиту, судово-бухгалтерської експертизи.
В сучасних умовах господарювання мета інвентаризації полягає у виявленні фактичної наявності і стану об'єкту, що перевіряється, виявленні відхилень від тих нормативних, планових і багатьох інших характеристик, у відповідності з якими він може функціонувати, та їх нормативно-правовому регулюванні.
Таким чином, під інвентаризацією розуміють перевірку наявності та стану об'єкта контролю, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації та порівняння отриманих даних.
В умовах розвитку теорії" контролю інвентаризація набула нових ознак, і включає процедури, що належать до прийомів фактичного і документального контролю, прийомів узагальнення і реалізації її результатів, і в сукупності складають метод наступного господарського контролю. При цьому завдяки її проведенню можна визначити загальний економічний стан будь-якого підприємства.
Визначення реального стану об'єкта, порівняння та оцінка складають логіку інвентаризації як функції контролю, тобто встановлення істинного, дійсного стану об'єкта, виявлення відхилень від його заданого стану, оцінка відхилень за критеріями доцільності та законності.
Серед основних завдань інвентаризації виділяють наступні:
<=> забезпечення контролю за наявністю і станом майна, його рухом, використанням матеріальних, фінансових, нематеріальних, природних та енергоресурсів у відповідності з затвердженими нормами, планом тощо;
£> виявлення майна, що втратило свою якість, зіпсованого, невикористаного і непотрібного на підприємстві, а також того, що знаходиться поза обліком;
<$ встановлення реального фізичного стану (ступінь зносу) та оцінки основних засобів та інших засобів праці, що обліковуються на балансі;
«=> виявлення стану розрахунків, встановлення фактичної наявності або підтвердження дебіторської заборгованості;
О виявлення понаднормове використаних та невикористаних матеріальних цінностей;
=> перевірка дотримання правил та умов збереження майна;
=і> виявлення та усунення фактів безгосподарності та безвідповідальності, виявлення резервів матеріальних ресурсів, застосування заходів щодо їх використання;
*> визначення розмірів природного убутку та інших витрат;
<=> контроль за станом обліку і звітності матеріально відповідальних, осіб;
«=> перевірка дотримання діючих положень про матеріальну відповідальність.
При плануванні інвентаризаційної роботи розглядають два види планування:
!=> короткотермінове планування (планування кількості та черговості проведення інвентаризацій за об'єктами);
<=> оперативне планування кожної окремо взятої інвентаризації.
План інвентаризаційної роботи складається до 20 січня та затверджується власником або керівником підприємства до 1 лютого поточного року.
В плані інвентаризаційної роботи передбачаються графіки планових інвентаризацій у строки, визначені діючими положеннями про інвентаризацію та відомчими інструкціями, і графіки позапланових раптових перевірок наявності цінностей у різні строки.
Зразок плана-графіка планових Інвентаризацій наведено в табл. 5.1.
Таблиця 5.1. План-графік проведення інвентаризаційної роботи на А777 118545
№ з/п |
Місце проведення |
Цінності, яхі полежить інвен таршувати |
Строк |
Відповідальна особа |
1 |
Центральний склад |
Запасні частини та ремонтні матеріали |
01.04 |
Бухгалтер матеріального відділу |
2 |
Склад палива |
Нафтопродукти |
01.04 |
Теж |
.{^НР*
Організація бухгалтерського обліку
Планування інвентаризацій повинно проводитись з урахуванням багатьох чинників, важливе місце /серед яких займає забезпечення їх раптовості. При цьому у плані повинна бути передбачена мінімальна кількість інвентаризацій, що регламентується Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".
При складанні плану інвентаризаційної роботи обов'язково враховуються рекомендації щодо мінімальної кількості проведення інвентаризацій за окремими об'єктами (табл. 5.2).
