10.1.3, Організація первинного обліку основних засобів

Первинні документи з обліку основних засобів затверджені наказом Міністерства статистики України від 29.12.95 р. № 352.

Перелік типових форм первинної документації, якими оформлюють операції з руху основних засобів, наведено в табл. 10.1.

Таблиця 10 1. Первинні документи з обліку основних засобів

Типова форма	Назва документу	Примітки
1	2	3
ОЗ-1	Акт прнймання-пєрсдачі (внутрішнього переміщення) основних засобів	Складається на кожний об'єкт окремо, а на декілька - лише коли об'єкти однотипні, мають однакову вартість І прийняті одночасно на відповідальне зберігання однієї і тієї ж особи
ОЗ-2	Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та Модернізованих об'єктів	Зазначаються технічна характеристика та первісна вартість об'єкту. Актом такої форми оформлюється приймання завершених робіт після добудови, реконструкції або модернізації основних засобів

..Організація бухгалтерського обліку

І	2	3
оз-з	Акт на списання основних засобів	Після ліквідації основних засобів і складання актів на списання основних засобів перший примірник передасться до бухгалтерії, де на його підставі робиться запис до інвентарного списку основних засобів
ОЗ-4	Акт на списання автотранспортних засобів	Складається в двох примірниках, підписують члени комісії, затверджує керівник підприємства або уповноважена на це особа
ОЗ-5	Акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машинн	Складасться при встановленні, запуску і демонтажу будівельної машини, шо взята напрокат. Підписується представником машинопрокатної бази та механіком будівельної дільниці
ОЗ-6	Інвентарна картка обліку основних засобів	Здійснюються записи на підставі актів приймання-передачі основних засобів та акту на списання основних засобів, у випадках: для обліку окремих об'єктів основних/ засобів, для групового обліку однотипних об'єктів основних засобів, які надійшли в експлуатацію в одному календарному місяці і мають одне І те ж виробничо-господарське призначення, технічну характеристику і вартість. Як правило, заповнюється в одному примірнику та знаходиться у бухгалтерії
ОЗ-7	Опис інвентарних карток з обліку основних засобів	Застосовується для реєстрації інвентарних карток Ця форма складається в одному примірнику в бухгалтерії
03-8	Картка обліку руху основних засобів	Застосовується для обліку руху основних засобів за класифікаційними групами. Відкривається в бухгалтерії в одному примірнику
ОЗ-9	Інвентарний список основних засобів	Застосовується в місцях експлуатації основних засобів для обліку кожного об'єкта за матеріально відповідальними особами. Дані, що містяться в цій формі, мають бути тотожними Із записами в інвентарних картках обліку основних засобів
ОЗ-14, ОЗ-15, ОЗ-16	Розрахунок амортизації основних засобів	Використовується при нарахуванні зносу основних засобів

Усі первинні документи, якими оформлюються операції з руху основних засобів, складаються і підписуються членами комісії, призначеної розпорядженням (наказом) керівника підприємства. До складу такої комісії повинно входити не менше трьох осіб:

^ усі перші особи підприємства: головний бухгалтер; головний інженер; головний механік; головний технолог; головний енергетик;

"^ посадові особи тих підрозділів, в яких знаходиться (або куди передається) об'єкт основних засобів: керівник (або його заступник, начальник або майстер зміни, ділянки тощо); механік; технолог, бухгалтер.

Організація обліку операцій руху активів і пасивів.гадприєю

Якщо підприємство невелике І посадових головних спеціалістів у штаті не передбачено, то до комісії включаються посадові особи і спеціалісти, які фактично виконують функції головних спеціалістів. Наказ про призначення комісії може видаватись як окремо у кожному випадку здійснення операцій з основними засобами, так і загальний, яким призначається єдина комісія для контролю і документального оформлення усіх здійснюваних підприємством операцій з основними засобами протягом певного періоду (наприклад, рік) або без обмеження у часі. В останньому випадку, коли дія наказу про призначення комісії розповсюджується на декілька років, в наказі зазначаються посади членів комісії та її голови без зазначення відповідних прізвищ (це дозволяє при звільненні і прийманні нового працівника не видавати нового наказу).

При прийманні об'єкту основних засобів до комісії включаються гакож і посадові особи підприємства-постачальника. А при здійсненні монтажних робіт підрядним способом і передачі обладнання, що надійшло, безпосередньо після його отримання монтажною організацією, до складу комісії включається також представник підрядної монтажної організації. У цьому випадку окремий акт на передачу обладнання для монтажу не складається. В отриманні обладнання на відповідальне зберігання уповноважений представник монтажної організації ставить підпис безпосередньо на акті, і йому передається копія акту.

