- •1 Основные термины делопроизводства
- •Государственное регулирование делопроизводства
- •Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, 200 г.
- •3 Виды документов и их классификация
- •4 Требования к оформлению реквизитов документа
- •01 Государственный герб рф
- •Правительство российской федерации
- •02 Герб субъекта рф
- •03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
- •04 Код организации
- •Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица
- •06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)
- •07 Код формы документа
- •Федеральная архивная служба россии
- •08 Наименование организации
- •09 Справочные данные об организации
- •10 Наименование вида документа
- •11 Дата документа
- •12 Регистрационный номер документа
- •13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •14 Место составления или издания документа
- •Адресат
- •16 Гриф утверждения
- •17 Резолюция
- •Заголовок к тексту
- •19 Отметка о контроле
- •Отметка о наличии приложения
- •Подпись
- •Гриф согласования документа
- •Визы согласования документа
- •25 Оттиск печати
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •Отметка о поступлении документа в организацию
- •Идентификатор электронной копии документа
- •5 Бланки документов Документы изготавливают на бланках.
- •Порядок составления и оформления приказа по
- •16 Порядок составления и оформления приказа по
- •17 Порядок составления и оформления
- •18 Порядок составления и оформления выписки из
- •2 Реквизиты :
- •19 Порядок составления и оформления акта
- •20 Порядок составления и оформления справки
- •Порядок составления и оформления докладной,
- •22 Виды деловых писем
- •По функциональному признаку:
- •2 По признаку адресата
- •23 Требования к составлению служебных писем
- •Реквизиты письма:
- •24 Прием и Обработка поступающих документов
- •25 Передача документов и работа исполнителей с документами
- •26 Отправка исходящих документов
- •27 Регистрация документов
- •Гсдоу установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- •Форма журнала регистрации входящих документов
- •Форма журнала регистрации внутренних документов
- •Пример регистрационно-контрольной карточки
- •28 Контроль исполнения документов
- •29 Номенклатура дел
- •30 Формирование дел
- •32 Передача дел на архивное хранение
18 Порядок составления и оформления выписки из
приказа и протокола
Выписка - подписанная и заверенная копия части документа.
В ряде случаев ответственному исполнителю по одному из пунктов приказа для выполнения задания не требуется полный текст документа. В таких случаях делается выписка из приказа.
В том случае, когда необходимо довести решения (постановления), принятые на заседании, собрании, конференции и т.д., до заинтересованных должностных лиц, делают выписку из протокола.
1 Выписки оформляются на общем бланке, бланке выписки или на стандартном листе бумаги формата А4.
2 Реквизиты :
– Наименование организации;
– наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);
- ниже через одну строку дата и номер документа из которого делается выписка ( № 05 от 12.09.2004 )
– место составления или издания документа;
–заголовок к тексту;
– текст документа
– подпись;
– отметка о заверении копии документа
– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
3 Из текста протокола выписывают: полностью вводную часть, а из основной - часть ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
4 Из текста приказа выписывают: полностью констатирующую часть, а из распорядительной части – один или несколько пунктов, касающиеся непосредственно конкретного исполнителя.
19 Порядок составления и оформления акта
Акт – это документ, составленный комиссией для подтверждения фактов и событий, связанных с деятельностью предприятия.
Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий и оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д.
1 Акт оформляется на общем бланке или на специальном бланке акта.
2 Реквизиты акта:
- наименование организации и структурного подразделения,;
- наименование вида документа;
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения;
- текст;
- подпись;
- печать;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
3 Дата акта должна соответствовать дате актируемого события.
4 Заголовок текста содержит название или краткое содержание актируемого события и согласуется с наименованием вида документа, например акт (чего?) работы комиссии по проверке общежития.
Текст акта состоит из трех частей: вводная часть, констатирующая часть, заключительная часть.
Вводная часть текста акта содержит следующие элементы, которые печатают от границы левого поля.
А) Основание – в качестве основания могут выступать приказ или распоряжение руководителя, докладная записка, план проведения проверок и т.п.
Б) Состав комиссии:
Председатель – указываю должность, фамилию и инициалы.
Члены комиссии – перечисляют должности, фамилии и инициалы.
Членов комиссии должно быть не менее двух человек не заинтересованных в результатах актирования.
Констатирующая часть текста акта начинается с абзацного отступа. В ней излагаются цели, задачи, сущность установленных фактов. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.
В заключительной части теста акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна, акт может заканчиваться констатацией фактов.
После текста перед реквизитом «подпись» приводят сведения о числе копий акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
Акт подписывают председатель и члены комиссии.
Лицо, имеющее замечания к содержанию акта и несогласное с выводами комиссии, так же обязано поставить подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.