Таблиця. 52. Мінімально необхідна періодичність проведення Інвентаризації
Види майна І фінансових зобов 'язань |
Періодичність |
Основні засоби |
І раз на рік (але обов'язково перед складанням річної' звітності) |
Незавершене виробництво і напівфабрикати власного виробництва |
і раз на рік |
Молодняк тварин |
1 раз на квартал |
Готова продукція на складах |
1 раз на рік |
Товари: •=> промислові => продовольчі |
1 раз на рік 2 рази на рік |
мшп |
1 раз на рік |
Нафта і нафтопродукти |
1 раз на місяць |
Дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння |
2 рази на рік |
Бібліотечні фонди |
В порядку) визначеному міністерствами і відомствами |
Сировина та інші матеріальні цінності |
1 раз иа рік |
Грошові кошти, грошові документи, цінності і бланки суворої звітності |
1 раз иа місяць |
Розрахунки з банками по позиках та інші розрахунки, отриманих з бюджету коштів і та |
В міру одержання виписок банку |
Розрахунки по платежах в бюджет |
1 раз на квартал |
Розрахунки ї філіями, виділеними на самостійний баланс, і з вищестоящими організаціями |
На перше число кожного місяця |
Розрахунки з дебіторами та кредиторами |
2 рази на рік (але обов'язково перед складанням річної бухгалтерської звітності) |
Кількість запланованих інвентаризацій може не співпадати з фактично проведеними. Отже існують такі випадки, коли передбачити інвентаризацію не можливо, а згідно чинного законодавства її проведення є обов'язковим:
*=> при передачі майна державного підприємства в оренду;
=* при приватизації майна державного підприємства;
=* при перетворенні державного підприємства на акціонерне товариство (корпоратизації);
=* перед складанням річної бухгалтерської звітності;
<* при встановленні фактів крадіжок і зловживань, псування цінностей;
=> на вимогу судово-слідчих органів;
=> у випадку стихійного лиха;
=> при ліквідації підприємства.
Планові Інвентаризації проводять члени центральної інвентаризаційної комісії, яка призначається наказом керівника підприємства.
Крім того, в плані обов'язково передбачається більш часте проведення інвентаризацій на тих підприємствах, де працюють знову прийняті матеріально відповідальні особи (звертається увага на працівників, що мають недостатній досвід роботи з товарно-матеріальними цінностями і коштами), невикористані своєчасно чергові відпустки (особливо з ініціативи матеріально відповідальних осіб), отримані сигнали про завищення цін або інші порушення правил торгівлі тощо.
План будь-якої дискретної інвентаризації на встановлену дату повинен бути розроблений не пізніше, ніж за 14 днів до її початку. Такий план повинен бути невід'ємною частиною внутрішніх правил ведення бухгалтерського обліку на підприємстві на поточний господарський рік.
Планується проведення інвентаризацій по відповідних кварталах, що забезпечує дотримання принципів плановості інвентаризаційної роботи та раптовості ЇЇ проведення. Щомісяця план роботи уточнюється та при необхідності коригується. При цьому велике значення має правильне встановлення черговості проведення інвентаризацій.
Так доцільне проведення більшої кількості інвентаризацій у першій половині місяця. Такий підхід до проведення інвентаризації дозволяє дотримуватись принципу раптовості інвентаризації та дозволяє запобігати діям МВО до кінця місяця збалансувати можливі результати господарських порушень та наслідки інших зловживань.
Досить важливим для інвентаризації є період її проведення. Від цього залежить, насамперед, якість інвентаризації, а також витрати часу і коштів на її проведення.
Планування інвентаризацій пов'язано з великою підготовчою роботою, проведення якої повинно бути покладене на голову ревізійної комісії. Це робота, що потребує від відповідальної особи повних знань дійсного положення справ, знання психологічного мікроклімату на підприємствах, великої фахової підготовки, інтуїції, свідомої відповідальності за довірену справу. Нижче наведено порядок планування та проведення інвентаризації (рис. 5.2).
Організація бухгалтерського обліку
Рис. 5.2. Порядок планування та проведення інвентаризації Позапланові перевірки наявності матеріальних цінностей проводяться раптово один раз на місяць або квартал працівником бухгалтерії. Строки їх проведення не повинні бути відомі матеріально відповідальним особам, тому графік таких перевірок не підлягає розголошенню і зберігається у головного бухгалтера в недоступному для сторонніх осіб місці. Позапланові перевірки звичайно бувають вибірковими, за винятком тих, що проводяться поза
•ч*^1
графіком в окремих випадках (при зміні матеріально відповідальних осіб, при проведенні ревізії або на вимогу правоохоронних органів тощо).
