- •1 Основные термины делопроизводства
- •Государственное регулирование делопроизводства
- •Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, 200 г.
- •3 Виды документов и их классификация
- •4 Требования к оформлению реквизитов документа
- •01 Государственный герб рф
- •Правительство российской федерации
- •02 Герб субъекта рф
- •03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
- •04 Код организации
- •Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица
- •06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)
- •07 Код формы документа
- •Федеральная архивная служба россии
- •08 Наименование организации
- •09 Справочные данные об организации
- •10 Наименование вида документа
- •11 Дата документа
- •12 Регистрационный номер документа
- •13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •14 Место составления или издания документа
- •Адресат
- •16 Гриф утверждения
- •17 Резолюция
- •Заголовок к тексту
- •19 Отметка о контроле
- •Отметка о наличии приложения
- •Подпись
- •Гриф согласования документа
- •Визы согласования документа
- •25 Оттиск печати
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •Отметка о поступлении документа в организацию
- •Идентификатор электронной копии документа
- •5 Бланки документов Документы изготавливают на бланках.
- •Порядок составления и оформления приказа по
- •16 Порядок составления и оформления приказа по
- •17 Порядок составления и оформления
- •18 Порядок составления и оформления выписки из
- •2 Реквизиты :
- •19 Порядок составления и оформления акта
- •20 Порядок составления и оформления справки
- •Порядок составления и оформления докладной,
- •22 Виды деловых писем
- •По функциональному признаку:
- •2 По признаку адресата
- •23 Требования к составлению служебных писем
- •Реквизиты письма:
- •24 Прием и Обработка поступающих документов
- •25 Передача документов и работа исполнителей с документами
- •26 Отправка исходящих документов
- •27 Регистрация документов
- •Гсдоу установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- •Форма журнала регистрации входящих документов
- •Форма журнала регистрации внутренних документов
- •Пример регистрационно-контрольной карточки
- •28 Контроль исполнения документов
- •29 Номенклатура дел
- •30 Формирование дел
- •32 Передача дел на архивное хранение
27 Регистрация документов
Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документов путем проставления на нем индекса и записи в регистрационных формах.
Регистрируются все документы, требующие:
учета
исполнения
использования в справочных целях.
Не подлежат регистрации:
Сообщения о заседаниях, собраниях и повестки дня
Графики, наряды, заявки
Учебные планы, программы
Рекламные извещения, плакаты, программы семинаров
Прейскуранты, прайс-листы
Поздравительные письма
Пригласительные билеты
Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги)
Формы статистической отчетности
Корреспонденция с пометкой «лично»
Объяснительные записки.
Регистрация может проводится централизованно (в канцелярии), децентрализованно (в структурных подразделениях), в смешанной форме (часть документов регистрируется в канцелярии, часть – в структурных подразделениях)
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно, им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно.
Формы регистрация документов: журнальная и карточная.
Журнальная форма регистрации документов – книга с разграфленными страницами.
Карточная форма регистрации
Карточка изготавливается из бумаги формата А5(148 х 210) или А6 (105 х 148)
Для регистрации документов можно использовать карточки различного цвета (каждая группа документов имеет свой цвет, цветовую полосу по верхнему полю или по диагонали). Документы разбивают на группы по различным признакам: по наименованию (приказы, акты), по маршруту движения (входящие, исходящие) и т.д.
Это облегчает визуальный поиск различных видов документов. Вверху карточки стоят числа месяца с 1 по 31. Срок исполнения документа обводится кружком.
На один поступивший документ заполняется минимум 2 карточек. Одна карточка помещается в сроковую картотеку, другая – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю. Количество карточек может быть до 5-ти.
При использовании автоматизированной технологии регистрации документов одна из форм (карточная или журнальная) заполняется на компьютере.
Работа с зарегистрированными документами предполагает внесение дополнительных сведений, отражающих ход исполнения документа, внесение изменений в прежние записи и отметки.
Подписанные руководителем документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.
Гсдоу установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
Автор документа;
Наименование документа;
Дата документа;
Номер документа
Дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
Номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
Заголовок документа и его краткое содержание;
Резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции):
Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ). Могут быть включены и другие: расписка получателя в получении документа, наличие приложений и др.