Вопрос 15 - Переговоры и деловые встречи

Переговоры, деловые встречи – это мероприятия, предпринятые для поиска решения, возникающих проблем, при которых задействую несколько участвующих в проекте сторон.

Поиск решений возникающих проблем и проблемных ситуаций часто производится путем переговоров и/или проведение деловых совещаний.

Результатом может быть либо консенсус, либо компромисс, либо волевое решение. Переговоры или деловые совещания являются основным инструментом решения проблем и разрешения конфликтных ситуаций, возникающих в ходе реализации проекта. Управление переговорами и совещаниями включает в себя этапы подготовки к ним, проведения и мониторинга.

Методы управления переговорами и совещаниями связаны с их содержанием, процедурами, информационным обеспечением и документированием хода и результатов. Необходимо протоколировать все переговоры и совещания.

Например, предметом переговоров являются:

- согласование с клиентом целей проекта;

- обсуждение с подрядчиками содержание контракта или претензий;

- обсуждение вопросов участия тех или иных идей в команде проекта.

Подготовка и реализация соглашений и выполнение принятых обязательств является важной областью ответственностью руководителя проекта.

Вопрос 16 - Информационные технологии в управлении проектом

ИТ в проекте – это совокупность процессов сбора, хранения, поиска, переработки, отображения, передачи информации используемых в проекте.

В управлении проектом требуется создание единой информационной системы, так как в процессе управления проектом происходит обмен информации на различных уровнях управления.

Информационная система в свою очередь включает инструменты и технологии для сбора, хранения, обработки, распределения информации, полученной в результате управления проектами на всех стадиях для всех функций процесса управления и в интересах всех участников проекта в соответствии с их компетенцией и ответственностью.

Для планирования и контроля хода выполнения проекта, а также для обеспечения лиц, принимающих решения по проекту необходимо и достаточно информации требуется разработка и поддержка в актуальном состоянии информационной модели проекта.

Информационная модель проекта обеспечит:

1. Централизованное хранение информации о календарном плане работ, ресурсам, стоимостным и другим показателям проекта;

2. Возможность быстрого анализа влияния изменений в плане работ, ресурсном, финансовом, других видов обеспечения на конечные результаты и показатели проекта;

3. Возможность распределенной поддержки и обновление данных в сетевом режиме функционирования информационной системы;

4. Возможности автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработка документации по проекту, а также решения других задач и процедур управления проектом.

В организационной структуре проекта могут быть выделены 3 уровня управления, требующие специализированной информационной поддержки:

- стратегический уровень.

На этом уровне руководство информационная система должна обеспечивать сбор и обработку данных для принятия решений связанных с утверждением целей, приоритетов, стратегическим планированием и финансированием проекта, контролем достижения вех, промежуточных и конечных результатов проекта.

- уровень управления отдельным проектом.

Информационная система обеспечивает и поддерживает планирование комплекса работ, организацию и контроль выполнения работ, анализ и регулирование хода исполнения проекта и закрытие проекта.

- уровень исполнения заданий проекта.

На данном уровне необходима детальная информация, регламентирующая и обеспечивающая выполнение работ. Данная информация поступает с уровня управления проектом и из функциональных подразделений, в тоже время на данном уровне собираются и передаются вышестоящему руководству фактические данные о ходе выполнения работ и использования ресурсов.

В результате внедрения информационной системы управления проектом обеспечивается решение следующих задач:

1. Поддержка процедур анализа и принятия решений по структуре, объемам работ и директивным срокам достижения промежуточных результатов проекта;

2. Определение необходимого времени и затрат на реализацию проекта и его отдельных фаз, а также распределение во времени финансовых потребностей проекта;

3. Разработка схемы финансирования работ и привлечение ресурсов в соответствии с единым планом проекта;

4. Поддержка процедур разработки сводного плана проекта и согласование решений по временным объемным и стоимостным параметрам проекта с основными участниками проекта;

5. Поддержка процедур разработки и согласования контрактов;

6. Распределение сфер рисков ответственности и полномочий, проведение организационным мероприятий;

7. Сбор фактических данных о ходе выполнения работ и их характеристик;

8. Поддержка процедур управления контрактами;

9. Поддержка процессов взаимодействия и координации работ, контроль исполнения и оперативного управления;

10. Обеспечение всех уровней управления актуальной информацией;

11. Поддержка процедур анализа состояния работ и причин отклонений фактических показателей от плановых, анализа тенденций прогнозирования сроков выполнения и других характеристик работ;

12. Принятие и согласование решений по изменениям в едином плане работ, оперативную корректировку составленных планов выполнения работ в соответствии с согласованными решениями;

13. Поддержка внутренней и внешней отчетности в рамках проекта.