структурах відділи внутрішнього аудиту. Такий структурний підрозділ об'єднує в своєму складі досвідчених бухгалтерів, які згідно затвердженого керівником плану за погодженням з головним бухгалтером здійснюють наступний бухгалтерський контроль — внутрішній аудит - достовірності обліку звітності, їх повноти та відповідності діючому законодавству і встановленим нормативам.
Основними завданнями внутрішнього аудиту є:
•=> перевірка стану бухгалтерського обліку та звітності, їх достовірності і законності, доцільності господарських операцій;
=> проведення аналізу фінансово-господарської діяльності з метою визначення шляхів підвищення її економічної ефективності;
** консультування з питань організації бухгалтерського обліку, контролю та удосконалення методів управління;
=> проведення наукових досліджень організації та методології обліку, управління, фінансового контролю;
•=> розробка проектів, експертних висновків та інших матеріалів, пов'язаних із створенням нового і реорганізацією діючого підприємства.
Виходячи із завдань аудиту, можна визначити предмет аудиту, який полягає в дослідженні економічних, організаційних, інформаційних характеристик суб'єктів господарювання. До об'єктів внутрішнього аудиту відносять: матеріальні, трудові та фінансові ресурси; господарські процеси; економічні результати господарської діяльності; організаційні форми та методи управління.
Значна увага при проведенні внутрішнього аудиту приділяється ознайомленню з обліковою політикою підприємства, а також вивченню та оцінці основних принципів організації бухгалтерського обліку і документообігу підприємства. При цьому встановлюється наявність і склад розпорядчих документів, що визначають облікову політику.
Інформаційною базою для ознайомлення зі змістом облікової політики є наступні документи:
=* наказ (розпорядження тощо) про облікову політику підприємства, що Перевіряється;
Організація бухгалтерського обліку
робочий план рахунків бухгалтерського обліку;
перелік затверджених форм первинних документів і форм документів внутрішньої бухгалтерської звітності;
"^ правила документообігу і технології обробки облікової інформації; => затверджені методики обліку окремих показників та інші додатки до наказу про облікову політику підприємства;
•=> примітки до фінансової звітності, які розкривають;
дані щодо облікової політики підприємства;
вибрані при формуванні облікової політики відмінні від попереднього року способи ведення бухгалтерського обліку;
зміни в обліковій політиці, що суттєво впливають на оцінку і прийняття рішень користувачів бухгалтерської звітності в звітному році чи в періодах, наступних за звітним;
додаткові дані про події після звітної дати і умовні факти господарської діяльності.
При проведенні перевірки обов'язково встановлюється:
=> наявність і склад розпорядчих документів з облікової політики;
•=> відповідність форми і строків прийняття документів з облікової політики вимогам нормативних актів;
=> послідовність застосування облікової політики;
*=> наявність способів обліку, відмінних від встановлених нормативними документами, але що дозволяють підприємству достовірно відобразити його майновий стан і фінансові результати;
=> чи повністю розкриті вибрані при формуванні облікової політики способи ведення бухгалтерського обліку, що суттєво впливають на оцінку та прийняття рішень користувачами бухгалтерської звітності;
^ дотримання облікової політики.
Внутрішнім аудитом перевіряється дотримання встановленого порядку прийняття облікової політики:
•=> чи виданий наказ (розпорядження) керівника підприємства про облікову політику;
=* чи затверджено робочий план рахунків, форми нетипових первинних документів, що використовуються, правила документообігу і технологія обробки облікової інформації, порядок проведення інвентаризації і методи оцінки майна, порядок контролю господарських операцій тощо;
^ чи видано наказ про доповнення, що вносилися до облікової політики;
Основи організації бухгалтерського
=> чи видано наказ про зміни облікової політики. • Зміни в обліковій політиці можуть мати місце у випадках:
•^ суттєвої зміни умов діяльності (реорганізація, зміна власників, зміна видів діяльності);
=> змін законодавства України або системи нормативного регулювання бухгалтерського обліку в Україні;
•=> розробки підприємством нових способів ведення бухгалтерського обліку.
Зміни в обліковій політиці повинні бути обгрунтовані, а наслідки змін, не пов'язані зі змінами законодавства України, оцінені у вартісному вираженні.