Представник постачальника, який включений до складу комісії, повинен мати посвідчення на право участі в прийманні-передачі цих основних засобів. Видача посвідчення на будь-який період (декаду, місяць) не допускається. _г

Акт приймання обладнання повинен бути підписаний усіма особами, які брали участь у його прийманні. Особа, яка не погоджується зі змістом акту, зобов'язана підписати Його з обмовленням наявності незгоди і висловити свою думку.

При прийманні-передачі основних засобів необхідно також, щоб відповідний документ підписали і матеріально відповідальні особи, які здають і приймають основний засіб.

В аналітичному обліку основні засоби обліковуються в натуральному вираженні за інвентарним об'єктом.

Кожному знов прийнятому в експлуатацію об'єкту надасться інвентарний номер, який позначається на ньому шляхом прикріплення

Організація бухгалтерського обліку^

металевого жетону, нанесення фарбою або насічки. Нумерація вказується у всіх первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку.

^ Аналітичний облік основних засобів ведеться в розрізі окремих об'єктів за допомогою Інвентарної картки. Вона застосовується для обліку всіх видів основних засобів, а також для групового обліку однотипних об'єктів, які надійшли в експлуатацію в одному календарному місяці і які мають одне й те ж виробничо-господарське призначення, технічні характеристики і вартість.

*/ Синтетичний облік необоротних активів при журнально-ордерній формі обліку ведеться в журналі-ордері Хе 13.

На підприємствах з нескладним господарським процесом виробництва та невеликою кількістю господарських операцій застосовують спрощену форму обліку. Такі підприємства можуть вести облік з використанням регістрів обліку майна підприємства. Для обліку основних засобів використовується форма В-1 "Відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (зносу)".

При документальному оформленні господарських операцій та пов'язаних з ними змін на підприємстві відбувається рух облікової інформації між первинною документацією, регістрами синтетичного та аналітичного обліку і звітності (рис. 10.5). /

Рис. 10.$. Документування операцій, пов'язаних з рухом основних засобів

Пояснення схеми:

(1) Акт приймання-персдвчі основних засобів після затвердження передається до бухгалтерії, де зберігається протягом терміну експлуатації і одного місяця після

Організація обліку операцій руху активів і пасивів підприем

списання з балансу за умови, якщо за цей термін діяльності проведена документальна ревізія.

2. Один примірник акту ОЗ-1 передають до бухгалтерії, де на його підставі здійснюється запис в інвентарній картці та Інвентарному списку.

3. Заповнені інвентарні картки реєструються в описі ОЗ-7.

4. За даними інвентарних карток, а також за даними форм розрахунку амортизації в кінці місяця заповнюються картки обліку основних засобів.

5. Інвентарні картки, а також картки обліку руху основних засобів сумарно звіряються з даними синтетичного обліку.

6. В кінці звітного року за даними карток обліку руху основних засобів та за даними синтетичного обліку заповнюються дані звітності по основних засобах.

7. Після ліквідації основних засобів і складання актів на списання основних засобів перший примірник передається до бухгалтерії, де на його підставі робиться запис до інвентарного списку основних засобів, також вилучають відповідну інвентарну картку, що відображається в описі Інвентарних карток з обліку основних засобів. Другий примірник акту залишається у МВО. Вилучена картка зберігається в бухгалтерії протягом встановленого періоду.

8. Акт форми ОЗ-2, підписаний МВО, яка приймає основні засоби, та представником відділу чи підприємства, де здійснювався ремонт, передається до бухгалтерії. В бухгалтерії на підставі акту здійснюється запис до форми ОЗ-6 та вносяться зміни до форми 03-14 (ОЗ-15, ОЗ-Іб) шодо збільшення балансової вартості основних засобів на суму витрат, пов'язаних із завершенням модерні- "її, реконструкції тощо.

На кожний первинний документ складається графік документообігу.

Графік документообігу для типового документу "Акт лриймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів" за формою ОЗ-1 наведений у таблиці 10.2.

Таблиця 10.2. Графік документообігу

Найменування господарської операції	Зміст роботи з документами (вихідні дані)	Строк виконання	Виконавець	Отримувач
1	2	3	4	5
Акт пряймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів
1 . Приймання об'єкту	1.1. Підготовка технічної документації	За три робочі дні до лати приймання-передачі	Цех (відділ), який передає об'єкт	Приймальна комісія
	1.2. Складання (заповнення) та підписання документу	В день приймання	Приймальна КОМІСІЯ	Бухгалтерія