Аналізуючи зміст наказу (розпорядження) про облікову політику, внутрішній аудитор визначає:
=> чи всі положення наказу є елементами облікової політики;
=> чи всі аспекти (організаційно-технічний, методологічний, податковий) облікової політики знайшли в ній відображення.
Л* зАІ |
Об 'скт, який підлягає перевірці |
Примітки |
і |
2 |
3 |
І. ОргапізаційІІо-технічний |
||
1 |
Організаційна форма ведення обліку: •=> структурний підрозділ, що очолює головний бухгалтер; *$ посада бухгалтера в штаті; =* на договірних засадах зі спеціалізованою організацією,1 •=5 керівником |
|
2 |
Чи затверджені: •3 положення про бухгалтерію; •=> посадові інструкції |
|
3 |
Форма бухгалтерського обліку, що застосовується: •=> журнально-ордерна; •=? меморіально-ордерна; ' с» спрощена система обліку; ^ комп'ютеризована |
|
4 |
Розроблений і затверджений план рахунків |
|
5 |
Правила документообігу і технології обробки облікової інформації: о застосування уніфікованих форм первинних документів; <* затвердження форм первинних документів, по яких не передбачені типові форми; с> затвердження переліку осіб, що мають право підпису первинних облікових документів; => затвердження графіку документообігу; •=> розробка номенклатури справ бухгалтерської служби, враховуючи строки зберігання документів; визначення осіб, що відповідають за зберігання документів |
|
Організація бухгалтерського обліку
/ |
2 |
3 |
6 |
Оцінка майна: •=> придбаного за плату шляхом сумування виробничих затрат на купівлю; •=> отриманого безоплатно за справедливою вартістю на дату оприбуткування; О виробленого самим підприємством за вартістю його виготовлення |
|
7 |
Порядок проведення інвентаризації: => встановлення строків проведення; о створення постійно діючої комісії; ** підготовка наказу про проведення інвентаризації |
|
8 |
Обсяг, строки І адреса надання звітності: ** складання звітності в обсязі і строки, встановлені нормативними документами з бухгалтерського обліку; =* надання річної бухгалтерської звітності: а) засновникам підприємства; 6} органам МНС; в) органам статистики; г) іншим зацікавленим користувачам |
|
9 |
Затвердження складу постійно діючої комісії для: с£ встановлення термінів використання нематеріальних активів; •=> визначення доцільності та непридатності об'єктів основних засобів |
|
10 |
Затвердження переліку осіб і термінів подання авансових звітів |
|
12 |
Затвердження кошторису представницьких витрат |
|
// Способи ведення бухгалтерського обліку |
||
\ |
Встановлення вартісної межі між основними засобами та оборотними активами |
|
2 |
Метод нарахування амортизації основних засобів: =* прямолінійний; ^ зменшення залишкової вартості; =* прискореного зменшення залишкової вартості; => кумулятивний; •=> виробничий |
|
3 |
Порядок обліку ремонту виробничих основних засобів |
|
4 |
Проведення переоцінки основних засобів |
|
5 |
Порядок нарахування амортизації нематеріальних активів |
|
6 |
Порядок нарахування амортизації інших необоротних матеріальних активах |
|
7 |
Порядок відображення в обліку придбання та заготівлі матеріалів |
|
8 |
Спосіб списання відпущених у виробництво матеріалів: ^> за ідентифікованою собівартістю; <=$ за середньозваженою собівартістю; •=> за собівартістю перших за часом надходження придбання запасів (Ф1ФО); с> за собівартістю останніх за часом придбання запасів (ЛІФО); •=> нормативних витрат; =* за цінами продажу |
|
9 |
Облік витрат по заготівлі та доставці товарів на склад |
|
10 |
Метод обліку витрат |
|
Основи організації бухгалтерського обліку
/ |
2 |
3 |
11 |
Порядок обліку адміністративних втрат |
|
12 |
Порядок списання витрат майбутніх періодів |
|
13 |
Порядок створення резерву майбутніх витрат і платежів |
|
14 |
Варіант обліку1 розподілу та використання прибутку |
|
15 |
Порядок списання кредиторської та дебіторської заборгованості |
|
III. Положення облікової політики з оподаткування |
||
1 |
Порядок визнання виручки підприємства: => в міру надходження грошових коштів на поточний рахунок або у касу підприємства (з оплати) О в міру фактичного надання послуг та пред'явлення покупцям розрахункових документів (з відвантаження) |
|
2 |
Порядок роздільного обліку ПДВ по матеріальних ресурсах, які використовуються при реалізації товарів, що обкладаються ПДВ |
|
3 |
Порядок роздільного обліку витрат для нарахування ПДВ |
|
IV. Контроль за використанням наказу (розпорядження) про облікову політику |
||
В ході проведення перевірки внутрішній аудитор може проводити тестування, яке допомагає виявити, які з аспектів облікової політики дотримуються, а які - ні. Найчастіші порушення положень наказу про облікову політику пов'язані з наступними групами питань:
1. Організаційно-твхнічні
& правила та графік документообігу;
** внутрішня звітність (склад, форми, періодичність, строки складання та подання, користувачі).
2. Методологічні
=> способи контролю відхилень фактичних витрат матеріалів від норм; => порядок обліку адміністративних витрат; =* способи розподілу непрямих витрат; •=> оцінка незавершеного виробництва,
3. Податкові
=> порядок організації роздільного обліку витрат (за видами діяльності, за реалізованими товарами, які оподатковуються різними ставками ПДВ та не обкладаються ПДВ і податком з продажу тощо);
•^ порядок організації роздільного обліку об'єктів соціальної сфери (для одержання права на пільгу по податку на майно у випадках, коли майно використовується разом для виробничих (пільгових) та не пільгових цілей).
Організація
матеріальної відповідальності
6.1. Матеріальна відповідальність: поняття і види
найважливіших заходів, що дозволяє здійснювати такни контроль, є закріплення всіх активів підприємства за працівниками, матеріально відповідальними особами шляхом:
=* укладання договорів про матеріальну відповідальність з матеріальна^ відповідальними особами; &
=> розмежування серед посадових осіб розпорядчих, бухгалтерських т^ матеріально відповідальних функцій;
^ санкціонування відпуску матеріальних цінностей і перерахування грошових коштів;
=> використання документів стандартних форм та їх обов'язкова реєстрація в книгах з присвоєнням номеру;
^ дотримання документообігу.
Під матеріальною відповідальністю розуміють юридичну відповідальність, яка полягає у двосторонньому взаємному зобов'язанні як найнятого працівника, так і власника або уповноваженого ним органу, відшкодувати винною стороною шкоду, заподіяну при виконанні трудових обов'язків, у встановленому законом розмірі та порядку.
Мета встановлення матеріальної відповідальності - запобігання виникненню матеріальної шкоди та одиочасне зменшення імовірності необгрунтованих утримань із заробітної плати працівників підприємства.
Матеріальна відповідальність е специфічною мірою матеріального впливу, яка встановлюється тільки трудовим законодавством. Вона настає незалежно від притягнення працівника за завдану ним шкоду до будь-якого іншого виду юридичної відповідальності. Іншими словами, матеріальна
Основи організації бухгалтерського обліку
відповідальність відрізняється від кримінальної, адміністративної, дисциплінарної відповідальності тим, що може наступати одночасно з ними. Тобто за одне й те ж порушення на працівника підприємства може бути накладена і матеріальна, і адміністративна або кримінальна, чи дисциплінарна відповідальність.
Діюче законодавство дозволяє досить чітко розділяти випадки застосування того чи іншого виду відповідальності, визначати ЇЇ межі, конкретного працівника або працівників, які є матеріально відповідальними особами. Тому при вивченні питання щодо притягнення працівника до відповідальності, необхідно виявити і правильно оцінити всі обставини виникнення шкоди, щоб не тільки забезпечити відшкодування завданої підприємству шкоди, але й виключити можливість необгрунтованого притягнення працівника до матеріальної відповідальності.
Обов'язок працівника відшкодувати завдану шкоду встановлено чинним законодавством, яким також передбачено, яка шкода належить до відшкодування, види і межі матеріальної відповідальності, порядок визначення розміру та відшкодування завданої матеріальної шкоди.
Матеріальна відповідальність наступає за наявності певних умов, які створюють склад правопорушення (рис. 6.1).
Рис. б. І. Умови настання матеріальної відповідальності За завдану матеріальну шкоду підприємству при виконанні трудових обов'язків матеріальна відповідальність накладається на працівника при умові, якщо доведена його вина в її виникненні. Матеріальну відповідальність за завдану підприємству матеріальну шкоду несуть всі працівники, в тому числі позаштатні, тимчасові, сезоні та інші.
Організація бухгалтерського обліку
Згідно трудового законодавства на осіб, які завдали матеріальну шкоду підприємству під час трудових відносин, а потім розірвали трудову угоду, може накладатись матеріальна відповідальність.
=> Кодексом законів про працю України (далі - КЗпП), який регламентує наступні положення (табл. 6.1);
Таблиця 6.1. Види, умови, межі та розміри матеріальної відповідальності згідно КЗпП
Норми КЗпП |
Стаття КЗпП |
Загальні положення та умови матеріальної відповідальності працівників |
130 |
Обов'язки власника або уповноваженого ним органу і працівників по збереженню манна |
131 |
Матеріальна відповідальність в межах місячного заробітку |
. 132 |
Випадки обмеженої матеріальної відповідальності |
133 |
Випадки повної матеріальної відповідальності |
134 |
Межі матеріальної відповідальності, коли фактичний розмір збитку перевиит його номінальний розмір |
135 |
Письмові договори про повну матеріальну відповідальність |
135і |
Колективна (бригадна) матеріальна відповідальність |
135і |
Визначення розміру збитку |
135-1 |
Порядок відшкодування збитку, спричиненого працівником |
136 |
Обставини, які підлягають обліку при визначені розміру відшкодування |
137 |
Обов'язковість доведення наявності умов для накладення матеріальної відповідальності на працівника |
138 |
^ Кримінальним кодексом України;
=? Кримінально-процесуальним кодексом України;
*=> Цивільним процесуальним кодексом України;
*$ Законом України від 06.06.95 р. № 2І7/95-ВР "Про визначення розміру збитків, заподіяних підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння і валютних цінностей" (далі — Закон №217/95);
^> Постановою Пленуму Верховного суду України від 29.12.92 р. № 14 "Про судову практику у справах про відшкодування збитку, заподіяного
Основи організації бухгалтерського обліку
підприємствам, установам, організаціям їхніми працівниками , Із змінами І доповненнями (далі - Постанова № 14);
<* Наказом Міністерства праці України від 12.05.96 р. № 43 "Про затвердження Переліку робіт, при виконанні яких може застосовуватись колективна (бригадна) матеріальна відповідальність, умов її застосування і Типового договору про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність", із змінами і доповненнями (далі - Наказ № 43);
<* Постановою Ради Міністрів СРСР від 03,05,77 р. № 889 "Про порядок укладання письмових договорів про повну матеріальну відповідальність працівників і службовців за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання або для інших цілей";
<=> Постановою Державного Комітету Ради Міністрів СРСР з праці і соціальних питань і Секретаріату Всесоюзної Центральної Ради Професійних Спілок від 28.12,77 р. № 447/24 "Про затвердження переліку посад і робіт, заміщуваних або виконуваних працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва, а також Типового договору про повну Індивідуальну відповідальність", із змінами і доповненнями (далі -Постанова № 447/24);
О Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, недостачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 р. № 116 (зі змінами, внесеними постановами Кабінету Міністрів України від 27.08.96 р. № 1009 та від 20.01.97 р. № 34) (далі - Порядок № 116).
Рішення про притягнення матеріально відповідальної особи до матеріальної відповідальності та визначення розміру матеріальної шкоди приймається лише на підставі наведеного переліку нормативних актів.
(обмежена) (рис. 6.2).
-Г
Організація бухгалтерського обліку
Рис. 6 2. Види матеріальної відповідальності Повна матеріальна відповідальність - відповідальність, при якій на
працівника покладено обов'язок відшкодувати нанесену ним шкоду в
повному розмірі без будь-яких обмежень.
Працівники несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі
шкоди, заподіяної з їх вини підприємству, установі, організації, * наступних
випадках (рис. 6.3).
Рис. 6.3. Випадки повної матеріальної відповідальності працівника На власника чи уповноважений ним орган покладено зобов'язання створити працівнику умови, необхідні для нормальної роботи і забезпечення повного збереження довіреного майна.
